Возмещение сотруднику затрат на такси и отнесение их к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по прибыли, допустимо лишь при наличии производственной необходимости и отсутствии альтернативных вариантов, таких как общественный транспорт.

Компания может направлять полученную прибыль на компенсацию расходов сотрудников, включая оплату такси для служебных или личных нужд. Решение о распределении прибыли принимает руководитель, однако для признания подобных расходов при расчете налогооблагаемой прибыли потребуется подтверждение, основанное на нормативных актах, экономической целесообразности и документальном оформлении.

Как правильно организовать возможность использования такси сотрудниками для выполнения служебных задач

В соответствии с частью 2 статьи 164 Трудового кодекса Российской Федерации, если работодатель решает возмещать сотрудникам расходы на служебные поездки на такси, условия компенсации, ее размер и порядок выплаты должны быть закреплены в локальном нормативном акте. В более крупных компаниях данные условия могут быть отражены в коллективном договоре.

В большинстве случаев работодатель должен оплачивать расходы на служебные поездки для всех сотрудников. В случае, когда работа носит разъездной характер (согласно статье 168.1 Трудового кодекса РФ), размер и порядок компенсации затрат на такие поездки определяются трудовым или коллективным договором, либо локальным нормативным документом).

Положение, устанавливающее порядок использования такси для сотрудников компании, должно содержать:

• Работники имеют право использовать такси в определенных ситуациях. К ним относятся, например, поломка или плановое техническое обслуживание служебного автомобиля, отсутствие подходящего общественного транспорта по маршруту поездки, удаленность адреса от остановок общественного транспорта, транспортировка грузов весом от ХХ кг, доставка документов, имеющих особую важность, а также сопровождение клиентов.
• Перечень сотрудников, имеющих право на использование такси, может быть составлен на основании фамилии, имени, отчества, занимаемой должности или выполняемых работ.
• Для организации деловых поездок сотрудников можно использовать определенные службы такси. В частности, компания может определить, что все рабочие поездки должны осуществляться через таксопарк, с которым заключен договор на предоставление услуг корпоративного такси.
• Порядок оформления и использования такси регламентируется, в частности, путем обязательного предоставления служебных записок или через назначение ответственного сотрудника, который будет осуществлять заказ.
• В перечень входят формы отчетных документов и сроки их предоставления. Так, при организации поездки на такси требуются: заявление и служебная записка. Для предоставления отчета о затратах в бухгалтерию необходимы: чек, скриншот оплаты, отчет службы такси, информация из личного кабинета пользователя такси и другие документы.
• Выплата компенсации производится в установленном порядке и в определенные сроки, в частности, путем зачисления денежных средств на банковскую карту работника.
• Например, существуют определенные лимиты, такие как максимальное число разрешенных поездок.
• Другое.

Как учитывать расходы на такси

В соответствии с письмом Минфина РФ от 03.06.2024 № 03-03-06/1/50926, работодатель должен возмещать затраты на проезд, если они обусловлены исполнением служебных функций, были осуществлены с разрешения или по указанию работодателя и соответствуют требованиям статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации):

• обоснованы,
• документально подтверждены,
• произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с пп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ затраты на служебные поездки можно отнести к прочим расходам, связанным с производством и продажей, либо включить во внереализационные расходы (ст. 265 НК РФ).

При возмещении расходов на проезд для сотрудников, работающих с выездом, не должно возникнуть сложностей с учетом затрат. Обычно такие расходы являются экономически обоснованными и включаются в другие затраты, связанные с производством и продажей, в соответствии с подпунктом 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

В случаях, когда поездка не обусловлена реализацией продукции или производственным процессом, затраты на ее проведение включаются в состав внереализационных расходов. К примеру, вызов такси для сотрудника с целью участия в судебном заседании относится к таковым (подпункт 10 пункта 1 статьи 265 Налогового кодекса РФ).

Расходы на такси, связанные с командировками других сотрудников и разовые поездки, могут быть отнесены к прочим или внереализационным расходам. При этом необходимо тщательно оформлять сопутствующую документацию. Как отмечалось ранее, для компенсации расходов на такси требуется локальный нормативный акт, в котором должны быть предусмотрены ситуации, когда заказ такси является допустимой альтернативой поездке на общественном транспорте.

Следует учитывать, что оплату проезда на такси по маршруту от дома до работы и обратно нельзя включить в состав вычитаемых расходов, если это не оговорено в трудовом соглашении или не вызвано производственной необходимостью.

Обоснование расходов на такси для работников

Для включения в состав затрат необходимо соблюдение условий, установленных пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Возникшие траты должны быть:

• обоснованными,
• документально подтвержденными,
• произведенными для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Производственный характер. В случае, если трудовой договор не содержит информации о разъездном характере работы, для подтверждения необходимости командировки могут служить служебные записки от сотрудников, письменные распоряжения руководства и подобные документы.

Обоснованностью затрат. Расходы на поездку считаются оправданными, если отсутствует возможность использования общественного транспорта, служебный автомобиль неисправен или отсутствует, поездка приходится на позднее время суток, место работы расположено удаленно от населенных пунктов, не имеет доступа к маршрутам общественного транспорта и является труднодоступным и тому подобное. Иными словами, любые обстоятельства, объясняющие невозможность использования общественного транспорта работником. Подтверждением обоснованности поездки может служить и предоставленный маршрут.

Оплату поездки на такси подтверждают:

• чек ККТ;
• чек, сформированный в соответствии со ст. 14 Закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ;
• скриншот или PDF-квитанция из приложения оператора такси (Яндекс, Uber, Ситимобил);
• заказ-наряд на предоставление транспортного средства от оператора такси;
• отчет оператора такси при корпоративном тарифе;
• распечатка из приложения оператора такси с указанием маршрута, даты, времени и цены.
• другие.

НДФЛ и страховые взносы

В случае, если оплата такси для командировки сотрудников организации продиктована производственной необходимостью и не позволяет использовать общественный транспорт, такая компенсация не рассматривается как доход, подлежащий обложению НДФЛ и страховыми взносами (согласно письмам Минфина от 09.03.2023 № 03-04-05/19536 и от 03.11.2021 № 03-01-10/89249).

Министерство финансов придерживается иной точки зрения относительно страховых взносов с аналогичных выплат. Поскольку такие доходы не перечислены в статье 422 Налогового кодекса РФ, необходимо уплатить взносы (согласно письму Минфина от 26 февраля 2024 года № 03-04-05/16419).