Ухудшение экономической ситуации заставляет владельцев предприятий искать способы сокращения затрат и адаптации к изменившимся обстоятельствам. Все осознают, что влияние пандемии и потенциальные новые ограничения, о которых говорят в преддверии осени, еще продолжительное время будут оказывать воздействие на экономику. Наилучшим выходом будет внесение корректировок в текущий момент, чтобы избежать сожалений в будущем».

В этой статье мы поделимся советами о том, как повысить эффективность работы бухгалтерии, не ухудшая при этом качество предоставляемых услуг и одновременно сокращая расходы компании. Данный материал будет полезен как владельцам бизнеса, так и бухгалтерам, которые смогут предложить своим работодателям или клиентам способы экономии.

Из чего складываются расходы на бухгалтерию

Начать необходимо с определения затрат компании на бухгалтерское обслуживание. Расчет может быть выполнен за месячный или годовой период. При этом следует учитывать следующие статьи расходов:

• зарплата и отчисления на сотрудников,
• 1С и ее обслуживание (или другой бухгалтерский софт),
• справочные источники и консультации,
• содержание архива: печать, канцелярия, обслуживание техники, сейф и/или охранная система,
• рабочие места для сотрудников,
• курсы повышения квалификации,
• упущенная выгода,
• штрафы и пени.

На этом этапе обычно возникают первые предложения по сокращению затрат. Это особенно актуально при составлении годового бюджета. Так, расходы на архив могут показаться несущественными: «Всего лишь скрепки, бумага и картридж», пока не будет произведен расчет на год.

Имея перед собой полный перечень статей затрат, становится проще выявить слабые стороны и найти пути их решения. Мы подготовили для вас 12 методов оптимизации расходов в бухгалтерии, которые успешно применялись и принесли пользу нашим клиентам. Надеемся, вы также найдете в этом списке полезные рекомендации. Для удобства мы сгруппировали их по трем категориям:

• Они предполагают отсутствие необходимости в существенных изменениях или инвестициях.
• Для достижения средних целей требуется прилагать значительные усилия.
• Для тех, кто не боится действовать решительно и кардинально менять ситуацию, – это радикальный подход.

Эффективные методы экономии включают в себя анализ и оптимизацию затрат времени и средств

1. Контроль сотрудников, аттестация и срезы

Порой, для устранения таких статей расходов, как «упущенная выгода» и «штрафы и пени», требуется принимать непростые решения с точки зрения психологии, но это наиболее действенный способ. Недостаточный профессионализм персонала или снисходительность со стороны руководства приводят к значительным финансовым потерям для компании: штрафы и просрочки платежей – это лишь видимая часть проблемы, а упущенная выгода зачастую остается незамеченной, поскольку владелец компании не осведомлен о том, что бухгалтерия не применяет доступные законодательные инструменты для уменьшения налоговой нагрузки или использует неоптимальную систему налогообложения.

В связи с этим, мы советуем внедрить регламент проведения аттестации персонала и обязательно прописать ответственность бухгалтеров в договоре. Альтернативным вариантом является регулярное привлечение аудитора для проверки правильности ведения бухгалтерского учета – это можно делать ежегодно или каждый квартал.

2. Переход в облако

Внедрение и поддержка бухгалтерского программного обеспечения, такого как 1С или его аналоги, может потребовать значительных финансовых вложений от компании: приобретение лицензий, серверное оборудование, оплата труда программиста 1С и системного администратора, а также прочие сопутствующие расходы. Данные затраты можно уменьшить на 60-70%, перейдя на облачную 1С.

Если вы всё ещё воспринимаете облачные технологии как нечто рискованное или опасаетесь утечки данных, то, вероятно, руководствуетесь устаревшими представлениями. Все передаваемые сведения шифруются, и только вы владеете ключом к их расшифровке. Кроме того, специализированные серверы и регулярное резервное копирование, которые часто игнорируются при самостоятельном хранении данных, обеспечивают сохранность каждого байта информации.

