Работодатель должен удерживать налог на доходы физических лиц (НДФЛ) из заработной платы сотрудников и переводить его в бюджет. В процессе работы бухгалтерии может возникнуть ситуация, когда с дохода работника удерживается больше НДФЛ, чем необходимо, что приводит к уменьшению его официального дохода. В этом случае применяются положения статьи 231 Налогового кодекса Российской Федерации.

Восстановление выплаченной работнику суммы излишне удержанного налога НДФЛ: нормы статьи 231 Налогового кодекса Российской Федерации

Работодатель, выступающий в качестве налогового агента, обязан вернуть излишне удержанный с работника налог на доходы физических лиц, а не налоговый орган.

В случае совершения компанией, выступающей в роли налогового агента, ошибок, приведших к образованию излишней суммы НДФЛ, она может быть возвращена в установленном законом порядке (пункт 1 статьи 231 НК РФ). Работодатель обязан:

• 
  письменно сообщить работнику о том, что из его доходов излишне удержан налог. Это нужно сделать в течение 10 рабочих дней со дня, когда обнаружено излишнее удержание НДФЛ;
  

• 
  получить от работника заявление о возврате излишне удержанной суммы НДФЛ, где указаны реквизиты банковского счета для перечисления денег, поскольку возврат налога наличными не предусмотрен.
  

Перед тем, как произвести возврат излишне удержанного НДФЛ из бюджета, налоговый агент имеет право вернуть эту сумму работнику, используя собственные финансовые ресурсы.

Если работник предоставил заявление налоговому агенту после завершения отчетного налогового периода, в течение которого необходимо вернуть излишне удержанный НДФЛ, данный порядок также применяется. Это означает, что налоговый агент должен перечислить излишне удержанный налог на банковский счет налогоплательщика при перерасчете НДФЛ за прошедший год.

Что важно учесть работодателю?

Работодатель имеет право вернуть работнику суммы НДФЛ, используя средства, предназначенные для уплаты в бюджетную систему Российской Федерации. Эти средства могут быть направлены на погашение будущих платежей как самого налогоплательщика, так и других налогоплательщиков, с доходов которых налоговый агент производит удержание налога. Однако такая возможность существует лишь в случае, если общая сумма предстоящих платежей по НДФЛ превышает сумму возврата работнику.

В случае, если размер возврата превышает сумму налога, подлежащего оплате за три месяца, в течение десяти дней с момента обращения работника с заявлением, следует направить в налоговый орган заявление о возврате налога.

Для оформления заявления необходимо предоставить выписку из реестра по НДФЛ, справку о доходах работника и платежное поручение. Налоговый орган обязан вернуть денежные средства в течение месяца после получения указанных документов.

При необходимости корректировки данных об уплаченных взносах за предыдущий год, в налоговую инспекцию следует представить уточненный расчет 6-НДФЛ. Инструкция по заполнению 6-НДФЛ в этом случае приведена ниже: