Если работник использует личный автомобиль для выполнения служебных обязанностей, работодатель должен предоставить ему компенсацию. Чтобы эта выплата не облагалась НДФЛ и страховыми взносами, необходимо выполнить определенные требования.

Работодатель имеет возможность компенсировать два основных типа затрат:

1. компенсационная выплата (размер устанавливают по соглашению сторон).
2. возмещение фактических расходов, связанных с конкретными поездками (оплата услуг автосервиса по диагностике, техническое обслуживание, ремонт системы ГРМ, оплата услуг мойки и т.д.).

Компенсация понесенных расходов должна соответствовать обоснованным затратам, которые возникли в связи с использованием работником личного имущества для выполнения трудовых обязанностей.

В настоящее время размеры компенсаций определяются постановлением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 года № 92. Эти нормы используются для расчета величины расходов, принимаемых во внимание при определении налогооблагаемой прибыли. Тем не менее, принято решение включить нормы компенсации непосредственно в Налоговый кодекс. Новым Законопроектом № 1110069-8 с поправками в НК РФ, который принят уже в третьем чтении, нормы расходов на компенсацию использования личного транспорта для служебных поездок прямо закрепят в пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Размер установленных нормативов, предназначенных для компенсационных выплат, остался прежним:

• ежемесячная плата составляет 2400 рублей для легковых транспортных средств с объемом двигателя, не превышающим 2000 кубических сантиметров;
• ежемесячная плата составляет 3000 рублей для легковых автомобилей, объем двигателя которых превышает 2000 кубических сантиметров;
• 1200 руб. в месяц – для мотоциклов.

Указанные нормы используются исключительно для расчета налога на прибыль и не подходят для определения иных налоговых обязательств.

Налог на доходы физических лиц с выплаты компенсации за использование личного автомобиля

В соответствии с пунктом 1 статьи 217 Налогового кодекса Российской Федерации, компенсационные выплаты, предусмотренные законодательством и связанные с выполнением работником его служебных обязанностей (в пределах установленных лимитов), не подлежат обложению НДФЛ).

В письме от 14 августа 2025 года № 03-00-08/79253 Минфин России пояснил следующее: компенсационные выплаты работнику за использование личного автомобиля в процессе выполнения трудовых обязанностей не подлежат обложению НДФЛ в пределах, установленных договором между компанией и сотрудником.

В этом случае, когда сотрудник использует служебный автомобиль для выполнения рабочих задач, налог на доходы физических лиц ему не начисляется. Предоставление транспортных услуг в данном сценарии осуществляется в пользу компании, а не работника.

Компания обязана располагать документами, подтверждающими назначение служебных поездок. В противном случае, у сотрудника будет признан доход, облагаемый НДФЛ.

Налогооблагаемая база по страховым взносам формируется из компенсации, предоставляемой за использование личного автотранспорта

В отношении страховых взносов ситуация схожая. В соответствии с пунктом 1 статьи 422 Налогового кодекса Российской Федерации, компенсационные выплаты, не превышающие установленные законодательством лимиты, не подлежат обложению взносами при условии, что они связаны с выполнением трудовых функций.

В соответствии с суммой компенсации, указанной в договоре, начисление страховых взносов не требуется.

Выплаченная компенсация не подлежит обложению взносами, связанными с травмой, при условии предоставления всех необходимых документов (письма СФР от 26 сентября 2025 № 19-02/93615л, № 19-02/93619л и № 19-02/93633л).

Условия для освобождения от налогов и взносов

Для того чтобы выплата не подлежала налогообложению НДФЛ и социальным взносам, требуется выполнение трех ключевых требований:

1. Наличие письменного соглашения

Определение размера компенсации следует закрепить в трудовом договоре либо в дополнительном соглашении к нему (статья 188 Трудового кодекса Российской Федерации).

2. Подтверждение права собственности

Собственник транспортного средства обязан предоставить документальное подтверждение права собственности на автомобиль. Необходимые документы:

• паспорт транспортного средства (ПТС);
• свидетельство о регистрации (СТС).

Если сотрудник пользуется машиной по доверенности, которая выдана на автомобиль, принадлежащий иному лицу, существует вероятность перерасчета налогов. По мнению Минфина и ФНС, в данном случае автомобиль не относится к личному имуществу работника, и, соответственно, компенсация за его использование подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Данное положение не применяется, если работник использует транспортное средство, зарегистрированное на супруге по доверенности. В этом случае такой автомобиль считается принадлежащим ему на праве совместной собственности, поскольку является совместно нажитым имуществом.

3. Подтверждение использования в служебных целях

Для подтверждения факта использования транспортного средства в служебных целях требуется предоставление соответствующих документов:

• путевые (маршрутные) листы;
• акты выполненных работ;
• авансовые отчеты с приложением чеков АЗС и т.д.