С 1 января 2026 года оформление полиса добровольного медицинского страхования для зарубежных командировок будет включено в перечень командировочных расходов, которые не подлежат налогообложению НДФЛ и страхованию. В остальных аспектах действуют прежние правила учета командировочных расходов, их состав и требования к подтверждающим документам».

В соответствии с Трудовым кодексом РФ, работодатель обязан компенсировать работникам, находящимся в служебных командировках, все понесенные ими документально подтвержденные затраты (ст. 166−168 ТК РФ). Порядок оплаты труда в период деловой поездки, осуществляемой в интересах организации, определен Положением о служебных командировках (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501). Данный нормативный акт начал действовать 1 сентября 2025 года, заменив предыдущую версию и, по существу, не внес существенных изменений.

Срок командировки устанавливает работодатель. На законодательном уровне не установлено ни минимального, ни максимального срока.

Чрезмерная продолжительность командировки может быть истолкована инспекцией труда как перевод сотрудника на другое рабочее место. Сокрытие такого перевода под видом командировки является нарушением трудового законодательства, которое влечет за собой административные взыскания, включая штрафы и, в крайних случаях, временную остановку деятельности компании.

Командировку, вахтовый и разъездной типы работы – это разные вещи, и их не стоит смешивать

Вахта – вахтовый метод – это организация работы за пределами постоянного места жительства работника. Он преследует те же цели, что и командировка. Однако для вахты предусмотрен максимальный срок. Продолжительность вахты не может превышать одного месяца, а в исключительных ситуациях – три месяца.

Разъездной характер работы – разъездной характер работы предполагает выполнение трудовых обязанностей за пределами офиса или организации на регулярной основе, с частыми служебными поездками, но с ежедневным возвращением домой. Для оформления такой работы в трудовом договоре необходимо указать разъездной характер трудовых обязанностей.

	Командировка	Вахта	Разъездной характер работы
Суть	Командировка – это кратковременная поездка, организованная работодателем для исполнения служебных обязанностей за пределами рабочего места (статья 166 Трудового кодекса РФ).	Длительное трудоустройство на одном месте с временным проживанием, а не краткосрочная командировка.	Служебные обязанности работника предполагают регулярное посещение различных объектов, что связано с необходимостью постоянных передвижений.
Срок	Продолжительность поездки не регламентирована законом и определяется индивидуально, в пределах разумного.	Как правило, срок не превышает одного месяца. В исключительных случаях – до трех месяцев. График: обычно 30/15, 45/30 или 60/30 дней.	Это постоянный режим работы.
Временной признак	Сотрудник задерживается в другом городе или населенном пункте на одну или несколько ночей).	Сотрудник временно находится в другом городе или населённом пункте. Ежедневное возвращение на место жительства не представляется возможным.	В течение рабочего дня работник не проводит ночь в другом городе или месте, в отличие от командировки).
Территория	За пределами постоянного места жительства.	За пределами постоянного места жительства.	В месте проживания или в непосредственной близости, при условии возможности ежедневного возвращения.
Рабочее время	Придерживаться стандартного режима, характерного для организаций с пятидневной или шестидневной рабочей неделей.	Продолжительность рабочей смены не может быть больше 12 часов. Обязательный перерыв предусмотрен между последовательными сменами.	Стандартный распорядок дня, характерный для пятидневной или шестидневной рабочей недели.
Необходимо предоставить документы, подтверждающие адрес места работы или место жительства	Приказ о направлении в командировку.	Приказ о направлении на вахту.	Договор о трудоустройстве, предусматривающий работу с выездом.
Оплата труда	В период нахождения в командировке работнику компенсируется средний заработок.	Суммированный учет рабочего времени.	Оплата труда осуществляется в соответствии с системой, действующей в компании.
Доплаты, надбавки	Компания оплачивает транспортные расходы, а также предоставляет оплату за проживание и суточные.	Предусмотрена надбавка за работу вахтовым методом, компенсируется стоимость проезда от места сбора до рабочего объекта и обратно, а также оплачиваются проживание и питание. Кроме того, применяется районный коэффициент для сотрудников, работающих в регионах Крайнего Севера.	Компенсация транспортных расходов и надбавка за разъездной характер, не являющаяся обязательной в соответствии с законодательством, может быть предусмотрена локальными нормативными документами организации.
Оплата выходных	В соответствии со статьей 153 Трудового кодекса Российской Федерации, работнику может быть произведена оплата в увеличенном (двойном) размере или предоставлен дополнительный день отдыха.	Работа в выходные дни на вахте оплачивается как минимум в два раза, или в одинарном размере с предоставлением дополнительного дня отдыха (отгула), в соответствии со статьей 153 Трудового кодекса Российской Федерации. Наличие выходных дней обязательно должно быть отражено в графике работы (не менее одного раза в неделю), а работа, выполняемая сверх установленного графика, рассматривается как переработка.	За время, затраченное на дорогу или работу в выходные, когда работа связана с разъездами, предусмотрена повышенная (двойная) оплата.

