Расчет 6-НДФЛ часто вызывает затруднения у бухгалтеров, поскольку форма отчета содержит множество тонкостей и сложных случаев.

В 2026 году установлен график подачи расчета 6-НДФЛ

Сроки сдачи 6-НДФЛ в 2026 году:

• 25.02.2026 г. – для расчета 6-НДФЛ за 2025 год;
• 27 апреля 2026 года – крайний срок для исчисления 6-НДФЛ за первый квартал 2026 года;
• 27.07.2026 г. – для расчета 6-НДФЛ за полугодие 2026 года;
• 26.10.2026 г. – для расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев 2026 года;
• 25.02.2027 г. – для расчета 6-НДФЛ за 2026 год.

Форма 6-НДФЛ

Для предоставления отчета 6-НДФЛ следует использовать форму, утвержденную приказом от 19 сентября 2023 г. № ЕД-7-11/649@ (с изменениями, внесенными приказом от 9 января 2024 г. № ЕД-7-11/1@).

Вносить изменения в форму пока не планируется.

Расчет 6-НДФЛ представляется в налоговый орган по месту учета налогоплательщика?

Форма 6-НДФЛ подается в налоговую инспекцию по месту регистрации организации , а начисление заработной платы работникам обособленных подразделений производится по месту учета этих подразделений.

С момента изменения юридического адреса и до окончания текущего года организация обязана представить две декларации 6-НДФЛ в новый налоговый орган:

• первый – с данными до даты переезда и старым ОКТМО,
• второй – с данными с даты переезда и новым ОКТМО.

В обоих расчетах код КПП следует указывать по измененному адресу, о чем сообщалось в письме ФНС России от 27 декабря 2016 г. № БС-4-11/25114@.

Индивидуальные предприниматели обязаны подавать отчетность 6-НДФЛ по месту регистрации.

Для индивидуального предпринимателя, применяющего упрощенную систему налогообложения (ПСН), расчеты по работникам, выполняющим работы, на которые получен патент, представляются в налоговую инспекцию, где он зарегистрирован как плательщик ПСН, то есть в ту, в которую подавалось заявление о выдаче патента.

В случае, если индивидуальный предприниматель зарегистрирован в нескольких налоговых органах в рамках программы стимулирования предпринимательской деятельности, он обязан представлять в каждый из них отдельный расчет по форме 6-НДФЛ по работникам, осуществляющим деятельность на патентной основе, в соответствующем регионе.

Если индивидуальный предприниматель одновременно использует УСН и ПСН и имеет наемных работников, осуществляющих деятельность, подпадающую под различные налоговые режимы, то он обязан подавать расчет 6-НДФЛ в налоговую инспекцию, где он зарегистрирован как плательщик ПСН – в отношении работников, занятых в деятельности, облагаемой по патенту, и в налоговый орган по месту жительства – в отношении работников, осуществляющих деятельность в рамках УСН (пункты 1 статьи 83 и пункт 2 статьи 230 Налогового кодекса Российской Федерации).

Индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в одном налоговом органе по месту жительства и являющийся плательщиком патента, а также уплачивающий налог по упрощенной системе налогообложения, может представить единую декларацию по форме 6-НДФЛ за всех своих сотрудников. При этом в поле «По месту нахождения (учета) (код)» на титульном листе необходимо указать код 120.

Нулевой 6-НДФЛ: сдаем или нет?

Субъекты предпринимательской деятельности, не имеющие сотрудников и не осуществляющие выплаты по гражданско-правовым договорам, не выступают в качестве налоговых агентов. Соответственно, они не обязаны предоставлять отчетность по форме 6-НДФЛ.

Даже если Налоговый кодекс не обязывает к этому, организациям, не имеющим сотрудников, рекомендуется подавать нулевую декларацию 6-НДФЛ.

Для предотвращения возможных проблем с налоговыми органами необходимо подать нулевую декларацию 6-НДФЛ. Это позволит избежать таких мер, как блокировка банковского счета из-за несданной отчетности или требование предоставить разъяснения.

