В скором времени компании столкнутся с увеличением затрат на обеспечение безопасности и здоровья работников. Регулярная закупка средств индивидуальной защиты и дезинфицирующих веществ для рабочих зон станет необходимостью. Как же грамотно оформить и учесть эти расходы?
По данным статистики, к концу мая наблюдалось ожидаемое замедление распространения COVID-19.
17 мая глава Роспотребнадзора Анна Попова в интервью телеканалу «Россия-1» заявила (цитата по ТАСС):
На сегодня мы зафиксировали отсутствие дальнейшего роста. Ежедневный прирост незначителен. По всей стране наблюдается стабилизация.
С уменьшением числа заболевших и замедлением распространения болезни, деловая активность и рабочие процессы начали возвращаться к нормальному состоянию. Правительство поэтапно снимает ограничения на работу предприятий и организаций в различных секторах экономики и регионах. Например, предприятия промышленности и строительства в Москве возобновили свою деятельность 12 мая. Ожидается, что запрет на работу будет отменен и для других организаций после 31 мая.
Профилактика распространения
С целью поддержания тенденции к снижению заболеваемости и предотвращения эпидемического всплеска, Роспотребнадзор разработал и опубликовал 13 мая 2020 года рекомендации для предприятий, определяющие порядок организации деятельности с учетом мер безопасности и профилактики.
Для получения более полной информации по данному вопросу следует изучить письма ведомства от 20 апреля 2020 года № 02/7374-2020-32 и от 21 апреля 2020 года № 02/7495-2020-32. В этих документах детально изложены мероприятия и действия, которые необходимо предпринять работодателю для предотвращения распространения коронавирусной инфекции на рабочих местах. Компаниям рекомендуется:
при входе работников в помещения предприятия обрабатывать руки антисептиками, предназначенными для этих целей (в том числе с помощью установленных дозаторов), или дезинфицирующими салфетками, а также установить контроль за соблюдением этой гигиенической процедуры;
замерять температуру тела сотрудников при входе в организацию и в течение рабочего дня с применением аппаратов для бесконтактного измерения или контактным способом. Говоря проще, применять электронные и инфракрасные термометры или переносные тепловизоры. При обнаружении повышенной температуры тела рекомендуется отстранять сотрудника от работы для проведения медицинских исследований и, при необходимости, прохождения лечения;
информировать специалистов о необходимости соблюдения правил личной и общественной гигиены: режима регулярного мытья рук с мылом или их обработки антисептиками – в течение всего рабочего дня;
проводить качественную уборку помещений с применением дезинфицирующих средств вирулицидного действия, уделяя особое внимание дезинфекции дверных ручек, выключателей, поручней, перил, контактных поверхностей (столов и стульев работников, оргтехники), мест общего пользования (комнат приема пищи, отдыха, туалетных комнат, помещений и оборудования для занятия спортом и т. п.). Проводить обработку рабочих пространств рекомендуется каждые два часа;
обеспечить в организации наличие и хранение не менее чем пятидневного запаса дезинфицирующих средств для уборки помещений и обработки рук сотрудников, средств индивидуальной защиты на случай выявления лиц с признаками инфекционного заболевания (маски, респираторы);
начать применение в рабочих помещениях бактерицидных ламп, рециркуляторов воздуха с целью регулярного обеззараживания воздуха.
В дополнение к рекомендациям Роспотребнадзора, в ряде регионов были разработаны обязательные стандарты безопасности, которые включают в себя инструкции для граждан по недопущению распространения коронавирусной инфекции в условиях повышенной готовности. Эти стандарты, например, обязательны для работодателей Московской области и Санкт-Петербурга, и установлены Постановлением Губернатора Московской области от 7 мая 2020 года № 227-ПГ и Постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 13 апреля 2020 года № 121.
Неисполнение предписанных требований повлечет за собой административное наказание в виде штрафа за нарушение санитарных норм. С апреля текущего года ответственность в этой области усилилась. В соответствии со статьей 6.3 (часть 2) Кодекса об административных правонарушениях, максимальный размер штрафа для организаций может достигать 500 000 рублей, а для руководителей – 150 000 рублей.
Новые расходы
Соблюдение указанных рекомендаций потребует от работодателей увеличения затрат на приобретение антисептиков, дезинфицирующих средств, масок для персонала и посетителей, тепловизоров, оборудования для дезинфекции помещений и прочих необходимых материалов.
Появление новых статей расходов – закономерный процесс, поскольку компании не могут функционировать без проведения необходимых профилактических мероприятий. Позитивным моментом является то, что данные затраты можно отнести к расходам, снижающим налогооблагаемую базу предприятия.
Данное положение актуально как для организаций, применяющих общую систему налогообложения, так и для налогоплательщиков, использующих единый сельскохозяйственный налог или упрощенную систему налогообложения. Соответствующее право предоставлено бизнесу Федеральным законом от 22 апреля 2020 года № 121-ФЗ, который вносит изменения в часть 2 Налогового кодекса. Нововведения вступили в силу 1 января 2020 года.
Для правильного отражения дополнительных затрат, связанных с очисткой помещений, приобретением дезинфицирующих средств, средств индивидуальной защиты и дополнительного медицинского оборудования, предлагается предпринять следующие меры.
1 шаг
Необходимо создать и опубликовать внутренний регламент, ознакомив с ним всех работников. В документе должны быть зафиксированы санитарно-гигиенические нормы для персонала, правила допуска сотрудников на предприятие, процедура определения лиц, ответственных за контроль соблюдения мер профилактики эпидемий, и прочие требования, касающиеся санитарной безопасности.
Данный документ должен соответствовать рекомендациям Роспотребнадзора и Постановлению Главного государственного санитарного врача РФ от 18 марта 2020 года № 7.
2 шаг
Необходимо внести изменения в учетную политику для целей налогового учета, касающиеся включения в расходы на охрану труда затрат, связанных с соблюдением санитарно-эпидемиологических и гигиенических норм в связи с распространением новой коронавирусной инфекции. В частности, это затраты на антисептики или санитайзеры, маски, респираторы, тепловизоры, бахилы и прочие средства индивидуальной защиты, дезинфицирующие средства, бактерицидные лампы, рециркуляторы воздуха. Также необходимо учитывать расходы на дополнительную уборку и дезинфекцию помещений, относя их к расходам, учитываемым в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, или в составе материальных расходов, в соответствии с подпунктами 2, 3, 6 пункта 1 статьи 254, подпунктами 7, 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
3 шаг
Необходимо внести изменения в локальные внутренние документы, такие как коллективные договоры, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции, трудовые договоры, а также положения о мерах по профилактике инфекционных заболеваний и других требованиях, касающихся санитарной безопасности и гигиены, с целью предотвращения распространения коронавирусной инфекции.
Виктория Языкова – руководитель отдела «Аудит» в ООО «КСК Аудит»