Обязательным является учет всех финансовых поступлений и выплат для индивидуальных предпринимателей и организаций, использующих специальные налоговые режимы, такие как УСН, ОСНО, ПСН и ЕСХН. Этот учет ведется в Книге учета доходов и расходов (КУДиР), которая представляет собой последовательный перечень всех денежных операций.

Книга учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей (КУДиР) представляет собой перечень всех денежных операций, расположенных последовательно во времени. Данная форма была утверждена приказом ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@. Возможно ведение книги с использованием специализированного бухгалтерского программного обеспечения или на персональном компьютере, при этом можно загрузить необходимые шаблоны в формате Excel или PDF.

Учетная книга формируется на каждый календарный год. В случае начала деятельности предприятия в середине года, книга открывается с даты его государственной регистрации.

Данные в КУДиР отражаются на основании документов, подтверждающих операции, например, платежных поручений или чеков, и фиксируются по мере их проведения, с точным соблюдением хронологического порядка.

Структура разделов, подлежащих заполнению, определяется выбранной системой налогообложения.

• Предприятия, применяющие упрощенную систему налогообложения и выбравшие метод расчета «Доходы», должны заполнить в Книге учета доходов и расходов два раздела: Раздел I, отражающий доходы, и Раздел IV, посвященный торговому сбору).
• Предприятия, применяющие упрощенную систему налогообложения («Доходы минус расходы»), формируют три раздела налоговой декларации: Раздел I (отражающий доходы и расходы), Раздел II (касающийся основных средств) и Раздел III (показывающий убыток).
• Сотрудники, работающие по гражданско-правовым договорам, формируют отчет о выполнении работ и предоставленных услуг для патента, в котором указываются исключительно полученные доходы.

В случае, когда компания регулярно получает платежи от клиентов, ежедневно формируются и соответствующие записи.

После получения платежа от клиента или осуществления выплаты, данная операция фиксируется в Разделе I. Отмечается:

• Номер по порядку (столбец 1).
• В столбце 2 указывается дата и номер первичного документа, например, «09.01.2024 п/п №1»).
• В столбце 3 содержится описание операции. Здесь дается краткое изложение ее сути, например, «Оплата по договору…»).
• Каждая сумма относится к одному из графов: либо к доходам (столбец 4), либо к расходам (столбец 5).

Расчеты производятся ежеквартально, а также нарастающим итогом за полгода, девять месяцев и за год. Информация фиксируется в специально отведенных строках.

Новую КУДиР можно применять с 1 апреля 2025 года

Разделы с I по IV заполняются по мере поступления необходимой информации, такой как затраты на основные средства, торговый сбор и другие данные.).

Возможно ли формирование записей в КУДиР не за каждую отдельную операцию, а единой суммой в конце отчетного квартала

Не допускается объединение операций в одну общую сумму в конце квартала. Налоговые органы пояснили, что данный метод противоречит действующим нормам.

Сведение операций в одну сумму в конце отчетного квартала не соответствует установленным нормам ведения книги учета доходов и расходов.

В соответствии с пунктом 1 Порядка заполнения книги учета, утвержденного приказом ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@, каждая хозяйственная операция должна быть зафиксирована в ней отдельно по мере ее осуществления, с указанием даты и ссылкой на первичный документ. Несоблюдение этого порядка квалифицируется как ошибочное отображение доходов и расходов.

Лишь при соблюдении данной методики книга учета будет соответствовать нормам налогового законодательства. В случае нарушения последовательности, например, если запись о реализации предшествует записи об оплате, налоговые органы не примут данные расходы.

За неверное отображение операций в книге учета доходов и расходов, приведшее к занижению суммы налога, компанию могут наказать штрафом в размере 20% от неуплаченной суммы налога, но не менее 40 000 рублей, а за отсутствие или существенное нарушение установленных правил учета — от 10 000 до 30 000 рублей.

Как исправить ошибку в КуДИР

Независимо от того, в каком формате выпущена книга – бумажном или электронном – внесение правок в Книгу учета доходов и расходов возможно.

При внесении изменений в бумажный документ следует руководствоваться стандартными процедурами, применяемыми к бухгалтерской документации:

1. Ошибки отмечаются перечеркиванием одной линией.
2. Вносится правильная запись.
3. На полях пишется «Исправленному верить».
4. Подтверждение записи осуществляется путем проставления подписи и печати уполномоченного сотрудника, а также указанием даты.

При работе с электронными документами процесс корректировки более удобен: достаточно внести исправления в КУДиР и создать ее заново. Бухгалтерские программы автоматически не позволят выполнить операцию, в которой нарушена последовательность.

Обнаружение ошибки в годовой отчетности требует внесения корректировок посредством отдельного документа, формирующего запись в Книге учета доходов и расходов (КУДиР), и оформления бухгалтерской справкой. В большинстве случаев это повлечет за собой подачу уточненной налоговой декларации.