Хотя с 2022 года Социальный фонд России (СФР) осуществляет оформление пособий напрямую и получает всю необходимую информацию самостоятельно, организации все еще могут запрашивать справку для оформления отпуска по уходу за ребенком в возрасте до полутора лет, чтобы исключить возможность двойной выплаты.

В каких случаях требуется документ, подтверждающий, что сотрудник не использовал отпуск по уходу за ребенком

В большинстве ситуаций подтверждение отсутствия работника в отпуске по уходу за ребенком больше не требуется.

Начиная с 2022 года Социальный фонд Российской Федерации осуществляет выплату пособий по уходу за ребенком до полутора лет в проактивном режиме, что означает автоматическое начисление без необходимости предоставления дополнительных документов от родителей. Все требуемые данные фонд получает посредством межведомственного электронного обмена информацией.

Однако, это не отменяет возможности работодателя запросить соответствующий документ от второго родителя при оформлении отпуска по уходу за ребенком. Также такая справка потребуется, если один из родителей планирует отказаться от пособия в пользу другого родственника.

Для получения ежемесячного пособия по уходу за ребенком до полутора лет по месту работы одного из родителей может потребоваться документ, подтверждающий, что второй родитель не находится в отпуске по уходу за ребенком и не получает соответствующее пособие.

Имеет ли работодатель обязательство выдавать документ, подтверждающий, что работник не получает пособие на ребенка

Роструд отмечает, что выдача такой справки предусмотрена ТК РФ.

В соответствии с частью первой статьи 62 Трудового кодекса Российской Федерации, по письменному запросу работника работодатель обязан в течение трех рабочих дней предоставить ему копии документов, касающихся трудовых отношений: копии приказов о приеме на работу, о переводах и об увольнении, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, уплаченных страховых взносах, а также сведения о периоде работы у данного работодателя и другие необходимые документы.

Среди документов, необходимых для трудовой деятельности, присутствует справка, подтверждающая, что работник не запрашивал отпуск по уходу за ребенком и не получает соответствующее пособие. Работодатель должен предоставить этот документ в течение трех рабочих дней после получения соответствующего запроса от сотрудника.

Согласно ее информации, пособие назначается исключительно родителю, осуществляющему непосредственный уход за ребенком. Выплата производится либо через работодателя, либо в Социальный фонд России, когда вторым родителем оформляется отпуск и пособие.

Работодатель не имеет права отказать сотруднику в предоставлении документа, подтверждающего отсутствие у него отпуска по уходу за ребенком.

Как выдать справку

Для предоставления работнику справки, подтверждающей отсутствие ежемесячного пособия до полутора лет, необходимо его заявление. Заявление составляется в свободной форме и может содержать следующую информацию:

«Прошу предоставить справку, подтверждающую, что отпуск по уходу за ребенком, Романовым Андреем Сергеевичем, родившимся 20 февраля 2026 года, мне не предоставлялся, а также информацию, необходимую работодателю для начисления и выплаты ежемесячного пособия по уходу за ребенком через Социальный фонд России (СФР), не передавалась.

Для подтверждения информации необходимо предоставить справку с места работы матери ребенка, Ирины Петровны Романовой .»

Сведения, запрошенные работником в заявлении, должны быть предоставлены в течение трех дней.

В документе, предоставляемом работодателю, должно быть указано, что отпуск по уходу за ребенком сотруднику не предоставлялся, и сведения в Социальный фонд России для начисления ежемесячного пособия не направлялись.

Стандартная формулировка такая: «Оплачиваемый отпуск по уходу за ребенком (ФИО и год рождения) не был предоставлен, а ежемесячное пособие по уходу за ребенком не было начислено и выплачено ».

Подпись работодателя и печать должны заверять справку.

Данный документ подтверждает, что работник не запрашивал и не получал отпуск по уходу за ребенком

В справке, составляемой на фирменном бланке, необходимо указать:

• Организация (или индивидуальный предприниматель), предоставившая справку, и ее идентификационные данные.
• Название документа.
• Номер и дату составления документа.
• Информацию о сотруднике (Ф.И.О., должность и др.).
• Информацию о ребенке (Ф.И.О. и дата рождения).
• Работнику не был предоставлен отпуск по уходу за ребенком, и соответствующее пособие не было выплачено.

Образец справки 1

Общество с ограниченной ответственностью «Ромик»

ИНН 1111222766 КПП 111101001 ОГРН 1234567891023

656049, город, улица, дом

тел. 8 (900) 111 11 11

Исх. № ___ от «___»______2026

по месту требования

СПРАВКА

о неполучении пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет

Настоящая справка подтверждает, что Плетнев Иван Сергеевич занимает должность товароведа в ООО «Ромикс» с 23 сентября 2025 года и по настоящее время (приказ №98-К от 23.09.2025).

В указанный период отпуск по уходу за ребенком, предоставленный И.С. Плетневу, Петру Ивановичу Плетневу (15.12.2025 г.р.) до достижения им полутора лет, не был использован, а сведения для начисления пособия по уходу за ребенком до полутора лет в Социальный фонд России не направлялись.

Генеральный директор ООО «Ромикс» (ФИО, подпись)

Главный бухгалтер ООО «Ромикс» (ФИО, подпись)

М.П.

Образец справки 2

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

ИНН 1111222766 КПП 111101001 ОГРН 1234567891023

656049, г. Мирный, ул. Дубовая, д. 18

тел. 8 (900) 111 22 33

Исх. № 6 от «___»______2026

по месту требования

СПРАВКА

о неполучении пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет

Настоящая справка выдана Борису Ивановичу Григорьеву, который занимает должность кладовщика в ООО «Альфа». В ней подтверждается, что он не использует отпуск по уходу за ребенком, Алиной Борисовной Григорьевой, родившейся 20 июня 2025 года.

Борису Ивановичу Григорьеву ежемесячное пособие по уходу за ребенком до полутора лет не выплачивается.

Генеральный директор ООО «Альфа» (ФИО, подпись)

Главный бухгалтер ООО «Альфа» (ФИО, подпись)

М.П.

Образец справки 3

Общество с ограниченной ответственностью «Бег»

Юр. адрес: 111111, Москва, ул. Карбышева, дом 51

Тел.: +7 (999) 123-45-67, Lters@mail.ru

ОКПО 00000000

ИНН 7700000000/ КПП 770000000,

ОГРН 0000000000000

СПРАВКА

№ 157

от «___» _______________202_ года

Игорю Семеновичу Петрову подтверждено, что он занимает должность заместителя генерального директора в ООО «Бег» и не использует отпуск по уходу за ребенком. Правопреемницей является Марина Игоревна Петрова, родившаяся 5 декабря 2025 года. Ежемесячное пособие по уходу за ребенком до достижения им полутора лет на его месте работы не было начислено и не выплачивается.

Справка дана по месту требования.

Генеральный директор ООО «Бег» (ФИО, подпись)

М.П.

Образец справки 4

Общество с ограниченной ответственностью «Искра»

ИНН 7727091122, КПП 772701122, ОКПО 01907123, ОГРН 1057796328432

111024, г. Калуга, ул. Ленина, д. 1.

Тел./факс: 8 (499) 222-11-22, e-mail: Etttv@Ettx.ru

Исх. № 12 от «__»______2026

Справка

Ирине Петровне Соколовой, бухгалтеру ООО «Искра», сообщено, что она не подавала заявление в организацию, а сама организация не обращалась в Социальный фонд России для оформления и получения единовременного пособия при рождении дочери – Соколовой Ольги Андреевны, родившейся 30 июня 2025 года.

Данный документ предоставляется по запросу.

Генеральный директор (ФИО, подпись)

Главный бухгалтер (ФИО, подпись)

М.П.

Как получить справку иным путем

Подтверждение того, что сотрудник не использовал отпуск по уходу за ребенком до полутора лет и не получал соответствующее пособие, можно запросить не только у его работодателя.

Заказать данный документ можно через портал Госуслуги. Этот способ будет наиболее удобным для граждан, не имеющих работы, индивидуальных предпринимателей и самозанятых. Также справки предоставляются в отделениях Социального фонда России и многофункциональных центрах.

В случае, если родитель имеет две работы, потребуется предоставить две справки – с каждого места работы.