В ряде компаний январская выплата заработной платы или ее части, предназначенная для декабря, производится работникам в 2026 году. В этом случае, данный доход рассматривается как полученный в 2026 году и, таким образом, не учитывается при расчете 6-НДФЛ за 2025 год.

Форму 6-НДФЛ не меняли, поэтому используйте ту, которую применяли в течение 2025 года. Она утверждена приказом ФНС России от 19 сентября 2023 г. № ЕД-7-11/649@ в редакции приказа ФНС от 9 января 2024 г. № ЕД-7-11/1@.

В состав расчета 6-НДФЛ 2025 год войдут:

• титульный лист;
• раздел 1 «Данные об обязательствах налогового агента» . В документе должны быть указаны суммы удержанного налога, рассчитанные с учетом сроков его уплаты;
• раздел 2 «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных суммах НДФЛ» . Необходимо показывать совокупные суммы дохода, начисленного всем физическим лицам, а также исчисленного и удержанного налога, с начала года, с учетом нарастающего итога;
• Приложение № 1: Справочная информация о доходах и суммах налога физического лица» .

Что учитывать при заполнении 6-НДФЛ за 2025 год

В расчете суммы НДФЛ, представленном в разделе 1, распределение произведено в зависимости от даты уплаты налога.

Строка 020 отражает совокупную сумму удержанного НДФЛ с начала отчетного периода. Суммы по налогам, удержанным по датам перечисления, указываются в строках 021–026. Для составления годового отчета:

• строка 021 – НДФЛ за период с 1 по 22 октября;
• строка 022 – НДФЛ за период с 23 по 31 октября;
• строка 023 – НДФЛ за период с 1 по 22 ноября;
• строка 024 – НДФЛ за период с 23 по 30 ноября;
• строка 025 – НДФЛ за период с 1 по 22 декабря;
• строка 026 – НДФЛ за период с 23 по 31 декабря.

В расчете 6-НДФЛ, раздел 2 содержит информацию о заработной плате, авансах и прочих доходах, полученных в течение отчетного периода, вне зависимости от месяца их выплаты.

В какой форме 6-НДФЛ отразить информацию, если выплата заработной платы за декабрь 2025 года произошла в январе 2026 года?

В отчетность 6-НДФЛ за 2025 год не включается зарплата за декабрь 2025 года, если она была выплачена в январе 2026 года. При этом ключевым фактором является дата фактической выплаты дохода.

В отчете 6-НДФЛ не учитывается начисленная, но невыплаченная заработная плата и соответствующий НДФЛ.

Если выплата заработной платы за декабрь произошла в январе, то она не включается в отчетность за 2025 год. Данный вид выплат следует учитывать в отчете 6-НДФЛ за первый квартал 2026 года.

В разделе 2 следует указывать исключительно выплаченные средства за отчетный период, охватывающий время с 1 января 2025 года по 31 декабря 2025 года.

Как учесть выплату заработной платы в 6-НДФЛ, если она была произведена в конце декабря 2025 года

При выплате части заработной платы сотрудникам в период с 23-го по 30-е (31-е) число месяца, при формировании расчета 6-НДФЛ за 2025 год необходимо учитывать следующее.

В случае выплаты заработной платы за декабрь 2025 года 29 декабря, налог НДФЛ необходимо перечислить до 30 декабря.

Данный налог включается в раздел 1 формы расчета 6-НДФЛ за 2025 год, а именно – в строку 026.

В поле 026 необходимо указывать сумму налога на доходы физических лиц, удержанного с 23 по 31 декабря, при этом крайний срок подачи уведомления и уплаты налога – 30 декабря, то есть последний рабочий день текущего года).

При заполнении раздела 2 следует учитывать, что в расчете за 2025 год заработная плата за декабрь будет отражена в полях 120 и 131, а начисленный НДФЛ – в полях 140 и 160.

Позиция 140 содержит суммарное значение налога, рассчитанного для всех физических лиц нарастающим итогом с начала года. Важно отметить, что здесь отображается налог, определенный за период с 1 января по 31 декабря 2025 года.

Строка 160 отражает совокупную сумму удержанного НДФЛ со всех сотрудников в соответствии с применяемой ставкой. В данном поле раздела 2 указывается общая сумма налога, удержанная за отчетный период.

Сумма удержанного налога на доходы физических лиц, представленная в строках 161–166, соответствует срокам его перечисления.