Документы для оформления командировки

Для осуществления любой служебной поездки необходимо подготовить значительный объем документации.

Всегда оформляется:

1. Для оформления командировки используется приказ по форме Т-9, если командируется один сотрудник, либо по форме Т-9а, если в поездку направляется несколько работников).
2. Для выдачи наличными денежных средств под отчет используется расходный кассовый ордер.
3. Отчет авансовых сумм, выданных работнику для покрытия расходов во время командировки, сопровождается документами, служащими подтверждением произведенных затрат.

Заявление о выдаче наличных для командировочных расходов может быть оформлено дополнительно. Этот документ не является обязательным. Работник составляет его только при наличии соответствующих правил в компании или в Положении о командировках.

Документы для оформления работника на вахту

Перед отправкой вахтовика на рабочую площадку необходимо убедиться в корректности формулировок в его трудовом соглашении и оформить соответствующий приказ.

Как правило, организации, применяющие вахтовый метод работы, разрабатывают внутренний регламент – Положение о вахтовом методе. В нем прописывается система оплаты труда, порядок расчета заработной платы вахтовиков, а также перечень премиальных выплат и надбавок. Более детальное описание условий труда приветствуется.

Требования к учету командировочных

В налоговой базе по прибыли учитываются командировочные расходы. Ограничений или особых условий в отношении таких расходов не установлено.

В пункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ представлен перечень расходов, связанных с командировками, однако он не является исчерпывающим, и в него можно включать иные затраты. Важно помнить основное условие для признания расходов в качестве обоснованных, закрепленное в статье 252 Налогового кодекса РФ: все затраты должны быть экономически обоснованы и подтверждены документами.

В отношении НДС, пункт 7 статьи 171 Налогового кодекса Российской Федерации устанавливает, что вычет возможен лишь в отношении командировочных расходов, которые учитываются для целей налогообложения прибыли. Не имеет значения, почему те или иные затраты не могут быть приняты к учету по прибыли.

Средний заработок в командировке

Компания предоставляет работнику, отправляемому в служебную командировку, оплату в размере среднего заработка за весь период нахождения в поездке, включая время, затраченное на дорогу и перерывы.

При определении средней заработной платы в расчет принимаются все виды выплат, установленные системой оплаты труда, вне зависимости от их источников. Исключаются выплаты социального характера, а также другие выплаты, не связанные с оплатой труда, такие как материальная помощь, оплата питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, организация отдыха и другие).

В среднем заработке, предоставляемом сотрудникам во время командировок, учитываются исключительно рабочие дни, а не календарные.

Компенсация расходов на служебные поездки выплачивается только той организацией, которая на направила сотрудника в командировку. В случае, когда поездка обусловлена выполнением обязанностей сразу по двум должностям, оплата и возмещение расходов распределяются между компаниями согласно заключенному соглашению.

В случае переработок в командировке применяются общие нормы ТК РФ:

1. Дни, когда работник не выполнял трудовые обязанности, а также праздничные дни, которые он провел в командировке, не оплачиваются.
2. Согласно статье 153 Трудового кодекса Российской Федерации, работа, выполненная в выходной или праздничный день, компенсируется в двойном размере).

