В разъяснении Минфина России описано, каким образом следует учитывать командировочные затраты в расчётных книжках по взносам, если компания приобрела для своих сотрудников билеты на транспорт до места командировки и обратно, а также оплатила их размещение в гостинице.

Документ – письмо Минфина России от 15 мая 2025 г. № 03-15-05/47702

Для определения того, в какие именно разделы и строки командировочные расходы сотрудников включаются, необходимо знать, как с них уплачиваются страховые взносы.

Согласно пункту 2 статьи 422 Налогового кодекса определен перечень командировочных расходов, не подлежащих обложению страховыми взносами. Этот перечень аналогичен тому, что установлено для налога на доходы физических лиц. В него входят:

• суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством в пределах: не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке по России, и не более 2500 рублей за каждый день загранкомандировки;
• фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно;
• сборы за услуги аэропортов;
• комиссионные сборы;
• расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения, пересадок, на провоз багажа;
• расходы по найму жилого помещения;
• расходы по оплате услуг связи;
• расходы по получению и регистрации служебного или дипломатического паспорта;
• расходы на получение виз;
• расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

В случае предоставления документального подтверждения и оформления авансового отчета по командировке, указанные расходы не подлежат обложению страховыми взносами.

В случае отсутствия документального подтверждения расходов, указанные выплаты подлежат обложению страховыми взносами в соответствии с установленными правилами.

Как в РСВ отражать командировочные расходы?

В расчете по страховым взносам учитываются все выплаты работникам, которые являются объектом налогообложения страховыми взносами, включая суммы, выплаченные организацией для покрытия расходов на служебные поездки. В частности подразделе 1 раздела 1 командировочные должны быть отражены:

• 
  по строке 030 «Сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц в соответствии со статьей 420 Налогового кодекса Российской Федерации»;
  

• 
  по строке 040 «Сумма, не подлежащая обложению страховыми взносами в соответствии со статьей 422 Налогового кодекса Российской Федерации»
  

Основа для начисления страховых взносов (указана в строке 050) рассчитывается как разница между значениями строк 030 и 040, относящихся к подразделу 1 раздела 1 формы РСВ.

Кроме того, командировочные расходы включаются в раздел 3 РСВ по конкретным работникам, подлежат включению в базу для исчисления страховых взносов

Выплаты, произведенные организацией для покрытия расходов на служебную командировку работника, учитываются в разделе 3, в графе 140 «Сумма выплат и иных вознаграждений», подраздела 3.2.1 (Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных физическому лицу).

В строке 150 подраздела 3.2.1 «База для исчисления страховых взносов в пределах предельной величины» указывается база по работнику, которая рассчитывается как разница между суммой выплат и иных вознаграждений, зафиксированных в графе 140 подраздела 3.2.1, и суммой его расходов на командировку.

В соответствии с пояснениями Минфина России, организация учитывает затраты на командировки своих сотрудников в соответствующих графах Расчета, вне зависимости от способа их финансирования.