Министерство труда продлевает эксперимент, направленный на внедрение электронного кадрового учета. Сначала срок действия был увеличен до летних месяцев, а затем – до осени текущего года. Что послужило причиной такого решения и какие перспективы открываются перед компаниями, выбравшими отказ от бумажного документооборота? Об этом – в интервью журналу «Расчет» на эти и другие вопросы ответила Валентина Митрофанова, специалист по трудовому праву, основатель и руководитель Института профессионального кадровика.
Персонифицированный учет кадров, подобно другим бизнес-процессам, уже сейчас может быть реализован в цифровом формате. Крупные организации поэтапно отказываются от использования бумажных документов, переходя к электронному документообороту. Чтобы облегчить этот переход, Министерство труда реализует пилотный проект по цифровому учету персонала.
Пожалуйста, уточните, что именно подразумевается под пилотным проектом и какова его основная концепция.
В целях распространения электронного документооборота на массовую кадровой практику, государство намерено обеспечить такую возможность для всех работодателей. С целью выявления преимуществ и недостатков внедрения новых технологий был инициирован пилотный проект. Рассматриваются два подхода к переходу на цифровой документооборот: интеграция с существующими корпоративными информационными системами и использование портала «Работа в России» с созданием «Личного кабинета работодателя». Именно реализация второго варианта столкнулась с техническими трудностями, что послужило основанием для продления пилотного проекта до осени текущего года.
Является ли это единственным фактором, обусловившим решение о продолжении эксперимента по внедрению электронного кадрового учета?
Необходимо доработать техническую часть платформы «Работа в России», поскольку текущие ограничения препятствуют широкому вовлечению бизнеса в использование этого ресурса. Кроме того, существует важный аспект: планируется внесение изменений в Трудовой кодекс до конца года, что даст возможность всем работодателям применять электронные кадровые документы. Без этих поправок 400 компаний, участвующих в эксперименте, будут вынуждены вернуться к бумажному документообороту, а затем, после принятия изменений, вновь переходить на электронный учет, что создаст дополнительную нагрузку для предприятий. Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации видит в переходе на электронный кадровый учет одну из задач – обеспечить плавную адаптацию бизнеса к внедрению новых технологий.
Приобретите подписку на журнал «Расчёт» или «Расчёт. Премиум» на второе полугодие 2021 года! Скачать счет на подписку
Государственная платформа
Давайте рассмотрим более детально возможности сайта «Работа в России». Какие функции предоставляет эта государственная онлайн-платформа?
Этот ресурс обладает широкими возможностями применения. Государство намерено преобразовать портал «Работа в России» в централизованную платформу, объединяющую всю доступную информацию о рынке труда. Сайт функционирует с 2015 года, и изначально работодатели использовали его для размещения информации о вакансиях, указания требуемых сотрудникам качеств и публикации данных о людях с ограниченными возможностями здоровья. В прошлом году, когда началась пандемия, портал «Работа в России» стал каналом для предоставления бизнесом дополнительной информации о работниках. Таким образом, сайт уже сейчас предлагает широкий спектр сервисов для работодателей, включая возможность отправки отчетности в регулирующие органы. Запланированные улучшения должны повысить привлекательность этой площадки для бизнеса.
Какие изменения на сайте способны заинтересовать потенциальных работодателей?
Для предпринимателей наиболее интересной является следующая особенность сайта «Работа в России»: если сотрудник получает доступ к порталу через сайт Госуслуг и проходит там идентификацию, этого будет достаточно для подтверждения кадровых документов. В результате работодателю не потребуется приобретать для сотрудника дополнительные электронные цифровые подписи. Работник сможет подписывать любые документы, которые компания предоставляет ему для ознакомления.
Какие функциональные возможности необходимы сайту «Работа в России», чтобы он мог применяться для организации электронного кадрового учета уже сейчас?
В настоящее время платформа предоставляет работодателям лишь стандартные документы, в частности, типовые трудовые договоры. Это создает значительные трудности. Действительно, трудовой договор обязывает работодателей включать в него определенные сведения, поскольку он является ключевым документом, регулирующим трудовые отношения. Однако, каждая компания имеет собственные требования, которые она стремится зафиксировать в этом документе. В связи с этим, применение типовых форм не представляется возможным для многих организаций, а сайт «Работа в России» пока не располагает возможностью персонализировать документы. Устранение данных и других недостатков должно стать приоритетной задачей для разработчиков в ближайшее время.
Какова, на ваш взгляд, перспектива применения данного веб-ресурса?
Думаю, он достаточно большой.
