Существует ответ на вопрос о необходимости подачи нулевого отчета по форме 6-НДФЛ. Обязательной сдачи такого отчета не требуется. Тем не менее, перед этим убедитесь, что речь идет именно о нулевом отчете и что нет данных, которые необходимо указать в нем. В противном случае, при отказе от подачи, возможны негативные последствия. Попробуем разобраться в этом вопросе.
Когда сдают 6-НДФЛ
Налоговые агенты обязаны представлять ежеквартальные отчеты по форме 6-НДФЛ. В этом отчете налоговый агент сообщает сведения обо всех физических лицах, получивших от него доход, включая суммы выплат, предоставленные налоговые вычеты, рассчитанный и удержанный НДФЛ, а также сроки его перечисления в бюджет (пункт 1 статьи 80 НК РФ).
В соответствии с письмом ФНС России от 4 мая 2016 года № БС-4-11/7928, организация или индивидуальный предприниматель не обязан представлять нулевой расчет по форме 6-НДФЛ, если не производили выплаты доходов физическим лицам. Однако, если отчет все же подготовлен организацией, налоговый орган должен его принять.
Даже если нулевой отчет 6-НДФЛ не требуется, к этому вопросу следует относиться с должной серьезностью. Необходимо тщательно проверить, что данные для его составления отсутствуют.
Проверьте, все ли показатели нулевые
В ситуациях, когда организация не осуществляет деятельность и не производит выплаты физическим лицам, допустимы нулевые значения в форме 6-НДФЛ. К таким случаям может относиться, например, недавно созданная компания или организация, находящаяся в процессе ликвидации. Однако существуют и другие варианты.
Требуется провести анализ, осуществляла ли компания выплаты физическим лицам, не ограничиваясь только заработной платой. Помимо зарплаты, фирма могла производить следующие выплаты:
- дивиденды;
- материальную помощь;
- арендную плату и др.
Необходимо учитывать, что расчет ведется с начала года по принципу нарастающего итога. Следовательно, если выплаты были осуществлены в первом квартале, а затем в течение оставшегося года не производились, то расчет потребуется произвести как за полугодие, так и за девять месяцев, и за год.
В случае отсутствия сотрудников или их предыдущего наличия, отсутствует потребность в формировании отчета 6-НДФЛ. Если выплаты не производились, то и подавать данный отчет не требуется.
Для заполнения нулевого расчета по форме 6-НДФЛ не требуется специальных знаний.
На обложке документа необходимо указать фирменное название организации и ее полные данные, период, охватываемый отчетом, а также идентификационный номер налогового органа, в который он будет направлен.
В разделах 1 и 2, во всех позициях, где требуется указать числовые значения, необходимо вносить нули.
В каких случаях допустима не нулевая декларация 6-НДФЛ
В случае, если компания в течение года совершила хотя бы одну выплату, следует с осторожностью подходить к формированию нулевого отчета по форме 6-НДФЛ.
Когда отчетность 6-НДФЛ не формируется с нулевыми значениями
Компания была зарегистрирована в первом квартале 2020 года. В штате значился единственный руководитель, находившийся в отпуске без сохранения заработной платы.
В течение первого квартала фирма предоставила нулевую отчетность 6-НДФЛ, поскольку доходы не начислялись, а НДФЛ не удерживался.
В течение второго квартала для составления отчета стали доступны сведения.
В мае 2020 года директор осуществлял трудовую деятельность в течение всего месяца. Ему была начислена заработная плата, и был рассчитан НДФЛ. Выплата была произведена в июне. В июне же был уплачен налог в бюджет.
Начиная с 1 июня, директор находится в отпуске без сохранения заработной платы и вернется к работе 30 сентября.
В течение второго квартала компания предоставила отчетность 6-НДФЛ, содержащую заполненные разделы 1 и 2, отражающие сведения о начисленном доходе, а также суммах начисленного, удержанного и переведенного в бюджет НДФЛ в установленные сроки.
В отчете за третий квартал не следует ожидать отсутствия данных. Обязательно необходимо заполнить раздел 1, касающийся начисленного дохода и удержанного налога.
Какие последствия наступят, если не представлять нулевую отчетность
Суть в том, что инспекторы не располагают информацией о том, что вы не производили начислений работникам.
Налоговую инспекцию необходимо проинформировать о факте отсутствия выплат и предоставить расчет, если вы не нарушаете никаких правил. В противном случае, если вы не предоставите отчет, налоговая служба может заблокировать ваши банковские счета.
Инспекцию можно проинформировать двумя способами.
Первый вариант – это письмо, оформленное в свободной форме. Передать его можно курьером, почтой или посредством телетайпной связи.
Второй вариант – это бланк 6-НДФЛ в своей первоначальной форме, который налоговая инспекция обязана принять.