Использование корпоративных карт представляется целесообразным для организаций, регулярно осуществляющих расчеты по подотчетным средствам. Это позволяет ускорить и упростить процесс расчетов, исключить необходимость хранения наличных денежных средств в кассе предприятия и минимизировать объем бумажной работы – совокупность этих преимуществ делает корпоративные карты весьма выгодным инструментом.
Операции по корпоративной карте квалифицируются как безналичные расчеты, что позволяет избежать ограничений на суммы расчетов наличными между юридическими лицами, установленных Указанием Банка России от 09 декабря 2019 года № 5348-У. Данная операция фактически является безналичной (пункт 19 статьи 3 Федерального закона от 27 июня 2011 года № 161-ФЗ). Однако, если сотрудник сначала снимает денежные средства с карты, а затем использует их для расчетов наличными, необходимо соблюдать установленные лимиты.
Затраты организации на выпуск и обслуживание банковских карт уменьшают налогооблагаемую прибыль (подпункт 25 пункта 1 статьи 264, подпункт 15 пункта 1 статьи 265 Налогового кодекса Российской Федерации).
Плюсов немало, но, есть и минусы.
Корпоративные карты: основные правила
Правовое регулирование обращения банковских карт на территории Российской Федерации осуществляется в соответствии с Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденным Банком России 24 декабря 2004 года № 266-П (далее – Положение). Специального порядка использования корпоративных карт данным положением не предусмотрено.
Компания имеет право выпускать и применять корпоративные карты для предоставления сотрудникам денежных средств, требующихся для покрытия расходов, связанных с хозяйственной деятельностью, включая оплату командировочных затрат. Корпоративные банковские карты могут быть как персональными, так и обезличенными.
Для работы с корпоративными картами необходимо разработать внутренний нормативный документ, например, Положение о порядке использования корпоративных банковских карт. В этом документе следует определить процедуру выдачи карт, перечень сотрудников, которым разрешено получать карту непосредственно в руки, правила ее использования и возврата, а также лимиты на снятие наличных денежных средств и общих расходов за определенный период (например, ежедневно или еженедельно).
Также необходимо отразить порядок расчетов с подотчетными лицами при использовании корпоративных банковских карт в учетной политике.
Деньги на корпоративной карте
Сумма на карте является собственностью компании. До тех пор, пока сотрудники не используют полученные средства для конкретных целей, они не становятся их собственностью. Согласно пункту 1.5 Положения № 266, карта рассматривается как электронный платежный инструмент, используемый ее владельцем для проведения операций.
С момента осуществления сотрудником покупки или снятия наличных денежных средств, сумма считается выданной в качестве подотчетных расходов. Рекомендуется предупредить сотрудников о необходимости сохранять бдительность после получения чека из банкомата, поскольку данный документ лишь фиксирует факт выдачи денег под отчет и не является подтверждением их целевого использования.
Для того чтобы бухгалтерский отдел принял к учету расходы и избежать возможных претензий со стороны налоговых органов, недостаточно предоставления одного авансового отчета. К нему необходимо приложить следующие документы:
- Обязательными являются чеки, слипы, квитанции, полученные из терминалов или банкоматов. В случае если банкомат не выдал чек, следует запросить выписку по банковскому счету.
- Необходимы кассовые чеки. При оплате покупок с использованием корпоративной карты, торговая точка обязана предоставить сотруднику кассовый чек согласно пунктам 1.1 и 1.2 Федерального закона от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ. Следует помнить, что чек из банкомата является лишь подтверждением факта выдачи денежных средств, но не служит доказательством того, на какие цели они были потрачены.
При наличии полного пакета необходимых документов не возникнет сложностей с оформлением расходов. В таком случае указанные суммы не подлежат обложению ни налогом на доходы физических лиц, ни страховыми взносами, поскольку они рассматриваются как компенсация производственных затрат работника, а не как его доход.
Деньги уходят на личные нужды
Когда упрощенный доступ к финансовым ресурсам организации стирает границы между служебными и личными финансами, возникают проблемы. Руководители могут допускать несанкционированные траты из-за сложившейся практики, а рядовые сотрудники могут воспринимать корпоративные карты как неограниченный бюджет для питания или покупок.
