Ведение журналов (или книг) учета трудовых книжек – это обязательная кадровая процедура, необходимая для отслеживания перемещения бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, а также самих трудовых книжек, принадлежащих работникам.

В соответствии с требованиями российского законодательства, а именно приказа Министерства труда России от 19 мая 2021 года № 320н, работодатели обязаны вести учёт документов, касающихся трудовой деятельности работников.

Для осуществления данной процедуры требуется ведение двух раздельных журналов:

1. Реестр учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
2. Реестр бланков трудовых книжек и вкладышей к нимё

Журнал регистрации изменений, связанных с трудовыми книжками и вкладышами

Книга учета движения трудовых книжек предназначена для:

• регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей от работников при приеме на работу и при увольнении;
• оформления дубликатов или новых трудовых книжек (вкладышей в них).

В соответствии с пунктом 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, одобренного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19 мая 2021 г. № 320н, работодатели имеют право самостоятельно формировать формы учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, а также вести учет движения этих книжек.

Для оформления книги учета трудовых книжек необходимо соблюдение установленных требований. Это подразумевает:

• облачить журнал в жесткий переплет;
• пронумеровать по возрастающей;
• прошнуровать;
• заверить подписью руководителя организации.

В случае неведения книг учета работодателю грозит административное наказание.

В соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ, нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, регулирующих трудовые отношения, влечет за собой предупреждение или наложение штрафа на должностное лицо в размере от 1000 до 5000 рублей, а на организацию – от 30 000 до 50 000 рублей. При повторном нарушении предусмотрены не только финансовые санкции, но и дисквалификация руководителя (часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ).

Согласно разъяснениям Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации, изложенным в письме от 5 октября 2023 года № 14-6/ООГ-6245, ведение книги учета трудовых книжек в электронном виде не допускается.

Журнал учета бланков трудовых книжек

В справочнике (журнале) по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним необходимо отражать информацию о всех действиях, касающихся получения и использования этих бланков.

В каждом трудовом бланке необходимо указывать серию и номер.

Сутью ведения журнала является контроль за наличием чистых бланков строгой отчётности, которые выдаются бухгалтерией или приобретаются отдельно. В нем отражаются:

• 
  поступление новых бланков (с указанием их серий и номеров);
  

• 
  расходование бланков (когда пустой бланк выдали сотруднику кадровой службы для оформления на нового работника);
  

• уничтожение испорченных бланков.