Как бухгалтеру работать с реестром перевозчиков в системе «ГосЛог», который заработает в 2026 году: руководство по контролю над поставщиками услуг и сохранению налоговых льгот

Это влечет за собой возникновение новой области повышенного внимания для специалистов по учету.

Определяем, кто находится под угрозой: не код видов экономической деятельности имеет значение, а выполняемые задачи

Распространенная ошибка среди бухгалтеров заключается в том, чтобы полагаться на формальные характеристики, такие как классификатор ОКВЭД 52.29. Тем не менее, законодательство (статья 801 Гражданского кодекса РФ) определяет деятельность транспортного экспедитора через реальное выполнение определенных действий: организацию транспортировки грузов, оформление необходимой документации и привлечение компаний-перевозчиков. Таким образом, все организации, использующие услуги стороннего исполнителя по договору на оказание услуг транспортной экспедиции, обязаны удостовериться в наличии записи контрагента в базе данных «ГосЛог». Если ваша компания фактически выполняет функции организатора перевозки (выбирает перегонщиков грузов и оформляет документы), а не просто передаёт заказ – внесение информации о своей деятельности является вашей непосредственной обязанностью. В противном случае, если вы приобретаете эти услуги у других компаний — вам необходимо проверять информацию об этих компаниях.

Когда проверка обязательна:

1. На стадии заключения соглашения. Перед подписанием убедитесь в наличии соответствующей записи. Проверка, проведенная после возникновения претензий со стороны налогового органа, не будет признаваться как проявление разумной осмотрительности.
2. При обработке первичной документации. Проверяйте актуальную информацию о статусе на момент создания электронной транспортной накладной, акта или счета-фактуры.
3. Непосредственно перед осуществлением платежа. Информация о положении дел с контрагентом могла быть обновлена после подписания акта и до момента отправки денег.

Функциональные обязанности бухгалтерии: важность соблюдения установленных процедур.

Федеральная налоговая служба считает анализ информации из государственного реестра частью процесса надлежащей проверки. Отсутствие данных о компании – не всегда повод для отказа, однако это может служить серьезным основанием для налогового органа при оценке законности сделки. Рассмотрим детали.

1. Налог на прибыль и НДС: точка зрения ФНС. В соответствии с официальным разъяснением Минтранса, сформированным исходя из позиции Федеральной налоговой службы, сам факт отсутствия перевозчика в реестре не является автоматическим основанием для отказа в признании расходов или применения вычетов.

Когда риски минимальны:

• Перевозчик своевременно предоставил уведомление (для организаций, уже зарегистрированных — не позднее 30 апреля 2026 года).
• Задержка внесения информации в государственный список произошла по обстоятельствам, находящимся за пределами контроля организации: сбой работы онлайн-сервиса, большая загруженность системы, длительная проверка со стороны Ространснадзора.
• Критически важный момент: данная мера безопасности эффективна исключительно при условии, что информация в заявлении является правдивой. В случае предоставления неверных данных перевозчиком (например, утаил факт наличия судимости у руководителя), отсылка к технической неполадке окажется бесполезной – средства будут списаны.

Рекомендации для вас: получите от контрагента подтверждение из его личного профиля на портале Госуслуг, содержащее дату и время отправки уведомления. Этот документ поможет вам защитить свои интересы при взаимодействии с налоговыми инспекторами.

Риски максимальны, если:

• Перевозчик не направил уведомление или допустил пропуск установленного срока по собственной ошибке.
• Отказ был получен из-за предоставления ложной информации.

В подобной ситуации налоговый орган, скорее всего, отклонит заявленные затраты как не имеющие под собой оснований. В этом случае вам потребуется подтверждать фактическое осуществление сделок непосредственно в судебном разбирательстве.

2. Особенности применения НДФЛ и страховых взносов. Если экспедитор выступает в роли физического лица, а не индивидуального предпринимателя, вы обязаны действовать как налоговый агент. Отсутствие такого физлица в соответствующем перечне должно насторожить представителей налоговой службы относительно вероятности маскировки трудовых отношений под гражданско-правовые договоры.

Возможна ли отнесение расходов на вычет при отсутствии экспедитора в официальном списке участников?

Техническая проверка: как и где искать

Список является общедоступным – сведения о компаниях, включенных в него, открыты для ознакомления всем желающим. Применяйте все имеющиеся инструменты:

1. Сервис «ГосЛог». Поиск по идентификационному номеру налогоплательщика или основному государственному регистрационному номеру – основной метод.
2. На официальном веб-ресурсе Министерства транспорта, в подразделе «Открытые данные», доступен для скачивания полный перечень участников в формате CSV или Excel. Для быстрого поиска информации воспользуйтесь функцией поиска внутри документа.
3. Существуют онлайн-сервисы по проверке юридических лиц (например, «Главбух Контрагенты»), которые объединяют сведения из системы «ГосЛог» в профиле организации.
4. После внесения информации об экспедиторе в официальный список, он сможет получить выписку через личный кабинет на портале Госуслуги и сохранить ее в формате PDF.

