В рамках упрощенной системы налогообложения (УСН) дебиторскую задолженность компании можно списывать либо за счет резерва на сомнительные долги, либо сразу учитывать в составе финансовых результатов. Однако в налоговом учете дебиторскую задолженность нельзя включать в вычеты по УСН «Доходы минус расходы.
Дебиторская задолженность возникает, когда одна из сторон договора выполнила свои обязательства, а другая сторона еще этого не сделала. К ней могут относиться, например, неоплаченные поставки товаров, оказанные услуги, полученные предоплаты за будущие поставки, подотчетные суммы, а также незачтенные доли в уставном капитале.
Признаки признания задолженности безнадежной для УСН
В соответствии с п. 77 Положения по бухгалтерскому учету, утвержденного Минфином РФ от 29 июля 1998 года №34, организации, применяющие упрощенную систему налогообложения, должны учитывать безнадежную задолженность в процессе списания.
К основным критериям, определяющим признание задолженности как безвозвратную, относятся:
- Пропуск срока исковой давности. В соответствии со статьей 196 Гражданского кодекса Российской Федерации, общий срок давности составляет три года, отсчитываемых с момента возникновения обязательства или получения последнего документа, подтверждающего его наличие. Признание долга должником или совершение иных действий, свидетельствующих о его признании, приводит к новому течению срока давности. В любом случае, общий срок давности не может быть более десяти лет с момента нарушения права.
- При закрытии организации или прекращении деятельности индивидуального предпринимателя задолженность может быть признана безнадежной после внесения соответствующей записи в государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ) или реестр индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП). Но если ликвидация была проведена по иным основаниям, например, из-за неверных сведений, такая задолженность не признается безнадежной.
- Решение судебного пристава-исполнителя о завершении исполнительного производства в связи с неспособностью взыскать долг, также является индикатором безнадежной задолженности.
Порядок учета безнадежной задолженности на УСН в 2025 году
Для погашения задолженности необходимо выполнить ряд действий в определенной последовательности:
Шаг 1. Инвентаризация задолженностей
Для контроля за состоянием дебиторской задолженности целесообразно проводить инвентаризацию не только ежегодно, при подготовке годовой отчетности, но и каждый квартал. С 2025 года процедуру инвентаризации будет регламентировать федеральный стандарт бухгалтерского учета 28/2023 «Инвентаризация».
Проведение инвентаризации расчетов, подобно любой другой инвентаризации, осуществляется на основании приказа руководителя. В указанном приказе определяются проверяемые участки, сроки проведения и утверждается состав инвентаризационной комиссии.
На основании проведенной инвентаризации составляется Акт, в котором содержится информация о счетах бухгалтерского учета, используемых для учета расчетов. В нем также отражается классификация задолженности по категориям: подтвержденная, неподтвержденная и просроченная (с истекшим сроком исковой давности). Подробные сведения о дебиторах и кредиторах, включая конкретные суммы задолженностей, обычно приводятся в приложении к данному Акту.
После этого выполняются выверки расчетов с дебиторами, к документам добавляются договоры, накладные, акты приема-передачи, платежные поручения и прочие подтверждающие документы. На их основе руководитель принимает решение о погашении задолженности.
Шаг 2. Подготовка служебной записки
Начальнику компании целесообразно готовить служебную записку, например, от руководителей финансовой или юридической службы. Данный документ содержит аргументацию, необходимую для списания долга, и является основанием для выпуска соответствующего приказа.
Шаг 3. Приказ о списании задолженности
Решение о списании просроченной задолженности принимается на основании служебной записки и оформляется подписью руководителя организации. Обычно приказ содержит следующую редакцию:
«По итогам инвентаризации расчетов за девять месяцев 2025 года и в соответствии со служебной запиской начальника юридического отдела Капитонова И. И. от 11 октября 2025 года, следует списать дебиторскую задолженность ООО «Квартет» на сумму 20 000 рублей как не подлежащую взысканию».
Издавать распоряжение не требуется, если задолженность не признана невозвратной и не подлежит списанию.
На упрощенной системе налогообложения в бухгалтерском учете допустимо отражение долга как за счет резерва, так и непосредственно в составе прочих расходов.
В части налогового учета, при использовании упрощенной системы налогообложения «доходы минус расходы», списание безнадежной задолженности не оказывает влияния на определение налоговой базы, поскольку данные расходы не включены в перечень, установленный пунктом 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ.
Для предприятий, применяющих УСН «доходы», списание указанной задолженности не допускается.
Шаг 4. Оформление списания в учете
Бухгалтерская справка оформляется после инвентаризации и выпуска приказа о списании. Также собираются документы, относящиеся к сделке с должником, такие как договоры, накладные, платежные поручения и другие. В случае прерывания срока исковой давности к делу прилагаются акты сверки или письма.
Данные, полученные в ходе инвентаризации, отражаются в бухгалтерской отчетности за отчетный период, в течение которого она была осуществлена.
Бухгалтерские записи, связанные со списанием дебиторской задолженности на УСН:
ДЕБЕТ 63 КРЕДИТ 62 (71, 73, 76 и т.д.) — если задолженность списывается за счет резерва по сомнительным долгам.
В случае отсутствия необходимого резерва или его непредварительного формирования, задолженность относится к внереализационным расходам.
Задолженность, признанная безнадежной, отражается за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» и хранится там в течение пяти лет.
Автор. Е.Грицак