В случае, если в течение года компания не производит выплаты работникам, отчет 6-НДФЛ представлять не требуется.

Если компания ранее систематически осуществляла выплаты сотрудникам и представляла отчетность, налоговые инспекторы могут применить штрафные санкции, полагая о вашей забывчивости. В связи с этим, если компания продолжает функционировать и не планируется ее окончательная ликвидация, бухгалтеру рекомендуется предпринять меры предосторожности и направить в налоговую службу письмо в свободной форме с уведомлением об отсутствии выплат работникам.

В декларации по форме 6-НДФЛ необходимо отразить следующие разделы

Расчет 6-НДФЛ состоит из:

• титульного листа;
• раздела 1 «Данные об обязательствах налогового агента». В нем нужно отражать суммы НДФЛ по срокам перечисления налога;
• раздела 2 «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных суммах НДФЛ». Здесь нужно отражать обобщенные по всем физлицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала года;
• Приложение № 1, содержащее «Справку о доходах и суммах налога физического лица», составляется для всех сотрудников и является частью годового отчета).

Как заполнить титульный лист 6-НДФЛ

Особенности оформления первой части формы 6-НДФЛ

Первый раздел включает суммы налога на доходы физических лиц, которые были рассчитаны и удержаны, подлежащие перечислению с начала года, и суммы возвращенного налога.

Строка 010 – КБК по налогу.

КБК по НДФЛ. Таблица

В строке 020 указывается итоговая сумма удержанного НДФЛ за рассматриваемый отчетный период.

В графах с 021 по 026 необходимо указать даты платежей.

Строки с 030 по 036 служат для отображения информации о возврате налога.

Особенности заполнения раздела 2 расчета 6-НДФЛ

Раздел 2 посвящен расчету сумм налога на доходы физических лиц, подлежащих начислению и удержанию

При заполнении раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ следует учитывать только фактически произведенные выплаты работникам (включая заработную плату или авансы, премии, дивиденды), не принимая во внимание месяц, за который они произведены.

В случае, если в отчетный период физическим лицам были выплачены доходы, подлежащие налогообложению по различным ставкам и с использованием разных кодов бюджетной классификации (КБК), раздел 2 необходимо заполнять для каждой ставки и КБК отдельно.

Помимо заработной платы, отдельным сотрудникам компания выплачивала дивиденды. В таком случае в отчет необходимо включить как минимум два раздела, использующих различные коды бюджетной классификации.

Раздел 2: Порядок расчета и удержания НДФЛ – пошаговое заполнение

Приложение № 1: Справочная информация о доходах и уплаченных суммах налога физического лица»

Приложение № 1 представляет собой отчет (справку), в котором содержатся данные о доходах физических лиц за прошедший налоговый период, о суммах налога, рассчитанных, удержанных и переданных в бюджет, а также сведения о случаях, когда удержание налога было невозможным, и о суммах дохода, с которых налог не был удержан, и о размере неудержанного налога.

Это приложение предназначено исключительно для годового отчета. В нем представлено несколько разделов. Инструкции по их заполнению можно найти в справочнике:

Приложение № 1. Сведения о доходах и уплаченных суммах налога физического лица

В Справках физлиц в 2026 году будут введены новые коды

В письме Федеральной налоговой службы России от 30 декабря 2025 года (БС-4-11/11826@) представлены новые рекомендуемые коды, предназначенные для указания статуса налогоплательщика:

• «0» налогоплательщик, имеющий статус иностранного агента;
• «налоговым резидентом Российской Федерации не считается налогоплательщик, являющийся гражданином государства – участника Евразийского экономического союза и имеющий статус налогового резидента, если он получает доходы от трудовой деятельности на территории России.

Сроки подачи уточненной декларации 6-НДФЛ

В случае, если в первоначальном отчете отсутствует какая-либо информация или содержатся неточности, налоговый агент должен представить обновленный расчет 6-НДФЛ.

