Использование упрощенной системы налогообложения (УСН) не означает отсутствие текущих затрат. Расходы на бензин для служебного транспорта, канцелярские товары или почтовые отправления – все это является частью хозяйственных расходов.

Когда компания применяет УСН с объектом налогообложения «Доходы минус расходы», значительная часть ее операционных затрат может быть учтена при определении налоговой базы. Для этого необходимо выполнить два основных требования:

• Расходы учитываются только после фактической оплаты, за исключением случаев с товарами, предназначенными для перепродажи, или когда производились авансовые платежи.
• Все расходы должны быть экономически обоснованы и иметь документальное подтверждение, например, в виде чеков, накладных или актов).

Налоговая база для компаний, применяющих упрощенную систему налогообложения (УСН) и выбравших метод «Доходы», не включает в себя хозяйственные расходы.

Расходы УСН на ГСМ

Организации и индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения «Доходы минус расходы», имеют право относить расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ) к своим затратам (пункт 1 статьи 252, пункт 2 статьи 346.16 и пункт 2 статьи 346.18 Налогового кодекса). Существует два варианта реализации данной возможности:

1. В случае использования топлива для производственных целей, таких как транспортировка товаров, материалов или сырья, это относится к материальным расходам (согласно письму Минфина от 23.12.2009 № 03-11-09/413).
2. В случае использования топлива для служебных нужд, необходимо учитывать разъяснения Минфина, изложенные в письме от 27.09.2018 № 03-11-11/69335).

Для подтверждения затрат на топливо потребуется предоставить путевые листы, кассовые чеки и иные подтверждающие документы.

Согласно письму Минфина от 02.08.2019 № 03-11-11/58296, существуют ограничения: для транспортных средств с двигателем объемом до 2 литров лимит составляет 2400 рублей, а для автомобилей с двигателем от 2 литров – 3000 рублей).

Почтовые расходы на УСН

В рамках УСН, применяя систему налогообложения с объектом «доходы минус расходы», затраты на почтовые отправления могут быть отнесены к расходам на услуги связи или к расходам на реализацию.

К таким расходам относятся:

• Оплата услуг по доставке писем, бандеролей, посылок и подобных отправлений..
• Затраты на покупку конвертов.
• Затраты на покупку почтовых марок.
• Оплата за пользование персональным почтовым ящиком.

Порядок учета затрат определяется видами отправлений. Их можно отнести к налогооблагаемой базе как:

• Почтовые, телефонные, телеграфные и сопутствующие услуги, расходы на оплату услуг связи по пп.18 п.1 ст. 34.16 НК РФ. В данном случае речь идет об отправке деловой корреспонденции. Расходы принимаются к учету после фактической оплаты (пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК).
• Затраты, возникающие при покупке и продаже товаров (в соответствии с пунктом 23 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса Российской Федерации, затраты на доставку и возврат товара не подлежат учету, если клиент отказался от получения товара или вернул его (письмо Минфина от 01.09.2016 № 03-11-06/2/51055).

В соответствии с пунктом 1 пункта 2 статьи 346.17 Налогового кодекса, датой внесения предоплаты за почтовые услуги считается дата их оказания).

Услуги связи на УСН

«Упрощенцы» могут включать в расходы затраты на оплату услуг связи. Это услуги из перечня пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ. В письме №03-11-11/55368 от 17 июня 2024 По словам Минфина, к затратам на оплату услуг связи относят:

• оплату услуг видео-конференц-связи;
• покупку радиостанций (при грузоперевозках, чтобы водители могли быть на связи друг с другом).

Расходы на канцтовары

Покупка офисных принадлежностей также может быть включена в налоговые издержки для УСН «Доходы минус расходы» (пп. 17 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.18 НК). Расходы на офисные принадлежности учитываются после фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК).

В случае, когда канцелярские товары закупаются с целью перепродажи, затраты включаются в себестоимость приобретенной продукции и учитываются после продажи.

Для подтверждения понесенных затрат на приобретение канцелярских товаров потребуются кассовые чеки, товарные накладные формы ТОРГ-12 и иные документы, служащие подтверждением.

Расходы на заправку картриджей

В соответствии с налоговым законодательством, затраты на пополнение картриджей, используемых в офисной технике, можно отнести к вычитаемым расходам только при использовании системы налогообложения, основанной на УСН «Доходы минус расходы».

Расходы на заправку картриджей для принтеров и другой офисной техники также следует учитывать при определении общей суммы затрат. Данные расходы классифицируются как материальные и отражаются в учетных документах в момент фактической оплаты.

Для правильного отражения затрат на заправку картриджей требуется наличие соответствующих подтверждающих документов:

• Документ, удостоверяющий факт проведения работ по заправке картриджей.
• Подтверждения оплаты оказанных услуг, такие как платежные поручения, кассовые чеки или выписки с банковского счета).
• Иные документы, служащие подтверждением предоставления услуг и их стоимости.

Расходы на питьевую воду

Расходы, связанные с закупкой питьевой воды для сотрудников, можно отнести к вычитаемым. Это связано с тем, что предоставление работникам доступа к воде является элементом формирования комфортных условий труда, что, в свою очередь, положительно влияет на эффективность работы. (письмо Минфина России от 23.03.2020 № 03-03-07/22134).

Закупка бахилл и одноразовых стаканчиков

«Упрощенцы» применяют упрощенный расчет налога, исходя из объекта «доходы минус расходы» могут учесть затраты на покупку бахилл и одноразовых стаканчиков в материальных расходах (письмо Минфина России от 13 июля 2017 г. № 03-11-06/2/44773).

Расходы на аптечки первой медицинской помощи при УСН можно относить к

До 2026 года российские налоговые органы не позволяли индивидуальным предпринимателям и малому бизнесу, применяющим упрощенную систему налогообложения, включать расходы на комплектацию аптечек с медикаментами для оказания первой помощи в перечень вычитаемых затрат ( Письмо Минфина РФ от 16 апреля 2024 года №03-11-06/2/38508).

Теперь, при списании расходов в налоговую базу применяется ст. 346.16, нормы главы 25 НК РФ об учете расходов по налогу на прибыль, требования статьи 252 НК РФ.

Моющие и чистящие средства для офиса

На При использовании упрощенной системы налогообложения затраты на приобретение чистящих, моющих и дезинфицирующих средств могут быть включены в состав расходов на основании пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ. Естественно, нельзя забыть о требованиях статьи 252 НК РФ. Расходы должны быть экономически обоснованными и подтверждены расходной первичкой.

Расходы на подписку

Расходы на подписку на профессиональную литературу, как в печатном, так и в электронном виде, могут быть учтены при расчете налоговой базы. Важно, чтобы приобретаемые издания имели непосредственное отношение к производственной или иной деятельности компании.

Расходы на УСН за обслуживание ККТ

Фирмы и предприниматели на УСН имеют возможность учитывать расходы на обслуживание ККТ как отдельный вид расходов (пп. 35 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).