Если у сотрудников, осуществляющих проверку, возникают вопросы относительно факта транспортировки груза, а также для предотвращения возможных проблем с налогообложением, в сопроводительных документах необходимо указывать исчерпывающие сведения о водителе. Указание только фамилии и инициалов будет недостаточным.
Перевозка грузов
Для подтверждения понесенных расходов необходимо использовать документы, образцы которых определены федеральными законами, за исключением Закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ, и их применение обязательно.
Транспортная накладная (ТН) служит подтверждением заключения договора перевозки груза и является обязательным документом. Для этих целей товарная накладная по форме ТОРГ-12 не подходит, поскольку она не удостоверяет факт доставки товара, а лишь фиксирует его сдачу и приемку (согласно письму Минфина России от 21 декабря 2017 г. № 03-03-06/1/85703).
Обычно отправителем товара является грузоотправитель (пункт 2 статьи 785 Гражданского кодекса РФ, часть 1 статьи 8 Федерального закона от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта).
Товарно-транспортная накладная выполняет функцию перевозочной документации и подтверждает возникновение юридических отношений между лицом, отдавшем груз, и транспортной компанией .
Образец транспортной накладной утвержден постановлением Правительства РФ от 21 декабря 2020 года (с учетом изменений и дополнений). С 1 сентября 2026 года, в соответствии с Федеральным законом от 7 июня 2025 г. № 140-ФЗ, она будет переведена в электронную форму.
Без наличия транспортной накладной организация не сможет учесть расходы на транспортировку.
Признание расходов по договору в качестве налоговых вычетов возможно лишь при условии наличия и надлежащего оформления всей необходимой документации.
Транспортные расходы можно учесть, если транспортная накладная содержит все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичного документа (согласно письму ФНС от 19 апреля 2021 г. № СД-4-2/5238).
В транспортной накладной обязательно указываются подробные сведения о водителе, включая его Ф.И.О., ИНН, данные водительского удостоверения и номер телефона. Эта информация необходима для подтверждения факта перевозки и, при необходимости, для получения пояснений от водителя относительно транспортировки груза. Например, она может потребоваться в ситуациях, когда перевозчик оспаривает факт доставки или в документах содержатся неточности, вызывающие сомнения в законности хозяйственной операции (Постановление АС Волго-Вятского округа от 27 января 2026 г. № Ф01-5022/2025 по делу № А17-4065/2024).
Переход на электронный формат
В соответствии с Федеральным законом от 7 июня 2025 г. № 140-ФЗ, начиная с 1 сентября 2026 года, документы будут переведены в электронную форму с обязательной передачей данных в государственную информационную систему электронных первичных документов (ГИС ЭПД):
- грузовая авиационная накладная;
- железнодорожная транспортная накладная;
- транспортная накладная при перевозках автомобильным транспортом.
В приказе Минтранса России, датированном 21 ноября 2025 г. № 407, перечислены ситуации, в которых грузоотправитель обязан отказаться от использования электронных документов и оформить железнодорожную накладную на бумаге. Данный перечень вступает в силу 1 сентября 2026 года.
В определенных ситуациях оформление железнодорожной накладной требуется на бумажном носителе.
- В связи с возникшими непреодолимыми обстоятельствами, грузоотправитель не располагает возможностью оформить необходимые документы в электронном формате и передать их посредством сети интернет на момент передачи груза для транспортировки.
- В связи с возникшими форс-мажорными обстоятельствами, в момент получения груза, перевозчик не имеет возможности получить электронную накладную от грузоотправителя посредством интернет-соединения.
- Транспортировка груза будет осуществляться через территории, где действуют режимы повышенной готовности, чрезвычайной ситуации, чрезвычайного положения, военного положения, а также зоны проведения контртеррористической операции.
- Воинские железнодорожные перевозки.
К обстоятельствам непреодолимой силы относят события, характеризующиеся чрезвычайным, исключительным и непредотвратимым характером, и не зависящие от воли или действий стороны (пункт 3 статьи 401 Гражданского кодекса Российской Федерации).
В число подобных факторов входят стихийные бедствия, такие как землетрясения, наводнения и ураганы, пожары, массовые заболевания (эпидемии), забастовки, военные действия, террористические акты и диверсии.
К обстоятельствам непреодолимой силы не относятся предпринимательские риски, такие как отсутствие финансирования или неисполнение обязательств со стороны контрагентов.
НДС-вычеты
Для применения налоговых вычетов по НДС организации необходимы соответствующие документы, подтверждающие право на вычет. Это обязательный документ – счет-фактура, выписанный поставщиком.
Отсутствие счета-фактуры, включая случаи его утери, лишает возможности применения вычета.
Помимо счета-фактуры, для подтверждения налогового вычета необходимы иные первичные документы, такие как накладные, акты об исполнении работ и оказании услуг, платежные поручения и прочие, в которых сумма НДС указана в отдельной строке.
Для подтверждения факта доставки требуется товарно-транспортная накладная. Именно этот документ служит свидетельством того, что товар был перевезен от продавца к покупателю. Кроме того, в нем указаны сведения, необходимые для идентификации транспортных средств и лиц, отвечающих за доставку и приемку товара, а также адреса погрузки.
В Постановлении АС Волго-Вятского округа от 27 января 2026 г. № Ф01-5022/2025 по делу № А17-4065/2024 отмечается, что сведения о водителе, указанные в транспортной накладной, необходимы не только для подтверждения возможности включения расходов в налогооблагаемую прибыль, но и для подтверждения законности вычетов НДС по услугам перевозки.
В решении Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 3 марта 2025 года (№ Ф04-459/2025 по делу № А27-7161/2024) указано, что для подтверждения заявленных вычетов по НДС требуется документальное подтверждение фактических поставок товара конкретному контрагенту, а не просто наличие товара у налогоплательщика, что само по себе не является основанием для вычета.