Одновременное ведение трудовых книжек как в электронном, так и в бумажном формате запрещено. Однако не все работодатели перешли на электронные трудовые книжки, и некоторые организации продолжают использовать бумажный вариант. Это, в свою очередь, увеличило объем работы бухгалтеров, поскольку даже те, кто сохранил бумажные трудовые книжки, обязаны вести учет в электронной форме. Рассмотрим причины этого требования.
Или бумажная, или электронная
При поступлении от работника заявления о переходе на электронную форму трудовой книжки, работодатель имеет право прекратить ведение бумажной трудовой книжки (статья 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ). Бумажная трудовая книжка передается сотруднику, и предприятие больше не несет ответственности за ее хранение.
В случае, если сотрудник выразил желание иметь бумажную трудовую книжку, ответственность и все связанные с ее ведением обязанности по-прежнему ложатся на плечи работодателя.
С 1 января 2021 года для работников, начинающих свою трудовую деятельность, будут вестись исключительно электронные трудовые книжки.
Сотрудник организации имеет право выбрать только один способ ведения трудовой книжки, и об этом его выбор должен быть зафиксирован в письменном заявлении.
Сотрудник, предпочитающий бумажный документооборот, имеет право в любой момент перейти на электронный формат. Это право сохраняется за ним, даже если он покидает компанию и находит новую работу.
Важно сохранять бумажную книгу, так как она содержит информацию о выполненной работе до 2020 года, и её потеря недопустима.
Двойной учет
До 30 июня 2020 года необходимо письменно уведомить каждого сотрудника о его праве на выбор между бумажной и электронной трудовой книгой. До 31 декабря 2020 года работники должны будут предоставить письменное заявление, в котором будет указан их выбор.
Если сотрудник предпочтет бумажную трудовую книжку, бухгалтерии потребуется вести как ее, так и электронную версию. При этом работнику не требуется подавать заявление на оформление такого двойного учета – это действие выполняется бухгалтером автоматически».
Почему?
С 1 января 2020 года все работодатели обязаны предоставлять отчеты обо всех изменениях в кадровом составе в Пенсионный фонд России, в основном, в электронном виде. При этом форма ведения трудовой книжки работника не имеет значения.