В отчете могут встречаться различные неточности, затрагивающие данные о доходах, вычетах, начислениях налога, кодах КПП, ОКТМО, а также персональную информацию.

Любые неточности в расчете 6-НДФЛ устраняются путем подачи уточненной декларации по той же форме, что и исходная, с указанием номера корректировки. В обновленный документ включаются все показатели: корректные данные переносятся из первоначального расчета, а ошибочные – корректируются.

В поле «Номер корректировки» на титульном листе уточненного расчета 6-НДФЛ необходимо указать:

• «1—» – если исправляете расчет впервые;
• «2—» –если во второй раз и т. д.

В случае отсутствия ошибок в документах, подтверждающих доходы, уточненный расчет 6-НДФЛ за год представляется без их внесения. Если же ошибки были выявлены, в уточненный расчет включаются только скорректированные справки, при этом в поле «Номер справки» указывается номер изначальной справки (согласно письмам ФНС России от 30.11.2021 № БС-4-11/16703@ и от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515).

В консультациях представлено множество примеров из практики и подробные объяснения сложных вопросов

Что учитывать при заполнении 6-НДФЛ за 2025 год

В каком разделе 6-НДФЛ следует указать выплаченную в конце декабря 2025 года заработную плату

Несоответствия между данными отчета 6-НДФЛ и уведомлением по НДФЛ

В какой форме и как правильно оформить выплату подарка в декабре, если налог будет удержан в январе 2026 года?

Как правильно учитывать подарки, сделанные сотрудникам, в расчете 6-НДФЛ

Расчет 6-НДФЛ при невыплаченной зарплате

Необходимо ли подавать декларацию по форме 6-НДФЛ, в случае отсутствия выплат заработной платы?

Как внести корректировки в расчет 6-НДФЛ при пересчете заработной платы

Как поступить, если налог на доходы физических лиц был уплачен по ставке 13%, в то время как требовалась ставка 15%?

Как учесть в форме 6-НДФЛ удержанный, но не переведенный в бюджет налог

Как отразить дивиденды в расчете 6-НДФЛ

Как заполнить строку 155 в разделе 2

Как правильно оформить 6-НДФЛ при выплате реальной стоимости доли в управляющей компании участнику

Какие коды следует указывать в Справке о доходах по форме 6-НДФЛ

Отпускные в расчете 6-НДФЛ

Как учесть выплату долга по заработной плате в форме 6-НДФЛ

Невыплаченный налог на доходы физических лиц: как указать данные в поле 180 отчета 6-НДФЛ

Порядок представления сведений об излишне удержанном налоге на доходы физических лиц в отчете 6-НДФЛ

Невыплаченный налог на доходы физических лиц за прошлый год

Строка 180 раздела 2 в отчете 6-НДФЛ

при пересчете налога по форме 6-НДФЛ в связи с предоставлением стандартного налогового вычета

Какие изменения необходимо внести в отчетность 6-НДФЛ в 2025 году при отражении премий

Премия в отчете 6-НДФЛ в 2025 году

При заполнении формы 6-НДФЛ, какую сумму следует указать, если из дохода был произведено удержание алиментов

Какие особенности учета доходов, полученных высококвалифицированными специалистами, предусмотрены в форме 6-НДФЛ?

Как правильно оформлять выплаты, предусмотренные лицензионным соглашением, в форме 6-НДФЛ

Как материальную выгоду отразить в 6-НДФЛ

В каком порядке учитывать доход сотрудника, предоставленный в натуральной форме, при расчете 6-НДФЛ

Налоговый учет 6-НДФЛ при ликвидации обособленного подразделения

Если отчет 6-НДФЛ представлен до даты закрытия организации

Если отчет 6-НДФЛ представлен после даты закрытия организации

Как учитывать районные коэффициенты при расчете 6-НДФЛ для удаленных сотрудников

Какие коды бюджетной классификации следует применять в расчете 6-НДФЛ при выплате районного коэффициента нерезиденту?