Индивидуальный предприниматель, использующий общую систему налогообложения, ведет налоговый учет посредством Книги учета доходов и расходов. Возникает вопрос, обязано ли ИП заверять данную Книгу в налоговой инспекции. В случае отсутствия такой процедуры, повлечет ли это привлечение к ответственности? Ответы на эти вопросы представлены в письме Минфина от 16 апреля 2021 г. № 03-02-11/28766.
Журнал учета доходов и расходов индивидуального предпринимателя, применяющего общий режим налогообложения
Индивидуальный предприниматель, применяющий общий режим налогообложения, обязан вести Книгу учета доходов и расходов, разработанную согласно приказу Минфина России № 86н и письму МНС России № БГ-3-04/430 от 13 августа 2002 года. Это необходимо для расчета и уплаты налога на доходы физических лиц.
Индивидуальный предприниматель фиксирует сведения о полученных доходах, понесенных расходах и проведенных хозяйственных операциях в единой книге учета, разделяя их по каждому виду деятельности.
В зависимости от особенностей бизнеса и при условии, что индивидуальный предприниматель освобожден от уплаты НДС, ему предоставляется возможность создать альтернативную форму Книги учета. Однако такая форма должна быть согласована с налоговой инспекцией. При этом в Книге необходимо сохранить данные, требующиеся для определения налогооблагаемой базы, и добавить другие показатели, обусловленные особенностями предпринимательской деятельности.
Принятие решения о создании новой формы Книги учета обязывает индивидуального предпринимателя вести учет товарно-материальных ценностей и иного имущества как в количественном, так и в стоимостном выражении, раздельно по каждому виду товаров, работ и услуг.
Книгу учета доходов и расходов можно оформлять как в печатном, так и в электронном виде. Если ИП использует электронную Книгу учета, по завершении налогового периода она должна быть распечатана.
Требуется ли нотариальное заверение книги учета доходов и расходов для индивидуального предпринимателя, применяющего общую систему налогообложения
Индивидуальные предприниматели сами закупают Книгу учета доходов и расходов. Если предприниматель ведет Книгу учета в бумажной форме, на ее последней пронумерованной и прошнурованной странице необходимо указать количество страниц и их номер. Эти данные заверяются подписью сотрудника налоговой инспекции и подтверждаются ее печатью. Книгу учета необходимо заверить до начала ее использования.
Когда индивидуальный предприниматель использовал электронную версию Книги, по завершении года необходимо распечатать ее, последовательно пронумеровать листы и прошнуровать. На последней странице нумерованной и прошнурованной Книги указывается общее количество страниц. Эту информацию заверяет налоговый инспектор, который ставит свою подпись и оттиск печати.
Ежегодно необходимо оформлять новую Книгу учета доходов и расходов. Бумажный вариант Книги следует заверять в налоговой инспекции до начала ее использования. Электронную Книгу заверяют в ИФНС по завершению года, после распечатывания документа на бумаге.
Электронную Книгу необходимо будет подтвердить в определенный срок. Подать сведения в налоговый орган потребуется в те же сроки, установленные для подачи налоговой декларации – до 31 марта следующего календарного года.
Для подтверждения Книги учета доходов и расходов требуется личное посещение налоговой инспекции.
Какие последствия наступят при отсутствии заверения Книги учета доходов и расходов
Для того чтобы книга учета доходов и расходов считалась документом, она должна содержать все необходимые атрибуты, предусмотренные нормативными актами.
Для придания Книге необходимого статуса требуется ее заверение. Без этого обязательного реквизита Книга не приобретает нужную юридическую значимость.
В случае, если у индивидуального предпринимателя отсутствует Книга учета доходов и расходов, оформленная в установленном порядке, это может быть интерпретировано как полное отсутствие данного документа.
Налоговые органы считают книгу учета доходов и расходов обобщающим документом, объединяющим данные бухгалтерского и налогового учета. Она используется для определения финансовых результатов деятельности организации за год, а также для расчета и уплаты налогов (согласно постановлению Высшего арбитражного суда от 30 июля 2010 года № ВАС-9568/10).
В случае, если индивидуальный предприниматель не поставил отметку о заверения Книги учета доходов и расходов, его могут привлечь к административной ответственности по статье 120 Налогового кодекса за существенные нарушения порядка ведения учета доходов, расходов и объектов налогообложения. Данное нарушение предусматривает наложение штрафа в размере 10 тысяч рублей. Обоснование данной позиции содержится в письме Минфина от 16 апреля 2021 года № 03-02-11/28766.
Обязательно ли нотариально заверять Книгу учета доходов и расходов для индивидуальных предпринимателей, применяющих специальные налоговые режимы
Предприниматели, работающие по упрощенной системе налогообложения (УСН), патентной системе налогообложения (ПСН) и единым сельскохозяйственным налогам (ЕСХН), осуществляют налоговый учет с использованием книги.
Индивидуальные предприниматели, использующие единый сельскохозяйственный налог, обязаны подтверждать Книгу учета доходов и расходов.
Предприниматели, использующие упрощенную систему налогообложения (УСН) или патентную систему налогообложения (ПСН), не обязаны вести Книгу учета доходов и расходов. Минфин России указывал на это еще в 2012 году, опубликовав соответствующее письмо от 29 декабря 2012 года № 03-11-09/100.