Поездки в командировку могут потребоваться не только сотрудникам, работающим по трудовому соглашению, но и лицам, заключившим гражданско-правовой договор. В данной статье мы осветим ключевые моменты, касающиеся компенсации расходов на дорогу и проживание для таких исполнителей

Следует ли возмещать исполнителям, работающим по гражданско-правовым договорам, затраты на проживание и проезд?

Гражданско-правовой договор основывается на согласии всех участников. Условия его заключения определяются исключительно договоренностью между сторонами. Законодательство лишь в общих чертах устанавливает рамки для проявления воли. Иными словами, в договоре не допускаются положения, противоречащие действующим нормам права. В остальном стороны обладают полной свободой и могут заключить его на любых условиях, включая, например, определение того, кто понесет расходы на проезд и проживание во время поездок, связанных с исполнением обязательств.

Какие риски возникают у компании, оплачивающей транспортные расходы и проживание исполнителя?

Существенная угроза состоит в том, что контролирующие органы могут расценить гражданско-правовой договор как трудовой и изменить его квалификацию. В этом случае компании-заказчику грозят доначисления и штрафные санкции.

Компенсация расходов исполнителя на проезд и проживание во время командировки может вызвать вопросы у проверяющих органов. Например, об этом говорится в письме Минфина РФ от 31 января 2025 года №03-04-06/8582. Однако нельзя утверждать, что договор, предусматривающий возмещение данных затрат, безусловно будет признан проверяющими как трудовой. В случае возникновения сомнений необходимо учитывать и другие факторы, такие как частота поездок.)

В случае признания отношений между сторонами трудовыми, доначисления будут произведены только при условии, что работник является самозанятым. Это связано с тем, что при работе по гражданско-правовому договору в качестве физического лица заказчик в любом случае обязан был уплачивать страховые взносы и НДФЛ с выплат).

А что с налогами?

В случае, если заказчик оплачивает исполнителю расходы на проезд и проживание, следует учитывать возможность уплаты НДФЛ.

В соответствии с подпунктом 1 пункта 2 статьи 211 Налогового кодекса Российской Федерации, к доходам физического лица, полученным в натуральной форме, в частности, относится оплата, произведенная организациями за счет физического лица (полностью или частично), товаров (работ, услуг) или имущественных прав, включая оплату коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения, осуществляемых в интересах налогоплательщика.

Выплата компенсации расходов на проезд и проживание для исполнителя рассматривается как доход, облагаемый НДФЛ, при наличии его личной заинтересованности. В противном случае, если оплата осуществлена не в его интересах, доход не возникает.

Законодательство не содержит чётких критериев для определения заинтересованности одной из сторон.

В письме Минфина России от 28 сентября 2020 года № 03-04-06/84695 указано, что выплаты организациями физическим лицам, выполняющим работы по гражданско-правовым договорам, в качестве компенсации расходов на проезд к месту работы, питание и проживание не включены в перечень необлагаемых доходов. В связи с этим, такие выплаты подлежат обложению НДФЛ согласно действующим правилам.

В статье 217 Налогового кодекса Российской Федерации представлен перечень доходов, не подлежащих обложению НДФЛ. Представители власти акцентируют внимание на том, что освобождаются от налога исключительно компенсационные выплаты, имеющие законное основание.

Нужно ли платить страховые взносы?

Размер страховых взносов определяется статусом оказывающего услуги лица: является ли он обычным гражданином, физическим лицом, применяющим НПД, или индивидуальным предпринимателем.

В случае, если исполнитель является физическим лицом, страховые взносы уплачиваются по единой ставке 30 %, аналогично взносам с обычных работников.

Исполнитель, зарегистрированный как индивидуальный предприниматель, не уплачивает страховые взносы, поскольку производит их за себя сам.

В случае, если исполнитель выступает в качестве физического лица, работающего по гражданско-правовому договору, налоги на страховые взносы не взимаются лишь при предоставлении чека, выписанного самозанятым.