Трудовой кодекс Российской Федерации обязывает работодателей компенсировать затраты, возникающие у удаленного сотрудника при использовании необходимого для работы оборудования и материалов. Детали и условия данной компенсации должны быть прописаны в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему, с соблюдением действующих законодательных норм.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 312.6), сотрудник, работающий удаленно, по предварительному согласованию с руководством, имеет право использовать для выполнения своих рабочих задач как собственные, так и арендованные устройства, программное обеспечение, инструменты защиты данных и другие необходимые ресурсы. Организация, предоставившая разрешение на использование личного имущества сотрудником, обязана возместить понесенные им затраты.

Размер компенсации определяется на основе сумм износа, а возмещение расходов – на основании реальных затрат сотрудника на электроэнергию, связь и доступ в Интернет во время выполнения рабочих обязанностей.

Компания самостоятельно устанавливает и одобряет порядок начисления выплат удаленным сотрудникам, включая компенсации и возмещение расходов, а также определяет перечень расходов, подлежащих возмещению, с указанием необходимых документов, подтверждающих эти траты. Данные условия фиксируются в трудовом договоре с работником, выполняющим работу дистанционно.

Налогообложение и страховые взносы с компенсации, выплаченной удаленному сотруднику

Компенсация затрат, возникающих у удаленных сотрудников в связи с применением персонального оборудования, программных и технических решений, мер защиты информации и подобного., не облагается НДФЛ и взносами только в том случае, если все условия выплаты закреплены в ЛНА компании, трудовом договоре или дополнительно соглашении к нему. Это первое, базовое требование.

Согласно второму пункту закона, с 2024 года вводится нормирование расходов.

Согласно действующему законодательству, предусмотрена возможность выплаты компенсаций, не облагаемых НДФЛ и страховыми взносами:

• не более 35 рублей/день без документального подтверждения;
• в сумме документально подтвержденных расходов работника.

Если платить по фиксированном нормативу

Для многих сотрудников, работающих удалённо, подтвердить затраты документально представляется затруднительным. Выделить из ежемесячного платежа за интернет ту часть, которая относится к деловым нуждам, довольно сложно. В связи с этим, зачастую более целесообразно возмещать расходы по фиксированной ставке, которая равна 35 рублям в день, или около 700 рублей в месяц.

Возможность выплаты такой суммы удаленному сотруднику без предоставления подтверждающих документов существует.

Вы обязаны уплачивать НДФЛ и страховые взносы, если выплачиваете удалённым сотрудникам суммы, превышающие 35 рублей в день, без предоставления подтверждающих документов.

Если платить по факту

Возмещение работнику всех затрат, которые возникли в связи с использованием его личного имущества для нужд работодателя, допустимо.

Выплата компенсации в фактически понесенном размере не подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами при наличии документального подтверждения. К таким расходам могут относиться, например, оплаченные счета за электроэнергию, интернет, заключенные договоры с провайдерами связи, товарные накладные, квитанции об оплате коммунальных услуг и другие подобные документы.

Определение размера компенсационных выплат работодатели устанавливают собственными локальными нормативными документами и не включают указанные компенсации в облагаемую базу по НДФЛ и страховым взносам при наличии подтверждающих документов.

В расчет налоговой базы по налогу на прибыль включаются компенсационные выплаты

В соответствии с подпунктом 11.1 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, затраты на компенсации, предоставляемые удаленным сотрудникам для использования их личного оборудования, могут быть включены в состав вычитаемых расходов при исчислении налога на прибыль.

Впрочем, и в этом случае необходимо соблюдать установленный лимит – не более 35 рублей в день за выполнение работы удаленно, либо оформлять все документы, подтверждающие понесенные расходы, чтобы учесть затраты удаленного сотрудника и выплаченные ему компенсации в полном объеме.

Необходимость включения информации о размере компенсации в трудовой договор сохраняется. Возможно списание указанных расходов в пределах суммы, установленной внутренним регламентом, коллективным или трудовым соглашением.

Взносы на травматизм

Выплаты дистанционным работникам не подлежат обложению взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, при условии, что они предусмотрены трудовым соглашением. Ранее данная практика применялась автоматически, основываясь на схожести со страховыми взносами на обязательное медицинское страхование и обязательное пенсионное страхование. С 1 июля 2026 года это положение получит закрепление в законодательстве.

Статью 20² В соответствии с Федеральным законом от 24 июля 1998 года № 125-ФЗ, содержащим перечень сумм, освобожденных от уплаты страховых взносов на случай производственного травматизма и профессиональных заболеваний, появился новый пункт ( законопроект № 1075364-8
одобрен Советом Федерации). В него внесли «возмещение расходов дистанционных работников, связанных с использованием ими в интересах работодателя собственного или арендованного имущества, оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств».

Положения, аналогичные тем, что применяются к страховым взносам (статья 422 НК РФ), распространяются и на данную ситуацию. Компенсации, связанные с травматизмом, в размере до 35 рублей за каждый день дистанционной работы или в сумме документально подтвержденных расходов работника, не подлежат обложению страховыми взносами.

Если размер компенсации превышает 35 рублей в день и не подкреплен документами, то на разницу будут уплачиваться страховые взносы, связанные с травматизмом.