В соответствии со статьей 29 Федерального закона № 402-ФЗ, стандартный срок хранения первичных бухгалтерских документов составляет пять лет. Однако документы, касающиеся налогового учета и подтверждающие убытки, необходимо хранить до момента использования этих убытков для снижения налогооблагаемой базы.

Налогоплательщики могут вычесть из налога на прибыль за текущий период сумму убытков, возникших в прошлые периоды. Данная возможность распространяется на всех организаций, за исключением определенных категорий налогоплательщиков, применяющих пониженные налоговые ставки (список указан в п. 2.1 ст. 283 НК РФ).

Налогооблагаемая прибыль с 1 января 2017 года по 31 декабря 2030 года может быть определена как уменьшать на убытки прошлых лет, но не более чем на 50% (п. 1, 2, 2.1 ст. 283 НК РФ).

Перенос убытков возможен только при соблюдении ряда условий:

• убыток рассчитан по правилам гл. 25 НК РФ, регулирующей уплату налога нп на прибыль;
• все первичные документы по доходам и расходам, которые повлияли на расчет, должны быть в наличии и оформлены правильно;
• суммы убытков должны быть отражены в декларациях по налогу на прибыль за нужные периоды;
• документы по убыткам нужно хранить весь срок, пока компания уменьшает ими налоговую базу.

Согласно представленному списку, важным требованием является документальное подтверждение убытка. По данному вопросу Министерство финансов опубликовало ряд разъяснений. В одном из последних писем, датированным 16 марта 2026 года № 03-03-06/2/20810, акцентируется внимание на том, что организации должны сохранять документацию, служащую доказательством убытка, на протяжении всего срока , когда они уменьшают налоговую базу на суммы ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283 НК РФ).

Сроки хранения документов по НК РФ

В соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации, все организации и индивидуальные предприниматели должны хранить бухгалтерские и налоговые документы, а также документы, подтверждающие их доходы и расходы, в течение пяти лет. Этот период отсчитывается с момента последнего использования документа для формирования налоговой отчетности, расчета и уплаты налога на прибыль, а также для подтверждения доходов и расходов (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ).

Если убытки переносятся на будущие периоды, срок хранения подтверждающих документов увеличивается. В соответствии с законодательством, организации должны сохранять документы, касающиеся убытков, в течение пяти лет после окончания налогового периода, в котором они в последний раз использовали сумму убытка для снижения налогооблагаемой базы.

Для уменьшения налогооблагаемой базы за текущий год на сумму убытков, возникших в прошлые периоды, необходимо предварительно удостовериться в наличии всех документов, подтверждающих размер и время возникновения переносимого убытка.

Налоговые проверки не затрагивают установленный срок хранения документов, подтверждающих убытки. В случае, если убыток не был перенесен в полном объеме, и организация продолжит использовать его для снижения налога на прибыль, срок хранения соответствующих документов превысит пять лет.

Несмотря на то, что налоговые органы уже проводили проверку по периоду, когда компания понесла убытки, документы, подтверждающие эти убытки, необходимо продолжать хранить.