Командировочные расходы – это какие?

Командировочные издержки подразделяются на три категории.

1. Суточные – это денежная компенсация, предназначенная для покрытия дополнительных расходов сотрудника, находящегося в служебной поездке, главным образом связанных с питанием. Выплата суточных обязательна за все дни пребывания в командировке, включая периоды болезни, не связанной с исполнением трудовых обязанностей, а также дни, выпадающие на выходные и праздничные дни.
2. Затраты на проезд и проживание – это суммы, которые работник потратил на дорогу до места назначения и на размещение во время командировки. В соответствии с законодательством, работодатель обязан предоставить работнику аванс на покрытие этих расходов до начала командировки. Однако окончательный расчет производится после ее завершения.
3. Затраты, понесенные командированным сотрудником и признанные обоснованными, непосредственно обусловлены исполнением поручения организации.

При загранкомандировках появляются дополнительные расходы:

1. Консульские и аэродромные сборы.
2. Выплата компенсации за транзитный проезд, если для служебной поездки используется личный автомобиль сотрудника.
3. Расходы на страховку.
4. Иные платежи.

Суточные в командировке в 2026 году

Суточные – это фиксированная сумма, предназначенная для возмещения затрат сотрудника на питание и предметы первой необходимости во время служебной поездки, такие как питание (завтраки, обеды, ужины) и бытовые услуги (например, прачечная, химчистка).

В отличие от других командировочных расходов, суточные не требуют от работника предоставления отчетности.

Законодательством определена максимальная сумма суточных расходов, которая не включается в базу для начисления НДФЛ и страховых взносов (статьи 217 и 422 Налогового кодекса РФ).

• 700 рублей – для служебных поездок по России;
• в 2025 году норма суточных за границей составит 2 500 рублей;
• с 1 сентября 2025 года для сотрудников, чья работа связана с выездом за границу, норма суточных составит 3 500 рублей;
• для определенных категорий работников из ЛНР, ДНР, Херсонской и Запорожской областей предусмотрена выплата в размере 8 480 рублей (Указ Президента РФ № 752 от 17.10.2022).

700 рублей для служебных поездок по России	2 500 рублей норма суточных за границей в 2025 году
3 500 рублей норма суточных за границей для сотрудников с разъездным характером работы с 1 сентября 2025 года	8 480 рублей для отдельных категорий сотрудников из ЛНР, ДНР, Херсонской и Запорожской областей

Как оплачивают командировку госслужащим (Комментарий к письму Минтруда №14-6/10/В-16292 от 18.09.2025).

Предприятия не обязаны руководствоваться этими ограничениями при расчете размера суточных. Зачастую установленной суммы недостаточно даже для покрытия расходов на питание.

Определение суточного лимита происходит на основании внутреннего регламента организации и может значительно превышать установленные пределы для налогообложения НДФЛ и уплаты страховых взносов. В этом случае с суммы превышения необходимо удержать налог и внести страховые платежи.

Пример расчета суточных

При ежедневной оплате в размере 1000 рублей и продолжительности поездки по территории Российской Федерации в 5 дней:

Необлагаемая сумма: 1000×5 = 5 000 рублей.

Облагаемая часть: (1000−700) x 5 = 1 500 рублей.

НДФЛ к уплате: 1 500×13% = 195 рублей.

Аванс на командировку и начисление суточных

Сотрудник не обязан покрывать все свои командировочные расходы из личного бюджета. Для компенсации этих затрат бухгалтерия обязана предоставить аванс на основании приказа о направлении в служебную командировку.

Возмещение суточных расходов можно выполнить единовременно за весь период командировки и выплатить сотруднику до выезда. Альтернативный вариант – предоставить аванс на командировочные расходы, в который будут включены суточные, а после возвращения сотрудника произвести окончательный расчет.

В большинстве случаев суточные выплачиваются сотрудникам до начала командировки, а аванс предоставляется для оплаты проезда, аренды жилья и покрытия внезапных затрат.

