В случае, если организация осуществляет доставку товаров собственным автопарком до собственных торговых точек либо до точек клиентов, без привлечения сторонних транспортных компаний, использование электронного путевого листа (ЭПЛ) не является обязательным. Тем не менее, наличие путевого листа в какой-либо форме – бумажной или электронной – остается необходимым условием. При осуществлении грузоперевозок для обеспечения собственных нужд, ЭПЛ становится обязательным только при транспортировке маркированной алкогольной продукции собственным транспортом, когда законодательство не предусматривает оформление электронного транспортного накладного листа (ЭТрН).
Развоз товара vs перевозка: где проходит граница
Определяющим фактором является наличие договора на транспортировку с независимой организацией. Перевозка товаров до торговых точек собственным транспортом рассматривается как часть процесса поставки или внутренних операций, а не как предоставление транспортных услуг. Самостоятельное заключение договора перевозки невозможно. Данную позицию подтверждает Министерство транспорта на своем официальном онлайн-ресурсе: «Требуется ли оформление транспортной накладной при транспортировке собственного груза собственным транспортом? Нет, поскольку в данном случае договор перевозки не может быть оформлен между одним и тем же лицом».
|
Ситуация |
|
|
|
|
|
Не нужна |
Не обязателен (добровольно) |
Нужен |
|
|
Не нужна |
Обязателен |
До 01.03.2027 — допустим бумажный |
|
|
Обязательна (электронная) |
Не обязателен |
Нужен (у перевозчика) |
|
Перемещение между своими складами/точками |
Не нужна |
Не обязателен |
Нужен |
Когда ЭПЛ действительно обязателен
С 1 сентября 2026 года использование ЭПЛ становится обязательным при транспортировке маркируемой алкогольной продукции собственным транспортом для обеспечения собственных нужд, в случаях, когда не оформляется ЭТрН. В соответствии с установленными правилами, необходимо использовать один из двух электронных документов: ЭТрН или ЭПЛ. Если привлекается сторонний перевозчик и он оформляет ЭТрН, отдельный ЭПЛ не требуется. В ситуации, когда компания осуществляет транспортировку самостоятельно – оформление ЭТрН невозможно (отсутствует договор транспортной услуги), и в этом случае необходим ЭПЛ.
Нормативно-правовое обоснование: Постановление Правительства Российской Федерации от 28 ноября 2025 года № 1944 и Федеральный закон от 7 июня 2025 года № 140-ФЗ. Согласно данному постановлению, положения пункта 3 и пункта 4 вступают в силу с 1 сентября 2026 года, а остальные пункты – с 1 марта 2026 года. Именно пункт 4 устанавливает требование об использовании электронных перевозочных документов (ЭТрН или ЭПЛ) при автомобильной транспортировке указанной продукции.
Перечень категорий продукции, подпадающих под действие обязательств (непосредственно из текста Постановления № 1944):
- пиво и пивные напитки;
- сидр, пуаре, медовуха;
- спиртосодержащая непищевая продукция.
Перечисленные категории товаров подлежат обязательному нанесению идентификационных средств в рамках системы «Честный знак».
Предоставлена существенная возможность: до 1 марта 2027 года при транспортировке указанной продукции собственным транспортом допускается применение бумажной товарно-транспортной накладной в качестве сопроводительного документа, что также позволяет использовать бумажный путевой лист. С 1 марта 2027 года действует исключительно электронный документооборот.
В случае привлечения сторонней транспортной компании для перевозки алкоголя по договору оформляется электронная товарно-транспортная накладная, и отдельный обязательный электронный путевой лист не требуется.
Необходим путевой лист вне зависимости от обстоятельств
В случаях, когда использование электронных накладных (ЭПЛ) не является обязательным, все равно требуется оформление стандартного путевого листа – как в бумажной, так и в электронной форме. Данное требование закреплено частью второй статьи 6 Федерального закона № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта» и Приказом Минтранса № 390 от 28 сентября 2022 года (с изменениями от 5 мая 2023 года, протокол № 159). Министерство транспорта разъясняет: «С 1 сентября 2026 года оформление путевого листа в электронном виде обязательно? Нет. Путевой лист допускается к заполнению на бумажном носителе или в формате электронного документа».
