Электронная накладная применяется в основном при авиационных и комбинированных грузоперевозках. С 1 сентября 2026 года ее применение станет обязательным для всех заинтересованных сторон.

7 июня 2025 года Федеральным законом № 140-ФЗ были внесены коррективы, касающиеся развития системы электронных перевозочных документов. Эти изменения затронули Воздушный кодекс Российской Федерации. В соответствии с обновленной версией пункта 3 статьи 105 кодекса, с 1 сентября 2026 года в обязательном порядке необходимо составлять грузовые накладные в электронном виде. В определенных ситуациях, перечень которых будет установлен Министерством транспорта России, допускается оформление бумажных документов.

17 марта 2026 года на портале проектов нормативных актов появился документ, которым ФНС утвердила формат электронной грузовой накладной.

В электронной грузовой накладной содержатся сведения, аналогичные бумажной: данные об отправителе, перевозчике, получателе, описание груза и условия транспортировки.

Документ включает в себя четыре файла, называемые «титулами». Каждый титул заполняется ответственным участником перевозки и заверяется с использованием квалифицированной электронной подписи (УКЭП) или усиленной неквалифицированной подписи (УНЭП) посредством приложения «ГосКлюч».

1. Информация о товаре и участниках сделки предоставляется отправителем.
2. Подтверждение погрузки. Заполняет Перевозчик.
3. Осуществление доставки и проверка содержимого груза производятся Грузоотправителем.
4. Завершение перевозки. Заполняет Перевозчик.

Информация, предоставляемая перевозчиком, включает исчерпывающие данные об отправителях грузов: их наименования, идентификационные номера налогоплательщиков, адреса, а также наименование и код пунктов отправления и назначения, номер рейса, дату и время отправки, габариты и вес перевозимого груза.

В сведениях о грузе содержится: наименование товара, число мест, вес (общий и чистый), размеры и специфические характеристики (например, если груз представляет опасность или требует соблюдения температурного режима). Помимо этого, в информации указываются аэропорты или пункты отправления и доставки, номера рейсов, даты вылета и прибытия.

К данным, предоставленным перевозчику ранее в файле 1, грузоотправитель должен добавить уточнения. Подпись грузоотправителя на файле – усиленная электронная подпись.

Информация, предоставляемая грузоотправителем, включает: данные о количестве, качестве, дате, времени и месте выдачи груза, а также сведения о фактических характеристиках принятого груза и обстоятельствах его получения, а также особые примечания о недостатках или повреждениях.

Транспортная компания предоставляет сведения, удостоверяющие факт погрузки и передачи груза получателю.

Как подготовится к переходу на электронные накладные

Электронные товарно-транспортные накладные передаются посредством операторов информационных систем, которые в автоматическом режиме пересылают сведения в государственную информационную систему «ГосЛог».

Для начала использования электронных перевозочных документов требуется:

1. получить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) на руководителя (ИП) или сертификат квалифицированной электронной подписи;
2. оформить машиночитаемую доверенность (МЧД) для сотрудников;
3. подключиться к одному из аккредитованных операторов ИС ЭПД — организации, которая предоставляет услуги по передаче электронных перевозочных документов между участниками перевозки и в ГИС ЭПД (перечень аккредитованных операторов размещен на сайте Минтранса России);
4. предоставить доступ к сервису для сотрудников компании и назначить администратора, при необходимости подключить водителей.