В случае продления командировки, например, если перенесены сроки проведения переговоров, оплата суточных может быть произведена по возвращении из служебной поездки или осуществлена посредством перевода на карту сотрудника в день продления. Современные онлайн-сервисы позволяют выполнить такую операцию дистанционно и оперативно).

	Аванс	Суточные
Как выдать	Выдаваемая работнику под отчет денежная сумма.	Выплата производится на основании приказа о направлении в служебную командировку
Способ выдачи	Оплатить можно как наличными, непосредственно из кассы, так и посредством перевода на банковскую карту	Оплатить можно как наличными, непосредственно из кассы, так и посредством перевода на банковскую карту
Ограничение по сумме	Нет ограничений	Ограничений по сумме не предусмотрено, однако существуют лимиты, определяющие базу для начисления НДФЛ и страховых взносов. Выплачиваются за каждый день командировки.
На что работник может потратить	Работнику, получившему аванс, разрешается использовать эти средства для компенсации расходов на проезд, оплату жилья, проведение переговоров и другие подобные нужды.	Работнику предоставлена возможность распорядиться этими средствами по своему усмотрению.
Отчетность	В соответствии с правилами, работник должен предоставить отчет о сумме, предоставленной ему для командировки «под отчет.	Отчитываться не нужно

Как выдать деньги на командировку

Выдачу денег на командировку, предоставляемых авансом, можно осуществить:

1. Наличными из кассы.
2. Переводом на банковскую карту работника.
3. Оплата производится с корпоративной карты, предназначенной для покрытия расходов сотрудника, находящегося в командировке.

Выдача наличных оформляется расходными кассовыми ордером. Его оформляют на основании заявления работника и, или приказа о направлении в командировку.

Выдача денежных средств под отчет отражается проводкой: дебет счета 71-1 «Расчеты с подотчетными лицами», кредит счета 50-1 «Касса

У счета 50 могут быть субсчета:

• 50-1 «Касса организации»
• 50-2 «операционная касса»
• 50-3 «Денежные документы»

При перечислении на карту работнику проводка будет такой: ДЕБЕТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» КРЕДИТ 51 «Расчетный счет» — выдача денег под отчет.

При перечислении на корпоративную карту:

Средства перечисляются на карту: дебет счета 55 «Специальный счет в банке», кредит – 51 «Расчетный счет.

На специальный банковский счет поступили средства, а с расчетного счета подотчетного лица были списаны денежные средства, предназначенные для оплаты командировочных расходов.

Платят ли суточные при однодневной командировке

Суточные компенсации предоставляются сотрудникам только в случае длительных служебных поездок по территории Российской Федерации. В случае однодневной командировки выплата суточных не осуществляется.

Если речь идет о зарубежной командировке, действуют иные условия: суточные полагаются даже при однодневном пребывании. Минимальный размер суточных составляет 50% от установленной нормы, однако не может быть меньше 1 250 рублей (что соответствует 50% от 2 500 рублей%).

Суточные за выходные дни в командировке

Суточные выплачиваются за все дни нахождения в командировке, в том числе за выходные. Сумма не зависит от того, выполнял ли сотрудник работу в этот день.

Расходы на проезд

Законодательство не устанавливает лимитов на затраты, связанные с проездом и проживанием в командировке. Размер этих расходов определяется политикой компании и ее финансовыми ресурсами. Как правило, сотрудников направляют в служебные поездки на поезде или самолете. Авиа- и железнодорожные билеты являются документами со строгой отчетностью.

В перечень транспортных расходов входит приобретение билетов на различные виды транспорта, а также оплата сопутствующих услуг, связанных с оформлением необходимой документации:

• авиабилеты (эконом-класс);
• ж/д билеты (плацкарт/купе) с учетом постельных принадлежностей;
• визовые сборы при загранкомандировках;
• оплата проезда на общественном транспорте (метро, аэроэкспресс, автобусы);
• такси и каршеринг;
• затраты на поездку на личном автомобиле.

Для отслеживания затрат на приобретение железнодорожных билетов необходим контрольный купон электронного билета.

Для авиабилетов – маршрут-квитанция и посадочный талон со штампом досмотра. Квитанцию распечатывают при покупке билета. Посадочный талон выдают на стойке регистрации на рейс.

