Оформление документов штампом – это не просто обязательная процедура, а важный способ защиты при передаче бумаг. Применяется оно при обмене документами между компаниями, отправке в государственные органы или архив, а также для внутреннего учета. Требования к бланкам могут отличаться для налоговой инспекции и архива, а для деловых партнеров можно создать свой собственный шаблон.

Опись не всегда требуется, однако существуют обстоятельства, при которых она необходима.

Обязательность составления описи документов наступает в 2026 году?

В первую очередь это подразумевает предоставление документов в государственные органы, такие как Федеральная налоговая служба, суд или Социальный фонд России. Например, это необходимо для ответа на запрос ФНС, при подаче исковых заявлений в арбитражный суд или для передачи материалов в архив. В последнем случае используется специальный бланк, и подготавливаются два экземпляра: один остается в соответствующем подразделении, а второй направляется в архив.

Опись также составляется при ликвидации организации, при смене лица, ответственного за определенные функции, например главного бухгалтера, или при увольнении сотрудника.

В других ситуациях решение о создании описи остается за самой организацией.

Опись документов для передачи в налоговую

При подаче документов в налоговую инспекцию на бумажном носителе требуется их оформление описи.

Не существует единого шаблона: можно применять любой удобный вариант или форму, предложенную в налоговой инспекции. Опись может быть оформлена как самостоятельный документ или быть частью сопроводительного письма (согласно пункту 6 Приложения № 18 к Приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ‑7‑2/628@).

Что указать в описи:

• реквизиты отправителя: наименование организации или ИП, ИНН, КПП, юридический адрес, телефон;
• данные получателя: полное наименование ИФНС;
• название документа: «Опись документов для передачи в ИФНС»;
• исходящий номер и дату регистрации;
• ссылку на требование ФНС (номер и дату запроса, по которому направляют бумаги);
• перечень документов: с порядковым номером, названием, форматом (оригинал/копия), регистрационными данными и количеством листов по каждому;
• общее число листов;
• подпись руководителя организации или ИП;
• печать — если есть.

При отправке документов почтой с объявленной ценностью необходимо подготовить сопроводительную опись, где оператор зафиксирует перечень и количество приложенных материалов. Если объем документов значителен, объедините их в тома, не превышающие 150 страниц в каждом. Обязательно пронумеруйте, прошейте и закрепите их печатью и подписью. На заверительной надписи (на наклейке последнего листа) укажите:

• число пронумерованных и прошитых листов (цифрами и прописью);
• дату формирования тома;
• фамилию, инициалы и подпись руководителя (ИП).

При подаче документов в электронном виде, используя систему ТКС или личный кабинет налогоплательщика, состав перечня зафиксирован автоматически с помощью программного обеспечения.

Образец описи:

Сопроводительные документы для передачи документов в другую организацию

Опись подтверждает факт передачи документов получателю в указанном количестве.

Законодательство не содержит единой установленной формы. В случае, если сторонами договора не был согласован отдельный бланк, допускается создание собственного шаблона.

К составлению документа обязательно относят следующие сведения:

• наименование компании-отправителя документов;
• наименование организации-получателя;
• дата составления;
• перечень передаваемых документов с указанием количества листов и экземпляров;
• общее количество листов;
• причина передачи документов (например, ссылка на пункт договора или переписку);
• должность, подпись и расшифровка лица, ответственного за передачу документов;
• должность, подпись и расшифровка лица, ответственного за прием документов.

Составленную опись заверяет сотрудник, отвечающий за организацию документооборота в компании (например, помощник руководителя, специалист по делопроизводству, секретарь). Лицо, принявшее документы, подтверждает факт получения, внося в предназначенное для этого поле свои фамилию, имя, отчество, занимаемую должность и дату.

Документ оформляется в двух копиях: одна остается у отправителя, а вторая передается получателю. Неиспользуемые строки в таблице зачеркиваются.

Образец описи

Для отправки регистрируемых почтовых отправлений с объявленной ценностью можно использовать форму №107 «Опись вложения», если документы передаются по почте).

Опись документов для передачи в архив

Соответствующая форма установлена нормативными документами:

• для бумажных документов — приложение № 23 к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526;
• для электронных дел — приложение № 24 тех же Правил.

Описания составляются индивидуально для каждой категории:

• дела постоянного хранения;
• дела временного хранения (свыше 10 лет);
• дела по личному составу;
• документы с меньшими сроками хранения, если их тоже передают в архив.

Количество экземпляров зависит от категории дел:

• для постоянного хранения — минимум четыре (три бумажных, один электронный);
• для дел по личному составу организаций — источников комплектования госархивов — тоже четыре (три бумажных, один электронный);
• для аналогичных дел организаций, не входящих в источники комплектования, — минимум три экземпляра.

Каждая запись должна содержать:

• порядковый номер дела (тома или части);
• делопроизводственный индекс — номер из номенклатуры дел организации;
• заголовок, полностью совпадающий с тем, что указан на обложке;
• даты дела;
• количество листов;
• срок хранения.

Важные нюансы:

• заголовки вносят по схеме систематизации на основе номенклатуры дел;
• если дело состоит из нескольких томов, каждый получает отдельный номер;
• нумерация — валовая за несколько лет;
• при одинаковых заголовках подряд пишут полный вариант только для первого дела, остальные отмечают как «То же», но остальные данные заполняют полностью (на новом листе заголовок всегда пишут целиком);
• в графе «Примечания» фиксируют особенности состояния документов, передачу другим подразделениям, наличие копий и т. д.

В завершение описи составляется заключительная запись, в которой фиксируется общее число обработанных дел (как в числовом, так и в словесной форме), а также указываются первый и последний номера. Также в ней делается пометка об особенностях нумерации, например, о наличии пропущенных или буквенных обозначений).

К описанию могут быть добавлены справочные материалы, включающие титульный лист, перечень обозначений, введение, список сокращений и указатели (при необходимости).

Документ подписывают:

• руководитель структурного подразделения, передающего документы;
• сотрудник архива, ответственный за прием.

Образец описи

Опись АДВ‑6‑1 для СФР

Форма АДВ‑6‑1 – это необходимый документ для предоставления бумаг в Социальный фонд России (СФР). Она содержит информацию о перечне и количестве отправленных бланков. Данная форма используется с 15 декабря 2023 года и была утверждена приказом СФР от 30 октября 2023 года № 2153.

АДВ‑6‑1 формируются не всегда, а только в случаях, когда требуется задокументировать исчерпывающий список документов. Например:

• при отправке форм о страховом стаже сотрудников;
• для передачи корректирующих сведений по форме СЗВ‑К;
• в ответ на индивидуальные запросы СФР.

При заполнении отчета по форме ЕФС‑1 составление описи не требуется, так как вся необходимая информация содержится непосредственно в этой форме

Текущую версию формы АДВ‑6‑1 и пример заполнения можно отыскать в официальных источниках или на специализированных сайтах, посвященных отчетности в Социальном фонде России.

Автор. Е.Грицак