Как только сайт будет соответствовать необходимым требованиям компаний, его можно будет использовать без каких-либо затрат. Это является значительным преимуществом, поскольку существующие на рынке коммерческие решения для автоматизации кадрового учета довольно дороги.
Внедрение этих решений недоступно для предприятий малого и среднего бизнеса.
Многие работодатели, вероятно, захотят узнать: предусмотрена ли интеграция портала «Работа в России» с контролирующими органами для более оперативного обмена документами и данными?
Этот сайт нельзя сводить лишь к сервису для поиска работы. Это более масштабная информационная платформа, где сведения о вакансиях, опубликованные работодателями, уже сейчас учитываются органами занятости как официальное уведомление о наличии открытых позиций. Сайт взаимодействует с государственными структурами, и эта интеграция будет расширяться.
Электронное будущее
Как вы думаете, бизнес готов к отказу от бумажных носителей?
Мы уже пять лет помогаем организациям внедрять электронный кадровый документооборот, в том числе сопровождаем компании в рамках пилотного проекта, организованного Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации. Общаясь с большим количеством предприятий, могу констатировать, что переход к цифровому документообороту представляет собой сложный процесс. Причин тому множество! Одна из главных – отсутствие уверенности в надёжности цифровых технологий. Бумажные документы – это то, что можно потрогать, и работодатель понимает, как с ними работать, как представлять их в судебных инстанциях и что предпринять во время проверок. А что такое электронные документы? Что, если они будут утеряны или удалены? Как доказать, что сотрудник был ознакомлен с распоряжением? Именно эти вопросы волнуют специалистов большинства компаний. Безусловно, необходимо разъяснять особенности работы, демонстрировать возможности и предлагать инструменты автоматизации. Однако существует и ещё одна значительная проблема, связанная с тем, что сами контролирующие органы, осуществляющие проверки работодателей, находятся на разных этапах цифровизации. Бизнес может столкнуться с проверками со стороны различных ведомств, включая Государственную инспекцию труда, пожарную инспекцию, военные комиссариаты, Фонд социального страхования и Пенсионный фонд.
Часто бывает так, что процесс предоставления электронных документов не ясен даже самим проверяющим. Безусловно, Федеральная налоговая служба занимает лидирующие позиции среди контролирующих органов в вопросах работы с электронными документами, однако другие ревизоры не всегда готовы рассматривать цифровые документы.
Подобные трудности немедленно порождают у потенциального работодателя вопросы о целесообразности внедрения электронной системы учета кадров.
Какова экономическая целесообразность внедрения цифровых технологий в управление персоналом компании?
На данном этапе это достаточно затратно. Рассмотрим компанию, насчитывающую 10 000 сотрудников. Обслуживание значительного объема кадровой документации ложится на отдел кадров, который в некоторых случаях может быть весьма крупным. В настоящее время предприятие оплачивает труд кадровых работников, однако при переходе на цифровые технологии потребуется оплачивать работу операторов, осуществляющих ввод данных, и специалистов ИТ-сферы, ответственных за поддержание системы. Следует отметить, что ИТ-специалисты, как правило, имеют высокую заработную плату, обусловленную их востребованностью на рынке труда, что может привести к увеличению фонда оплаты труда. И это без учета затрат на внедрение системы, ее адаптацию к потребностям компании, автоматизацию и другие сопутствующие процессы. Внедрение электронной системы кадрового учета может обойтись компании в миллионы рублей, при этом нет никакой гарантии возврата этих инвестиций. Такие системы способны значительно оптимизировать бизнес-процессы, однако первоначальные расходы и затраты на техническое сопровождение не всегда обеспечивают окупаемость. Ранее на рынке отсутствовал бесплатный ресурс для предприятий.
Не менее важным является вопрос о том, как сотрудники воспринимают переход кадровой документации в электронный формат?
В зависимости от конкретных сотрудников, ситуация может быть различной. Если речь идет о людях в возрасте до 30 лет, которые большую часть своей карьеры провели за компьютерами, и многие из которых работают удаленно, то им адаптироваться к цифровым технологиям не составляет труда.
Существуют и другие группы специалистов: в эксперименте задействованы производственные предприятия, крупные заводы, где 80% персонала составляют рабочие – люди, которые не работают ежедневно с компьютерами. Каким образом они могут воспринимать электронные документы, если всю свою карьеру посвятили работе с бумажными?
Данные о переходе на электронную трудовую книжку говорят сами за себя: лишь незначительная доля граждан воспользовалась этой возможностью. В основном, электронные трудовые книжки выбрали молодые работники, проживающие в крупных городах. Другие специалисты остались приверженцами традиционного бумажного формата.