В случае утери посадочного талона, его можно заменить справкой, которую необходимо запросить в авиакомпании. Однако, оформление такой справки может занять продолжительное время и является платной услугой.

Если работник самостоятельно бронирует себе отель и проездные билеты , в случае возврата предоплаченных денежных средств, работодатель обязан рассчитать сумму задолженности с учётом ранее выплаченного аванса и произвести оплату. Возможна и обратная ситуация, когда работник должен компании. В таком случае, эти средства могут быть удержаны из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ).

Если оплата за жилье произведена со счета организации , для подтверждения расходов нужны договор, счет и акт. Если работник оплачивал отель или найм жилья самостоятельно понадобится кассовый чек.

Оплата командировочных расходов для работника не запрещена действующим законодательством авиабилет бизнес-классом или поездку в вагоне поезда классом «СВ», но для оправдания этих расходов при включении их в налоговую базу по прибыли понадобится скриншот, что на момент покупки не было более дешевых билетов (Письмо УФНС по г. Москве от 26.08.2014 № 16-15/084374). Если документально это подтвердить не получится, учесть можно только стоимость эконом-класса или купе.

Оплата страховки

Составление полиса добровольного медицинского страхования для въезда на территории иностранных государств и пребывания там в период служебной командировки, включено в перечень командировочных расходов с 2026 года. Эта сумма не облагается НДФЛ и взносами, и учитывается в налоговой базе по прибыли.

Ранее Минфин также занимал аналогичную точку зрения ( письмо от 26.05.2025 г. № 03-04-05/51609). Если работнику оплачены виза и медицинская страховка, которые необходимы для получения визы при направлении в служебную командировку за границу, эта сумма также не подлежит обложению НДФЛ.

Дорога до аэропорта и ж/д вокзала в командировке

В случае, если аэропорт или железнодорожный вокзал расположены за пределами города, организация обязана компенсировать работнику затраты на проезд.

Подтверждающие документы, касающиеся затрат на проезд в служебную поездку и обратный путь

Тип транспорта	Обязательные документы	Дополнительные требования
Самолет	Электронный билет, посадочный талон – в бумажной или электронной форме – а также банковская выписка или чек, подтверждающий оплату	Подтверждение прохождения предполетного контроля (для бумажных посадочных талонов). QR-код электронного билета в мобильном приложении авиаперевозчика
Поезд	Электронный билет с QR-кодом, подтверждение использования в системе РЖД, банковская выписка или чек, подтверждающий оплату	Распечатка электронного билета (при наличии)
Такси	Чек, содержащий QR-код, договор, заключённый с таксопарком, и служебное поручение	Указание маршрута и цели поездки
Каршеринг	Чеки с детализацией времени и маршрута	Детализация маршрута
Общественный транспорт	Электронный билет, информация о транспортной карте	Привязка к дате командировки
Личное авто	Сообщение работника о применении личного транспортного средства для поездки по служебной командировке. Ежедневные записи в путевом листе, содержащие информацию о пройденном расстоянии, пунктами назначения и временем, затраченным на работу. Подтверждающие документы, такие как чеки или ККТ-квитанции, на приобретение топлива, оплату платных дорог, парковок и проведение ремонта.	Необходимы копия технического паспорта транспортного средства и свидетельства о регистрации, информация с GPS-трекера или мобильного приложения, подтверждающая пройденный маршрут, а также акт, отражающий соответствие показаний одометра и расчетным значениям.

Какие расходы на проезд не компенсируются

• Авиабилет бизнес-класса оформляется при наличии свободных мест в эконом-классе.
• Избыточный вес багажа без предоставления документального подтверждения необходимости.
• Использование такси для поездок, не относящихся к рабочим обязанностям (например, поездка в музей в выходной день для личных целей).
• Недействительные билеты не подлежат возврату, даже если имеется подтверждение оплаты.

Расходы на проживание в командировке

Оплата проживания во время командировки компенсируется работнику в полном объеме. Для возмещения этих расходов необходимо предоставить подтверждающие документы, в противном случае компания имеет право не производить выплату. Данный порядок действий устанавливается исключительно Положением о командировках.

