Вносить изменения в подраздел 1.1 единой формы ЕФС-1 при изменении названия должности не требуется, если трудовые обязанности остались прежними и штатное расписание не корректировалось. В данном случае необходимо принимать во внимание некоторые особенности.

Сведения о трудовой деятельности представляют в составе единой формы ЕФС-1. Это подраздел 1.1 раздела 1 формы. При заполнении графы 6 подраздела 1.1 ЕФС-1 следует ориентироваться именно на фактическую работу (трудовую функцию), которую выполняет работник, а не наименование должности работника.

В случае изменения должностных обязанностей и внесения изменений в штатное расписание, при переименовании должности сотрудника необходимо подать раздел 1.1 формы ЕФС-1 с указанием кода мероприятия «ПЕРЕВОД».

При изменении наименования должности сотрудника или структурного подразделения необходимо оформить кадровое мероприятие «Перевод», которое фиксируется в графе 5 « Обязанности работника (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение » в разделе, посвященном наименованию новой должности или структурного подразделения, следует указать соответствующие реквизиты. В подразделе «Основание» необходимо указать реквизиты дополнительного соглашения к трудовому договору и реквизиты документа, на котором основывается изменение, – этот подраздел может содержать несколько записей).

В представленном отчете также предусмотрено кадровое мероприятие – «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ», которое необходимо оформлять при реорганизации.

Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 при реорганизации

В случае слияния организаций в СФР необходимо подать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с кадровым мероприятием (далее – КМ), обозначенным как «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ».

В графе 2, обозначенной как «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ», следует фиксировать даты начала трудовой деятельности застрахованного лица в организации-правопреемнике, подтвержденные соответствующим документом, например, приказом или распоряжением).

По информации социального фонда, данные, касающиеся КМ «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ», могут быть предоставлены в Социальный фонд России как организацией-правопреемником, так и организацией-правопредшественником. В этом случае необходимо указать прежний и новый регистрационные номера страхователя в СФР. При этом предпочтительным вариантом является предоставление информации организацией-правопреемником, то есть новым работодателем.

Информация о трудовой истории в отношении застрахованных лиц, выбравших продолжение работы у нового страхователя (организации-правопреемника), должна быть предоставлена в отношении всех таких лиц).

В случае, если сотрудник не согласен на дальнейшую работу в связи с реорганизацией организации, до момента окончания процедуры реорганизации следует предоставить сведения о нем в ЕФС-1 с кодом «УВОЛЬНЕНИЕ».

В письме от 25 июня 2024 года № 19-20/28627 Социальный фонд представил такое объяснение.

Как поступить в ситуации, когда при объединении компаний произошли изменения в наименованиях должностей сотрудников

При реорганизации юридического лица и изменении наименования должности сотрудника, помимо кадрового мероприятия «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ», требуется оформить кадровое мероприятие «ПЕРЕВОД».

Отчет может предоставить исключительно организация, являющаяся правопреемником.

В случае изменения наименований должностей при реорганизации, необходимо также предоставить раздел 1.1 формы ЕФС-1 с кодом операции «ПЕРЕВОД» для соответствующих сотрудников.

В поле 5, предназначенном для указания трудовой функции (должности, профессии, специальности, квалификации, конкретного вида поручаемой работы), а также наименования структурного подразделения, следует внести сведения о новой должности или структурного подразделения.

В письме от 3 июня 2025 года № 19-20/29043 Социальный фонд предоставил соответствующие разъяснения.