В качестве дополнительной возможности вам предоставляется доступ к базе данных с мобильного устройства, круглосуточная техническая поддержка, удобное управление правами доступа и решение проблем, связанных с обновлениями и обслуживанием 1С.

3. Экономия на дополнительном софте и подписках

Главное правило для бухгалтера – постоянное отслеживание обновлений, будь то изменения в законодательстве или новые способы упрощения бухгалтерского учета. Эта информация не усваивается автоматически, поэтому специалисты подписываются на профессиональные издания и справочники, применяют специализированное программное обеспечение и другие ресурсы, позволяющие быть в курсе последних событий.

Суть в том, что все эти действия вполне осуществимы без каких-либо затрат. Мы живем в XXI веке, и у каждой организации есть веб-ресурс и отдел по связям с общественностью, основной задачей которых является своевременное информирование граждан. Безусловно, для первоначальной подготовки потребуется некоторое время: необходимо будет отыскать все нужные источники и подписаться на них в браузере или в социальных сетях, однако впоследствии это окупится многократно.

4. Экономия на консультантах и программистах

Бухгалтеры нередко прибегают к помощи консультантов и программистов 1С, и этот аспект также требует внимания. Привлечение специалистов, обладающих необходимыми знаниями, является разумным подходом, однако он может быть нецелесообразен в условиях экономического спада.

В качестве альтернативы работе с программистом 1С и созданию индивидуальных расширений, можно приобрести готовый сервис 1С или воспользоваться им по модели подписки Маркет42.

5. Рабочее время бухгалтера

Мы уже рассказывали Бухгалтерии.ру о том, как распределение рабочего времени бухгалтера влияет на прибыль компании , если вы упустили эту публикацию, рекомендуем ознакомиться с ней. В ней мы обсуждаем основные причины потери времени: рутинные операции, совещания, исправление ошибок, получение документов от коллег, обучение персонала и трудности с системой 1С. Кроме того, в статье раскрываются способы преодоления этих проблем и переориентации бухгалтера с выполнения рутинных задач на решение стратегических вопросов.

Когда бухгалтерия перестанет реагировать на возникающие проблемы и работать в режиме постоянной спешки, она получит возможность сосредоточиться на сокращении затрат и оптимизации налогообложения, а также снизит вероятность ошибок, которые могут привести к серьезным последствиям.

6. Экономия на налогах и взносах

В этом разделе мы возвращаемся к первому пункту, в котором отмечалось, что бухгалтерам нередко не хватает знаний или времени для изучения всех доступных законодательных способов уменьшения налоговой нагрузки и выплат по социальным пособиям. Выход из сложившейся ситуации заключается в следующем:

1. Необходимо поручить бухгалтеру провести повторную проверку, чтобы выявить потенциальные возможности для оптимизации расходов и убедиться, что не упущены ранее известные способы экономии.
2. Уделите время и тщательно изучите вопрос. Никто не проявляет такой заинтересованности в снижении налоговой нагрузки, как вы. Обилие информации доступно в открытых источниках.
3. Если у вас нет времени на это, лучше обратиться к квалифицированному специалисту. Это может быть аудитор, опытный бухгалтер, работающий самостоятельно, или компания, предоставляющая услуги аутсорсинга. В любом случае, стоимость профессионального анализа может окупиться экономией в сотни тысяч рублей.

Для оптимизации расходов можно воспользоваться способами, которые избавят вас или вашего бухгалтера от лишней работы

7. Автоматизация части задач

Если вы внимательно изучили вопросы, касающиеся режима работы бухгалтера и перехода к облачным технологиям, то, вероятно, задумались об автоматизации повторяющихся бухгалтерских операций. Функционал, предусмотренный в системе 1С, а также дополнительные сервисы позволят решить эту задачу с минимальными финансовыми вложениями.

При помощи сервисов вы можете автоматизировать ввод первички, на выполнение которого требуется значительное время, удастся виртуального помощника для собственника и бухгалтера и закрыть многие другие задачи. Например, следующий пункт.

