Для поддержания основных средств и другого имущества компании в работоспособном состоянии требуется регулярное обслуживание, что влечет за собой определенные финансовые затраты. Для включения этих расходов в отчетность необходимо предоставить подтверждающие документы. Ремонтные работы могут выполняться собственными ресурсами или с помощью привлеченных подрядчиков.

Ремонт автомобиля своими силами

Чтобы учесть расходы на ремонт автомобиля, проведенный своими силами , для оформления компенсации потребуются документы, которые подтверждают проведение ремонтных работ и служат их основанием:

• план ремонтов;
• дефектные ведомости;
• заявки ответственных за состояние парка лиц на покупку запчастей, первичные накладные, счета-фактуры и другие документы;
• требования-накладные на выдачу запчастей;
• акты на списание запчастей и материалов на ремонт;
• инвентарные карточки и книги с отметками о ремонтах.

Согласно Постановлению Арбитражного суда Поволжского округа от 7 марта 2025 г. № Ф06-365/2025 по делу № А65-28861/2023, документальное подтверждение расходов на запасные части для служебного транспорта, необходимых для ремонта, требуется для соблюдения пункта 1 статьи 252 НК РФ, как и в случае с другими затратами.

Для учета списываемых запасных частей оформляются дефектные ведомости и требования-накладные. Каждая дефектная ведомость составляется для определенного автомобиля, с указанием:

• даты замены деталей;
• характера ремонта;
• подписей водителей и механика гаража.

Обслуживание и ремонт служебного транспортного средства осуществляется внешней компанией

Законодательство не содержит конкретного списка документов, необходимых для подтверждения затрат на ремонт и техническое обслуживание служебного автомобиля, выполняемых сторонней организацией.

На практике работы оформляют так:

• заключение договора с сервисным центром (можно и на длительный срок, например, на год);
• составление заявки на ремонт с перечнем работ и необходимых запчастей;
• акт приема-передачи автомобиля в ремонт с описанием дефектов и проблемных зон;
• составление заказа-наряда с подробным описанием работ и их стоимостью;
• акт приема-сдачи работ после окончания работ;
• счет-фактура (при необходимости);
• акт приема-передачи автомобиля после ремонта.

Судебная практика подтверждает, что, если ремонт основного средства выполняет сторонняя организация , ключевым моментом является грамотное оформление акта выполненных работ.

Суды не ограничиваются перечислением общих сведений о проделанной работе, необходимо предоставлять подробное описание. К такому выводу пришел Арбитражный суд Уральского округа в своем постановлении от 26 марта 2026 года (№ Ф09-875/26, дело № А60-50547/2024.

Для определения периода проведения ремонта, идентифицированных основных средств (марки и производителя оборудования) и перечня выполненных работ необходимо руководствоваться актом выполненных работ. Только такой документ может служить подтверждением расходов на ремонт.