Путевой лист нужен для:
- ведения учета рабочего времени водителя и эксплуатации транспортного средства;
- списания ГСМ (расход топлива);
- подтверждения предрейсового медосмотра и техконтроля;
- начисления зарплаты водителю;
- предоставления доказательств законности осуществления транспортировки при контрольно-проверческих мероприятиях, проводимых сотрудниками ГИБДД.
Заполнение путевого листа обязательно для каждого рейса, вне зависимости от того, перевозится груз или нет, включая и порожний транспорт.
Основные правила
- Критерий определения: использование собственного транспорта или привлечение стороннего перевозчика. В случае обращения к сторонней транспортной компании даже на разовой основе, необходимо оформлять электронное товарно-транспортное накладное (ЭТрН) с 1 сентября 2026 года. Если перевозку осуществляет сама компания, ЭТрН не требуется, достаточно путевого листа и сопроводительных документов. Данная позиция прямо продиктована Министерством транспорта.
- Цена товара включает в себя расходы на доставку. В случае, если доставка не указана как отдельная услуга в договоре, это рассматривается как поставка, а не транспортировка, и соответственно, электронный транспортный накладной (ЭТрН) формировать не требуется. Тем не менее, оформление путевого листа остается обязательным.
- Перевозка товара между собственными торговыми точками. Перемещение продукции между филиалами одного юридического лица с использованием собственного транспорта квалифицируется как внутренняя нумерация. Оформление ЭТрН не требуется, путевой лист составляется по выбору: в бумажной или электронной форме. Министерство транспорта подтверждает: «Не требуется ли товарная накладная при перевозке между филиалами одной организации? Нет, если перевозка осуществляется собственным транспортом и договор перевозки груза не заключается».
- Группа компаний (различные юридические лица). В ситуации, когда товар одного юридического лица перевозится транспортом другого юрлица, входящего в группу компаний, это формально рассматривается как перевозка чужого груза. Однако, при отсутствии договора перевозки, оформление ЭТрН не является обязательным. Достаточно путевого листа и товаросопроводительных документов. Следует учитывать, что при проверках могут возникнуть риски, поэтому безопаснее оформлять перемещение внутренними документами.
- Финансовые санкции. В случае отсутствия у водителя путевого листа, предусмотрена административная ответственность согласно ч. 2 ст. 12.3 Кодекса об административных правонарушениях: возможно предупреждение или штраф в размере 500 рублей. Данное наказание распространяется исключительно на водителя, а для организации не предусмотрен отдельный штраф по данной статье.
Стоит ли переходить на ЭПЛ добровольно
Нормативные акты прямо допускают использование бумажных путевых листов для большинства транспортных операций. Однако существуют веские практические причины для добровольного перехода на электронные путевые листы (ЭПЛ).
Плюсы:
- В ситуации, когда компания уже применяет ЭТрН (привлекает перевозчиков), организация перевозок в единой электронной системе оказывается более удобной – не требуется поддерживать параллельно бумажный документооборот.
- Автоматизированный мониторинг пробега транспортных средств, расхода топлива и времени работы водителей осуществляется в режиме реального времени;
- исключение утери документов (хранятся в ГИС ЭПД 5 лет);
- Для предъявления необходимого документа достаточно показать QR-код с мобильного устройства, что исключает необходимость носить бумажные носители;
Что потребуется для перехода:
- договор с аккредитованным Минтрансом оператором ИС ЭПД;
- Использование электронных подписей: для медицинского работника требуется УКЭП, а для механика, диспетчера и водителя допустимы как УКЭП, так и УНЭП (через Госключ);
- Для каждого документа требуется не менее трех подписей: от медицинского работника, механика и лица, ответственного за выпуск. Различные разделы документа оформляются разными ответственными сотрудниками;
- внесение корректировок в учетную политику и оформление приказа о переходе, каким образом внести изменения в учетную политику на 2027 год, учитывая переход на электронные талоны на нефтепродукты (ЭТрН)? ;
- обучение водителей, механиков, диспетчеров.
Минусы:
- расходы, связанные с обслуживанием оператора информационной системы электронного путевого листа (ИС ЭПД) и приобретением электронных подписей;
- требуется наличие штатного или привлеченного медицинского работника, имеющего квалифицированную электронную подпись (УКЭП);
- Проведение технического контроля возможно исключительно в личном присутствии и сопровождается электронной цифровой подписью.