8. Полный переход на электронный документооборот

Наличие статьи расходов на канцелярские товары и печать, скорее всего, подтолкнуло вас к рассмотрению вопроса об электронном документообороте. Функциональные возможности 1С и других сервисов способны решить эту задачу: теперь вы можете обмениваться документами с партнерами и банками, отправлять отчетность, создавать прайс-листы и выполнять множество рутинных операций с документами непосредственно в программе.

В Маркете42 вы можете найти множество решений для организации полного электронного документооборота, включая фирменные сервисы с говорящими названиями: 1С:Отчетность, 1С:Сверка, 1С:ДиректБанк и многие другие.

9. Отдать частично на аутсорсинг

Когда значительная часть финансовых затрат компании приходится на оплату труда персонала, необходимо рассмотреть возможность оптимизации численности сотрудников. В таком случае разумным решением может стать передача части бухгалтерских функций на аутсорсинг. Это позволит одновременно уменьшить штат и переложить выполнение рутинных операций на специалистов извне, при этом в компании останется собственный бухгалтер (или несколько человек), обладающий глубокими знаниями в этой области и продолжающий нести ответственность за свою деятельность.

10. Услуга «второй пилот» или аудитор

Данное решение оптимально для небольших и средних компаний, в которых штат представлен одним бухгалтером или вовсе не включает эту должность. Также оно подойдет для предприятий, которые не планируют или не имеют возможности делегировать ведение бухгалтерского учета сторонним организациям.

Суть метода в самостоятельном ведении бухгалтерского учета с привлечением внешнего контроля. Специалист периодически, раз в месяц или квартал, подключается для проверки корректности учета, дает рекомендации и комментарии, оказывает содействие в подготовке отчетности, после чего временно приостанавливает сотрудничество до следующей встречи.

Крайние меры по сокращению расходов — действуем решительно

Если вам необходимы решительные действия для оптимизации финансового положения, существует два эффективных способа значительно уменьшить затраты на ведение бухгалтерского учета:

11. Перестройка бухгалтерии и изменение ее штатного расписания (сокращение персонала)

Ранее мы уже обсуждали частичное уменьшение штата бухгалтерии в девятом методе, однако существует и другой способ снижения затрат на персонал без уменьшения числа занятых. Он предполагает два подхода:

• Не следует увольнять сотрудников бухгалтерии, а следует организовать для них возможность удаленной работы. Если ваша система 1С работает на облачных технологиях, то с технической точки зрения это не вызовет сложностей. Однако, это позволит значительно сократить затраты на аренду офиса и обустройство рабочих мест.
• Альтернативный, более существенный подход – изменение штата бухгалтерии. Это решение целесообразно для компаний, расположенных в крупных городах с высокой стоимостью рабочей силы. В этом случае возможно привлечение сотрудников дистанционно, но уже из регионов, где заработные платы существенно ниже.

12. Полное делегирование на аутсорсинг

Наиболее решительным вариантом является передача бухгалтерского учета на аутсорсинг специализированной компании или бухгалтеру, работающему самостоятельно. Такой подход позволит исключить все затраты, связанные с ведением бухгалтерии, за исключением оплаты услуг исполнителя.

Безусловно, аутсорсинг имеет свои недостатки, и опасения по поводу работы с внешними специалистами понятны многим владельцам бизнеса. Однако кризис, разразившийся в 2020 году, заставил многих предприятий искать выход из сложной ситуации, когда альтернативы практически не оставалось: либо находить способы сохранения деятельности, либо столкнуться с банкротством. Поэтому этот вариант стоит внимательно рассмотреть. В настоящее время рынок аутсорсинга предлагает широкий выбор специалистов, что позволяет подобрать наиболее подходящего кандидата.

Существует множество возможностей для экономии, требующих лишь небольших затрат времени и усилий на изучение информации и принятие мер. Мы уверены в вашем успехе и в том, что ваша компания успешно справится с кризисом. И мы с радостью окажем вам помощь: как консультациями, так и конкретными действиями.