В случае, если организация произвела оплату проживания во время командировки без необходимых документов, с этих выплат необходимо удержать налог на доходы физических лиц и начислить страховые взносы.

Помимо цены самого жилья, работнику компенсируют и затраты на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание (в соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации, расходы признаются таковыми при соблюдении условий, установленных статьей 252 НК РФ: они должны быть связаны с производственной деятельностью, иметь документальное подтверждение и обладать экономической обоснованностью.

Относительно завтрака, все определяется условиями его предоставления. Если завтрак предоставляется как самостоятельная услуга, компания не компенсирует его стоимость, а в случае включения в стоимость проживания, сотрудник будет питаться за счет организации.

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, бухгалтерский учет позволяет списывать в расходы суммы, входящие в общую стоимость услуг проживания и не отраженные отдельной строкой).

Туристический налог

Если сотрудника отправляют в служебную поездку в регион, где действует туристический сбор, этот расход также подлежит компенсации работнику.

Выплата работнику турналога, подкрепленная соответствующим документом, таким как квитанция к приходному кассовому ордеру, не учитывается при расчете налогооблагаемой базы по налогу на доходы физических лиц.

В соответствии с письмом Минфина РФ, суммы туристического налога, выплаченные при размещении сотрудника в командировке, могут быть отнесены на уменьшение налогооблагаемой прибыли №03-03-06/1/96816 от 07.10.2024).

Перечень документов, служащих доказательством затрат, понесенных во время служебной поездки

Для получения компенсации затрат на аренду жилья во время командировки необходим следующий перечень документов:

• Соглашение о найме жилого помещения, заключенное с физическим или юридическим лицом).
• Акт оказания услуг от гостиницы.
• Кассовый чек.
• Документ, подтверждающий факт получения арендной платы, содержащий информацию о размере платежа, сроках аренды и данные паспортов участников сделки.

При заключении договора аренды жилого помещения напрямую с собственником, в нем обязательно должны быть указаны следующие данные:

• Паспортные данные.
• Адрес и стоимость жилья.
• Срок аренды.

Подтверждением платежа служит расписка или банковская выписка.

Представительские расходы в командировке

К этой категории относятся расходы, которые компания несет на поддержание деловых связей, организацию переговоров, презентаций или других мероприятий, способствующих развитию бизнеса. Они не включаются в командировочные расходы, однако могут быть возмещены сотруднику и приняты к учету в составе расходов для целей налогообложения прибыли.

Необходимо, чтобы эти расходы имели экономическое обоснование и были зафиксированы в документах ( Письмо Минфина от 14 августа 2025 г. № 03-03-06/1/79115).

Нормативные акты Российской Федерации не устанавливают исчерпывающего списка документов, служащих подтверждением представительских расходов. Однако они обязательны должны иметь денежную оценку, в противном случае налоговые органы расценят эти действия как безвозмездную передачу товаров, работ или услуг, что не позволит учесть их в составе расходов по налогу на прибыль.

Телефонные переговоры и интернет

При телефонных переговорах из гостиницы и при оплате доступа в интернет следует проявлять осторожность.

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, затраты на телефонные звонки или интернет, включенные в стоимость проживания в гостинице, могут быть возмещены работнику и учтены в общей сумме расходов на командировку).

В случае, если работник представил отдельные накладные на телефонные разговоры и доступ в интернет, эти затраты также подлежат возмещению, однако их следует относить к расходам на оплату услуг связи (подпункт 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ).

Чтобы доказать, что расходы связаны с производственной деятельностью, необходимо, чтобы сотрудник предоставил к авансовому отчету детализированный счет за услуги связи, содержащий номера набранных абонентов. В качестве альтернативы, можно указать эти номера в заявлении о возмещении расходов на телефонную связь с предоставлением соответствующей расшифровки.

После командировки

По окончании командировки сотрудник обязан предоставить отчет об использовании всех полученных авансовых средств. Для этого составляется Авансовый отчет, к которому необходимо приложить подтверждающие документы, такие как билеты, чеки, договор аренды и другие.