Что смотреть в выписке?

• Статус записи — главный маркер.
• Указанная дата регистрации (дата включения) должна предшествовать дате заключения договора.
• Географический охват (должен соответствовать вашей области).
• Ограничения по размеру страхового покрытия (если они существенны для соглашения).

Статус	Действия бухгалтера
«Действует»	Все в порядке. Можно работать.
«Приостановлен»	Внимание! Не оформляйте документы и не производите платежи. Уточните причину у партнера.
«Архивная» (исключен)	Сопровождение сделок сопряжено с опасностями, затраты могут быть неопределенными. Рассмотрите альтернативные варианты.
«На проверке»	Подача заявки находится в процессе обработки. Если она задерживается на несколько дней — это должно послужить сигналом для более детального анализа партнера . Наличие подтверждающей фотографии о регистрации запроса снижает потенциальные опасности.
«Обнаружено несоответствие»	У сотрудника, отвечающего за доставку грузов, обнаружены несоответствия. Предоставлен период в десять рабочих дней на их исправление . До тех пор прием документов следует приостановить.

Лайфхак для 1С и договорной работы

В информации о партнере, хранящейся в программе 1С, необходимо создать отдельные поля для указания данных:

• Статус в реестре на текущую дату.
• Дата проверки.
• Ссылка на запись или номер реестра.
• Дата включения.

Обязательно включите пункт в договор: «Экспедитор подтверждает наличие актуальной записи в официальном регистре „ГосЛог“ на момент заключения соглашения и обязуется незамедлительно, в течение суток, информировать Клиента о ее аннулировании или временном прекращении действия. В случае отмены налоговыми органами вычетов для Клиента вследствие отсутствия статуса, Экспедитор берет на себя обязательство компенсировать возникшие потери.»

Данное условие не отменяет необходимости вашей личной проверки перед тем, как поставить подпись. Оно лишь служит подтверждением вашего честного подхода в случае возникновения разногласий.

Какие действия предпринять при отсутствии контрагента в публичном списке? Последовательность действий:

В ситуации, когда анализ выявил, что логистическая компания не имеет разрешений на осуществление деятельности:

1. Приостановите платеж.
2. Потребуйте документальное подтверждение. Отправьте официальный запрос с просьбой предоставить снимок экрана из личного кабинета портала Госуслуг, содержащий дату подачи уведомления (не позднее 30 апреля).
3. Оцените имеющиеся данные. В случае своевременной подачи документов и возникновения задержек по внешним обстоятельствам, потенциальные риски незначительны (при условии подтвержденности информации).
4. Внесите изменения в соглашение. Предусмотрите положения о возмещении убытков от уплаты налогов.
5. Изучите другие возможности действий. Если другая сторона не подавала заявку или получила отрицательный ответ:

• Оформите договор как контракт на транспортировку (если оказываемые услуги носят исключительно транспортный характер).
• Необходимо подключить к процессу специалиста-экспедитора, который уже зарегистрирован в соответствующем списке.
• Найдите другого перевозчика.

Работа с первичкой и ЭДО: критичные нюансы

Начиная с первого сентября двухтысячных двадцать шестого года, всем вовлеченным сторонам потребуется осуществлять обмен электронными транспортными накладными посредством государственной информационной системы ЭПД. С указанной даты будет обязательной автоматизированная проверка наличия экспедитора в реестре при создании документов.

Допустимо ли принимать акт или электронную товарно-транспортную накладную, если она находится под статусом «На рассмотрении»?

• В случае предоставления снимка экрана, подтверждающего своевременное подание заявки, прием возможен, однако с пометкой в документации: «принято при наличии свидетельств добропорядочности».
• В случае отсутствия подтверждающих данных, не утверждайте. Отказ от электронной подписи ЭТрН является вашим законным правом.

При невозможности отображения статуса через вашего оператора электронного документооборота, уточняйте информацию непосредственно в системе «ГосЛог», используя идентификационный номер налогоплательщика. Обязательно сохраняйте снимки экрана с указанием даты — это служит подтверждением вашей осмотрительности.

Финальный контрольный перечень для бухгалтера перед осуществлением платежа

1. Запросили выписку или проверили по ИНН в «ГосЛог».
2. Свернули ИНН и название с договором.
3. Статус записи — «Действует».
4. Дата внесения в официальный список не должна быть позже даты заключения соглашения.
5. Территория деятельности покрывает маршрут.
6. Зафиксировали подтверждение (или сформировали отчет).
7. Перенесли информацию о текущем состоянии в учетную запись бухгалтера.

Теперь отказ от использования базы данных «ГосЛог» равносилен отказу от проверки контрагента. Добавьте этот этап в обязательную процедуру бухгалтерского сопровождения. В совокупности с другими индикаторами неблагонадежности (наличие задолженностей, отсутствие предоставленных документов, формальный статус) он становится весомым основанием для налогового органа. Оценивайте надежность партнера перед заключением договора и документируйте итог – это ваша основная страховка.