Футболки и кепки с фирменной символикой, предназначенные для сотрудников, могут служить для продвижения бренда или выступать в качестве униформы. Приобретенная как униформа, такая продукция может быть включена в состав прочих расходов или отнесена к затратам на оплату труда.

Форменная одежда и спецодежда – разные понятия. Спецодежда применяется на предприятиях с вредными условиями труда для снижения негативного влияния опасных факторов на персонал. В свою очередь, основная задача форменной одежды – обозначение принадлежности сотрудника к конкретной компании. Униформа обычно содержит фирменные элементы, в то время как спецодежда может быть лишена логотипов и иметь нейтральную цветовую гамму.

Включение затрат на спецодежду в расчет прибыли

Для включения в налогооблагаемую базу по прибыли необходимо, чтобы затраты были экономически обоснованными и имели документальное подтверждение. В соответствии со статьей 252 Налогового кодекса РФ, расходы должны быть направлены на получение дохода).

В некоторых случаях компания обязана обеспечить сотрудников форменной одеждой, что закрепляется нормативными актами и внутренними документами. Это позволяет подтвердить целесообразность понесенных расходов. К примеру, наличие униформы является обязательным требованием для работников железнодорожного и воздушного транспорта.

В случае отсутствия законодательного требования к использованию одежды с определенными опознавательными знаками, необходимо оформить распоряжение или положение о предоставлении сотрудникам корпоративной одежды либо включить соответствующую информацию в правила внутреннего трудового распорядка.

Два варианта учета форменной одежды

Затраты на создание формы можно учитывать различными способами. Вы имеете право:

• выдать работникам форму во временное пользование;
• передать форму в собственность работника.

В первом случае, если фирменная одежда используется в качестве униформы, сотрудники обязаны носить ее во время работы. Форменная одежда остается собственностью компании, а затраты на ее приобретение или пошив могут быть включены в состав материальных расходов, не подлежащих нормированию, которые связаны с производством и продажей продукции).

Во втором случае, при передаче футболок в собственность работников, затраты на их покупку могут быть включены в состав расходов на оплату труда. Согласно п. 5 ст. 255 НК РФ, к расходам на оплату труда относят затраты на приобретение или изготовление бесплатной для сотрудников или реализуемой им по сниженным ценам спецодежды и обмундирования.

Как правильно оформить приобретение футболок для сотрудников в бухгалтерском учете

Для применения необходимо использовать Федеральный стандарт бухгалтерского учета 5/2019 «Запасы», вступивший в силу с 2021 года. Согласно подпункту «б» пункта 3 ФСБУ 5/2019 к запасам причисляются инструменты, инвентарь, специальная одежда, специальная оснастка (включая специальные приспособления, инструменты и оборудование), а также тара и прочее.

В соответствии с абзацем 1 пункта 3 ФСБУ 5/2019, к запасам относят активы, которые будут израсходованы или реализованы в процессе обычной деятельности организации или используются не дольше 12 месяцев. Следовательно, определяющим фактором для квалификации одежды как запасов является период ее использования.

Футболки с фирменной символикой, предназначенные для использования в течение года или меньше, следует учитывать как запасы по фактической себестоимости.

Проводки будут такими:

Дебет счета 10, субсчет «Специальная оснастка и специальная одежда на складе», кредит счета 60
– приобретена форменная одежда.

Списание футболок на производственные затраты (оказание услуг) осуществляется в момент их передачи со склада, основываясь на первичных документах:

Дебет счета 20 (23, 25…) Кредит счета 10, субсчета «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»
– форменная одежда передана в эксплуатацию.

Срок службы футболок и кепок, скорее всего, не превышает года. Однако, в случае иной ситуации, такую одежду следует относить к основным средствам, согласно положениям ПБУ 6/01 «Учет основных средств».

Затраты на приобретение футболок списываются ежемесячно посредством амортизации, начиная с первого числа месяца, следующего за датой их включения в учет, и до полной выплаты их стоимости.

Проводки будут такими:

ДЕБЕТ 08 КРЕДИТ 60 – приобретена форменная одежды;

ДЕБЕТ 01 субсчет «Спецодежда на складе» КРЕДИТ 08 – форменная одежда учитывается на балансе предприятия как основные средства;

ДЕБЕТ 20 (23, 25…) КРЕДИТ 02 – начислена амортизация (ежемесячно).