Внедрение униформы может быть обусловлено необходимостью поддержания единого корпоративного стиля, обеспечения безопасности и дисциплины, а также для обозначения принадлежности сотрудника к конкретной организации.

Определяет потребность в униформе для работников непосредственно компания. В случае принятия решения о введении форменной одежды, данное положение должно быть зафиксировано в коллективном договоре или локальных нормативных актах организации. В этих документах указываются группы сотрудников, имеющих право на получение формы, а также порядок и сроки ее предоставления.

Необходимо проводить разграничение между форменной одеждой и спецодеждой, предоставляемой работникам в соответствии с Трудовым кодексом РФ для обеспечения безопасности в условиях вредных и опасных факторов производства (статьи 212 и 221 ТК РФ). Порядок обеспечения такой спецодеждой и средствами индивидуальной защиты устанавливается отдельными нормативными документами (приказ Министерства труда России от 9 декабря 2014 года № 997н.)

Специализированная одежда предназначена для того, чтобы идентифицировать сотрудника как принадлежащего к определенной организации. Как правило, она изготавливается в единой цветовой палитре и содержит фирменные обозначения, такие как товарный знак или логотип, которые размещаются непосредственно на одежде. Эта символика может выполнять рекламную функцию, указывая на товары или услуги компании.

Как вводится форменная одежда

В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, работодатели не обязаны предоставлять работникам спецодежду. Тем не менее, если внутренними документами компании предусмотрено обязательное ношение формы, работодатель обязан обеспечить ею сотрудников безвозмездно. Исключение составляют работники частных охранных предприятий, для которых ношение формы регламентировано законодательно.

Оформление формы трудовой деятельности начинается с издания приказа работодателя и отражается в Положении о форменной одежде, уставе организации или трудовых договорах.

При УСН существуют определенные правила учета затрат на форменную одежду

Обычно подобные расходы включаются в состав выплат сотрудникам. Тем не менее, в случае наличия существенных экономических обоснований, организация имеет право классифицировать их как накладные (письмо ФНС России от 24.02.2011 № КЕ-4-3/2952@).

Предприятиям, применяющим упрощенную систему налогообложения с объектом «Доходы минус расходы», доступны два основных способа учета затрат на рабочую одежду:

1. Если спецодежда предоставляется работникам исключительно для осуществления их трудовых функций и не становится их личным имуществом, то затраты на ее приобретение классифицируются как материальные. Данные расходы учитываются в момент закупки одежды (письмо Минфина № 03-03-06/1/54958 от 30.10.2014).
2. Затраты, связанные с оплатой труда, также могут включать расходы на предоставление униформы. Если сотруднику выдается униформа в постоянное пользование и она переходит в его собственность (например, посредством продажи по номинальной стоимости или безвозмездной передачи), то эти затраты учитываются как расходы на оплату труда. Отражение в учете происходит в момент передачи одежды работнику, поскольку именно тогда работодатель считается выполнившим свои обязательства по оплате труда (письмо Минфина № 03-03-06/1/43 от 09.02.2009).

Передать униформу работнику можно:

• в собственность – путем продажи по пониженным ценам или передачи безвозмездно;
• во временное пользование – только безвозмездно.

Имеет ли право работодатель запрашивать оплату за спецодежду при увольнении работника?