Предприятия, эксплуатирующие служебные автомобили, нередко задаются вопросом о корректном учете расходов на горюче-смазочные материалы и топливо при определении налога на прибыль. Налоговое законодательство допускает отнесение этих затрат к прочим расходам, непосредственно связанным с производственной деятельностью и продажами, при наличии необходимой документации.

Минфин о документальном подтверждении расходов на ГСМ

В письме от 24 ноября 2025 г. № 03-03-06/1/113477 Минфин пояснил, что при подготовке документов следует руководствоваться установленными отраслевыми стандартами, если они имеются.

Несмотря на это, Налоговый кодекс не содержит исчерпывающего списка документов, подтверждающих затраты на горюче-смазочные материалы и топливо в организации. Однако, на практике, таких документов существует достаточное количество. В частности:

• Договоры купли-продажи или поставки топлива. Подтверждают факт приобретения ГСМ.
• Документы, такие как кассовые чеки, товарные накладные и счета-фактуры, служат подтверждением произведенной оплаты и получения топлива.
• Отчеты об авансовых платежах составляются при покупке топлива водителем, оплачиваемой наличными или с использованием корпоративной карты.
• Оформленные распоряжения, определяющие закрепление транспортных средств за работниками, служат подтверждением использования автомобиля для выполнения служебных обязанностей.
• Соглашения аренды или лизинга (в случае, если транспортное средство не является собственностью организации).

Путевой лист

Подтверждение и обоснование производственной необходимости затрат на горюче-смазочные материалы и топливо, а также соблюдение требований статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации, имеют существенное значение путевые листы. Они позволяют зафиксировать:

• Пробег – важный параметр, необходимый для определения расхода топлива.
• Расход топлива определяется путем расчета на основе пройденного расстояния и установленных норм потребления.

В соответствии с приказом Минтранса России от 28 сентября 2022 г. № 390, путевые листы должны включать все необходимые сведения. Необходимо обеспечить правильное заполнение следующих реквизитов:

• Срок действия путевого листа.
• Лицо, оформившее путевой лист.
• Характеристики транспортного средства: тип, марка и модель, указанные в паспорте транспортного средства (ПТС).
• Сведения о водителе (полные Ф.И.О.).
• Тип транспортировки (например, командировки, транспортировка грузов, перевозка людей).
• Тип сообщения (городской, пригородный, междугородний, международный).

Расходы на ГСМ: без нормирования, но с обоснованием

Минфин напомнил: расходы на покупку топлива для служебного автомобиля не нормируются (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Это не повод для неограниченного расходования топлива. Организации имеют право, а также настоятельно рекомендуется, устанавливать собственные лимиты на подобные затраты.

В качестве ориентира можно использовать Методические рекомендации «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утвержденные распоряжением Минтранса от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р).

В случае, если транспортное средство имеет уникальные особенности или эксплуатируется в нестандартных условиях, рекомендуется самостоятельно определить нормы расхода топлива, исходя из технических параметров автомобиля и специфики его применения. Данные нормы необходимо зафиксировать в учетной политике.

Постоянный мониторинг реального расхода топлива и его сопоставление с утвержденными нормами позволит выявлять возможные злоупотребления или неэффективное использование транспорта.