Характеристика сотрудника – это не просто перечисление должностных обязанностей, а создание полноценного и убедительного профессионального портрета, соответствующего определенной цели. Результаты аттестации, одобрение кредитной заявки, исход судебного процесса или успешное трудоустройство во многом зависят от содержания и качества оформления характеристики.

В перечне документов, указанных в статье 62 Трудового кодекса РФ, отсутствует служебная характеристика. Однако законодательство предусматривает обязательное предоставление характеристики работнику в случае, если она необходима ему для поступления в учебное заведение или для участия в конкурсе. Поскольку в настоящее время многие государственные учреждения требуют предоставление характеристики при приеме на работу, вам необходимо будет ее оформить. В данной ситуации судебная практика, как правило, поддерживает позицию работников.

Кто составляет характеристику?

В небольших компаниях характеристики разрабатывают владельцы или руководители, которые лично наблюдают за работой персонала. В организациях среднего и крупного размера эту функцию, как правило, передают HR-менеджерам или сотрудникам отдела кадров. Они следят за тем, чтобы документ соответствовал установленным корпоративным нормам и правилам, однако учитывают мнение непосредственного начальника. К примеру, характеристику на менеджера по продажам формирует руководитель отдела продаж, а специалист по кадрам помогает оформить ее в соответствии с утвержденным образцом.

Основные виды характеристик

Классификация видов характеристики основывается на её содержании и целях.

В зависимости от содержания выделяют производственные, личностные и комбинированные характеристики.

В зависимости от задачи, формы составления разделяют на общие и целевые. Общая форма предполагает лаконичное описание должностных обязанностей и личных качеств работника. Целевая форма акцентирует внимание на конкретных деталях, представляющих интерес для получателя.

В большинстве случаев применяется классификация, разделяющая характеристики на внутренние и внешние.

Внутренние характеристики предназначены только для использования внутри компании. Они не передаются сотруднику и не предоставляются внешним организациям. Данный документ служит основой для принятия кадровых решений, таких как повышение в должности или перевод, проведение аттестации, поощрение и составление планов профессионального развития. Зачастую, на основании внутренней характеристики принимается решение о дальнейшем сотрудничестве с новым сотрудником после завершения испытательного периода.

Характеристика, предназначенная для представления внешним организациям, является средством оценки сотрудника в разных обстоятельствах. Работодатели часто запрашивают ее при приеме на важные позиции, чтобы получить независимую оценку, дополняющую информацию, указанную в резюме. Кроме того, банки могут потребовать предоставление характеристики для подтверждения платежеспособности при выдаче кредитных средств.

В ряде правовых ситуаций требуется внутренняя характеристика. Судебные инстанции запрашивают ее для формирования представления об участнике процесса. Военкомат использует данную справку при проведении призыва или присвоении воинского звания. Органы опеки изучают ее для оценки нравственных качеств потенциального опекуна. Помимо этого, характеристику могут запросить визовые центры для подтверждения трудоустройства, медико-социальная экспертиза или структуры, занимающиеся обеспечением правопорядка.

Порядок разработки характеристики с места работы на 2026 год

Единой установленной формы характеристики не предусмотрено. Этот документ создается в соответствии с нормами делопроизводства. Для ответов на внешние запросы желательно использовать официальный бланк компании.

Шаг 1. Определяется цель и тип характеристики

Определение цели документа определяет его содержание и стиль изложения. Например, характеристика для потенциального работодателя должна подчеркивать профессиональные навыки и успехи. Для судебных нужд – акцент делается на соблюдении дисциплины и нравственных качествах. В случае обращения в банк – важно продемонстрировать стабильность трудоустройства и исполнительность. Тип документа также влияет на его тон: он может быть положительным, нейтральным (основанным исключительно на фактах) или, в исключительных ситуациях, отрицательным. Негативная характеристика допускается только при наличии веских доказательств (например, действующих выговоров).

Шаг 2. Подготовка данных о сотруднике

Полные данные о сотруднике, включая ФИО, занимаемую должность и стаж работы, фиксируются в штатном расписании и документах, оформляемых при трудоустройстве.

Основные должностные обязанности можно определить на основе должностной инструкции или разработать их самостоятельно.

Необходимо предоставить сведения о конкретных результатах, выраженных в измеримых показателях, за период от одного до трех лет. Речь идет о данных, касающихся проектов, подведенных итогов, установленных сроков и прочего.

Информация о прохождении курсов повышения квалификации может быть зафиксирована в личном деле сотрудника. Для получения более точных данных следует обратиться непосредственно к работнику.

Информация о поощрениях и взысканиях должна быть отражена в личном деле работника.

Шаг 3. Оформление «шапки»

Для оформления документа применяется фирменный бланк, содержащий полное наименование организации, ее реквизиты, дату составления и исходящий номер.

Пример:

ООО «Маяк»

ХАРАКТЕРИСТИКА

г. Москва «31» января 2026 г. № 123/КП

Шаг 4. Заполнение анкетных данных сотрудника

Необходимо указывать: фамилию, имя, отчество, год рождения, занимаемую должность, структурное подразделение и стаж работы в организации.

Иванову Алексею Петровичу, родившемуся в 1985 году, была выдана. Он занимает должность ведущего инженера отдела разработки в ООО «Маяк» с 1 июня 2021 года.

Шаг 5. Описание трудовой деятельности сотрудника

В представленном обзоре обозначены ключевые задачи.

В круг обязанностей сотрудника входит создание технических решений, организация работы команды инженеров, отслеживание сроков реализации проектов и поддержание связи с заказчиками.

Шаг 6. Подтверждение достижений сотрудника цифрами

Здесь представлены основные итоги. Описываются конкретные результаты.

Внедрение системы мониторинга позволило сократить количество аварийных остановок на 20%. Руководство проектом обеспечило его завершение на две недели раньше запланированного срока и при этом позволило сэкономить 15% бюджета%».

Работодатель имеет право самостоятельно проводить оценку профессиональных и личностных характеристик сотрудников

Шаг 7. Оценка личных качеств сотрудника

Характеристики, касающиеся профессиональных и личностных аспектов, представляются беспристрастно, исключая личные суждения.

Проявляет активность в решении сложных задач, обладает высокой стрессоустойчивостью, успешно сотрудничает с коллегами».

Шаг 8. Отметка фактов о дисциплине

В документе фиксируется информация о наличии или отсутствии дисциплинарных взысканий и опозданий. Также приводятся сведения о поощрениях, наградах и премиях.

К дисциплинарным взысканиям не подвергался. Был удостоен грамоты «Лучший инженер 2025 года».

Шаг 9. В заключительной части характеристики необходимо указать цель ее составления

Документ предназначен для использования по месту запроса. Он предоставлен для использования в Банке «Х» при оформлении ипотеки».

Шаг 10. Подписание документа

Непосредственный руководитель и специалист отдела кадров заверяют данную характеристику своей подписью. Желательно также наличие печати организации.

Пример:

Генеральный директор ____________ А.В. Смирнов

Начальник отдела кадров ____________ Е.С. Петрова

М.П. (печать)

Шаг 11. Проверка перед выдачей

Необходимо, чтобы документ был объективным, то есть базировался на фактах, конкретным – содержал числовые данные и примеры, оформлен в соответствии с требованиями, написан в деловом стиле и не превышал 1-2 страницы.

Недопустимо включать в нейтральные или негативные описания оценочные высказывания, например, «недостаточно компетентен». Вместо этого следует фиксировать конкретные обстоятельства: «не соблюдал назначенные сроки», «привлекался к дисциплинарной ответственности за отсутствие на рабочем месте».

Автор. Е.Грицак