Выдачу подотчетных средств наличными стараются избегать, предпочтение отдается безналичному перечислению на карту. Однако следует учитывать, что банковский контроль постоянно ужесточается, и средства, перечисленные сотруднику на карту, могут быть списаны банком по другим основаниям, а сама карта – заблокирована.

Оптимальным решением является фиксация порядка выдачи подотчетных средств на карты сотрудников в локальном нормативном документе компании, таком как Положение о расчетах с подотчетными лицами. Однако, на практике это часто не реализуется.

Порядок предоставления денег в подотчет, установленный компанией, целесообразно оформить в учетной политике. В этом документе также можно сразу указать возможность выдачи сумм подотчета как через кассу, так и на банковские карты сотрудников.

Выдавать деньги под отчет разрешено только тем сотрудникам, с которыми работодатель заключил трудовой или гражданско-правовой договор. Список лиц, которым допустимо предоставление денег под отчет, определен в подпункте 6.3 пункта 6 Инструкции ЦБ от 11 марта 2014 года № 3210-У и письме ЦБ от 2 октября 2014 года № 29-Р-Р-6/7859.

За последние три года законодательство, регулирующее выдачу денег под отчет сотрудникам, не претерпело существенных изменений. Необходимо корректно оформлять платежные поручения при переводе подотчетных средств, чтобы банк мог верно определить характер платежа и правильно оформить авансовый отчет. Эта мера приобрела особую значимость в связи с ростом числа самозанятых и индивидуальных предпринимателей среди работников компаний.

Основание для выдачи денег под отчет

Ранее выдача денег на подотчетные расходы осуществлялась бухгалтерией на основании заявления сотрудника и распоряжения руководителя.

Ранее обязательным являлось предоставление заявления, однако в настоящее время его наличие не требуется. Заместит его приказ руководителя, который подписывается, включая подотчетное лицо.

В некоторых ситуациях, особенно при большом количестве подотчетных лиц и необходимости упорядочить работу бухгалтерии, заявление может стать ценным инструментом. Решение о составлении такого документа принимают руководитель организации и главный бухгалтер. Если в компании используется заявление, то порядок его применения, а также сроки выдачи денежных средств следует закрепить в положении о расчетах с подотчетными лицами.

Образец запроса на предоставление денежных средств для подотчетных расходов .

Составление приказа на выдачу денежных средств под отчет обязательно.

Предоставить денежные средства авансом возможно двумя способами: наличными, взятыми из кассы, или посредством банковской карты. Наличные выдаются с расчетного счета или из кассы при условии, что они поступили в качестве выручки от продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Использование денежных средств из иных источников для выдачи авансом не допускается. К примеру, нельзя выдать авансом средства, возвращенные в кассу другим сотрудником, работающим по подотчетным средствам.

Какие карты безопаснее использовать для выдачи денег в дорогу

Выплатить деньги под отчёт можно на банковскую карту, на которую начисляется заработная плата, или на любую другую карту сотрудника.

В платежном поручении необходимо указать, что выдаваемые средства являются подотчетными. В графе 24 «Назначение платежа» следует указать, например: «Аванс на командировочные расходы» или «Выдан подотчетные средства на оплату командировочных расходов», «Аванс на хозяйственные нужды» и тому подобное.

При возникновении затруднений с определением платежа, налоговая инспекция может трактовать его как выплату заработной платы, что повлечет за собой доначисление НДФЛ и страховых взносов. Как правило, в судебных разбирательствах в подобных ситуациях побеждают компании, однако дополнительные сложности нежелательны никому. Поэтому важно более точно указывать цель платежа.

Согласование перед выплатой подотчетных средств сотруднику

Перед выдачей денег в дорогу убедитесь, нет ли у сотрудника действующего исполнительного производства и не заблокирована ли его банковская карта.

При блокировке карты средства, ранее зачисленные на нее, будут недоступны до снятия ограничения. Соответственно, работник не сможет использовать эти деньги для оплаты материалов или услуг.

Суть проблемы заключается в том, что если судебные приставы перечислят подотчетные средства в счет долга, их возврат будет затруднен. Эти суммы не рассматриваются как социальные выплаты. Приставы имеют право списать их для погашения задолженности. Не подлежат взысканию командировочные расходы, алименты, пособия по беременности и родам и другие подобные выплаты.;

В подобных ситуациях судебные органы не выявляют установленной зависимости между действиями или бездействием судебного пристава и возникшими у организации потерями.

Корпоративная карта

Корпоративные карты представляют собой безопасную и альтернативную возможность. Они могут быть привязаны как к главному расчетному счету, так и к отдельному счету организации.

Перевод суммы, полученной работником под отчет, можно осуществлять на карту. Вероятность внезапной блокировки корпоративной карты значительно меньше, а также исключена возможность списания средств с работника в рамках исполнительного производства.

Отчет по подотчетным деньгам

Работнику необходимо отчитаться по всей сумме выданных ему подотчетных средств. Для этого ему требуется оформить авансовый отчет и приложить все документы об оплате. Это могут быть не только чеки, как было раньше. Подойдут: слипы, квитанции электронного терминала и т.п. (см. например, письмо Минфина России от 21.05.2021 № 03-03-07/38967, согласно решениям АС Московского округа от 19.05.2021 № Ф05-9278/2021 и постановлениям ФАС того же округа от 29.05.2006 № КА-А40/4677-06).

Сотрудник обязан предоставить отчет по подотчетному авансу в течение трех рабочих дней после окончания срока его действия.

Наличие у подотчетного выписки из банка, подтверждающей получение денежных средств от компании и их последующее расходование, будет полезным дополнением. Однако, это не является обязательным требованием, а служит лишь мерой предосторожности.

Авансовый отчет может подписывать исключительно сотрудник, получивший денежные средства. Передача денег от одного подотчетного лица другому не допускается действующим законодательством.

При предоставлении денежных средств сотруднику под отчет оформляется следующий комплект документов

1. Приказ или распоряжение руководителя компании о выдаче работнику денег под отчет. Может быть оформлено Заявление работника на выдачу определенной суммы для закупки ценностей в пользу компании либо служебная записка.
2. Авансовый отчет по форме № АО-1. Скачать форму
3. Подтверждения приобретений, сделанных от имени компании, включают в себя такие документы, как чеки, банковские справки и счета-фактуры).
4. Документы, подтверждающие получение товаров, услуг и работ (например, акты, накладные и другие подобные бумаги), хранятся в бухгалтерии.).