Иногда случается, что работник отсутствует на рабочем месте в течение продолжительного периода. В таких случаях работодателю важно корректно оформить эту ситуацию. У бухгалтеров возникает вопрос о необходимости внесения сведений о таком работнике в отчетность ЕФС-1.
Что законодательство понимает под «невыясненными причинами»?
Как правило, уволить работника за прогул можно лишь при условии, что работодатель убедился в отсутствии уважительных оснований для его отсутствия (например, если сотрудник не оформил отпуск и самовольно ушел). В случае, если причина отсутствия может быть признана уважительной, не стоит торопиться с прекращением трудового договора.
Пока ситуация не станет понятной, в табеле учета рабочего времени фиксируется отсутствие сотрудника по невыясненной причине (как правило, используется код «НН»).
Работодатель также обязан зафиксировать отсутствие сотрудника. Для этого оформляется соответствующий документ в присутствии как минимум двух свидетелей. В документе отражаются:
- фамилия, имя, отчество отсутствующего сотрудника;
- точная дата и время его отсутствия на рабочем месте;
- дата и время составления самого акта;
- данные свидетелей, подписавших документ.
После этого сотруднику необходимо подписать акт, подтвердив его получение.
В табеле учета рабочего времени отметка об окончательном прогуле (код «ПР») ставится лишь при наличии подтвержденного факта дисциплинарного проступка и документальных свидетельств, свидетельствующих об отсутствии уважительных причин отсутствия работника.
Следует ли добавить в подраздел 1.2 информацию о работниках, отсутствующих без объяснения причин?
Речь идет о подразделе 1.2 ЕФС-1.
Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» формы ЕФС-1 — это, как правило, ежегодный отчет. Стандартный срок его сдачи — не позднее 25 января года, следующего за отчетным.
Существуют ситуации, требующие предоставления данного отчета заблаговременно, то есть в срок до одного года):
- Сотрудник выходит на пенсию.
- Организация (или ИП) ликвидируется и прекращает деятельность.
Главный вопрос заключается в том, целесообразно ли включить в подраздел 1.2 информацию о лицах, отсутствующих без установленных причин»?
Ответ СФР – да, нужно (письмо от 26.06.2025 г. № 19-20/33470).
В случае, если сотрудник отсутствует на работе более месяца, и причины его отсутствия не установлены, он должен быть указан в подразделах 1.2 формы ЕФС-1 за соответствующий отчетный период.
Как именно заполнить:
- В отчете строка, посвященная отсутствию сотрудника по не установленной причине, указывается отдельно.
- В графе «Дополнительные сведения» указывается код «НЕОПЛ», обозначающий неоплачиваемый период).
Данное положение действует во всех ситуациях, когда у работодателя отсутствует информация о причине отсутствия работника, что исключает возможность как стандартной оплаты труда (при уважительной причине), так и применения дисциплинарного взыскания в виде увольнения за прогул.