Если возмещение понесенных сотрудником расходов было осуществлено оперативно, то претензий со стороны налогового органа быть не может: расчет и уплата страховых взносов и НДФЛ не требуются. Для предотвращения подобных ситуаций в будущем рекомендуется закрепить в локальных нормативных актах (ЛНА), что подобные затраты эквивалентны процентным займам. Как правило, перспектива выплаты процентов оказывает сдерживающий эффект на лиц, склонных к необоснованному использованию служебных средств.
В случае задержки возврата денежных средств организацией предусмотрено два варианта действий:
- Вычет из заработной платы. Данный метод является наиболее быстрым, однако удержание возможно исключительно при наличии письменного согласия работника (согласно статьям 137 и 248 Трудового кодекса Российской Федерации). Компания располагает месячным сроком для принятия решения об удержании после истечения установленного срока возврата подотчетной суммы. В случае подписания работником приказа об удержании, бухгалтерия производит вычет указанной суммы из его дохода. При этом для организации не возникают налоговые последствия: отсутствует влияние на базу по налогу на прибыль, взносы и НДФЛ.
- Обращение в суд. В случае отказа от возврата средств остается только один путь – судебное разбирательство. Необходимо учитывать срок исковой давности, который начинает отсчитываться со дня, следующего за датой сдачи авансового отчета.
Если компания не желает обращаться в суд, то на дату принятия решения о прощении долга бухгалтерии необходимо произвести начисление страховых взносов и удержать НДФЛ (согласно письму УФНС России по Московской области от 14 сентября 2018 года № 16-10/099623@). При этом, списание суммы долга в расходы для уменьшения налога на прибыль не допускается, так как Минфин выступает против такой практики. Однако, начисленные страховые взносы все же могут быть учтены в расходах на основании пункта 1 и подпункта 45 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ (согласно письмам Минфина РФ от 5 февраля 2018 года № 03-03-06/1/6290, от 28 июня 2017 года № 03-03-06/1/40670).
Корпоративная карта для командировки
Нормативные правовые акты не содержат прямого ограничения на использование корпоративных карт для расчета расходов в командировках. Таким образом, денежные средства под отчет для командировки могут быть переведены на корпоративную карту.
Параллельно с этим, прямые переводы денежных средств с корпоративной карты на личные счета сотрудников для компенсации командировочных расходов до сих пор не рассматриваются как общепринятый метод выдачи аванса.
Некоторые финансовые организации предлагают оформление отдельных карт специально для оплаты командировок. Среди них – виртуальные карточки, выпускаемые по индивидуальному запросу, например, для конкретной поездки или приобретения билетов. Такая карта может быть активирована перед началом командировки и деактивирована после возвращения сотрудника и предоставления отчета об использовании средств.
В любом случае, чтобы избежать проблем с оплатой командировочных расходов по корпоративной карте, необходимо разработать и утвердить регламент и процедуры, закрепив их в локальном нормативном документе. В этом документе следует максимально подробно описать все допустимые виды затрат, период использования, возможность снятия наличных денежных средств и другие существенные условия. После завершения командировки предоставление авансового отчета остается обязательным.
Следует помнить, что корпоративная карта предназначена для оплаты расходов непосредственно держателем карты в процессе осуществления хозяйственной деятельности. В связи с этим могут возникнуть вопросы со стороны налоговых органов.
Оптимальным способом предоставления работникам компенсационных выплат является применение общепринятых методов: выдача денежных средств через кассу предприятия или прямой перевод на индивидуальные банковские карты сотрудников.
Учет затрат корпоративной карты
Есть два вида карт:
- привязанные к расчетному счету организации;
- которые создаются отдельно от основного расчетного счета организации.
В ситуации, когда карта напрямую связана с расчетным счетом предприятия, операции по движению денежных средств фиксируются на счете 51 «Расчетные счета». В противном случае, при использовании специальных банковских счетов, информация отражается на счете 55 «Специальные счета в банках» с выделением субсчетов для каждого сотрудника, являющегося владельцем карты.
При предоставлении работнику корпоративной карты не происходит фактической выдачи подотчетных средств. В случае оплаты товаров и услуг посредством корпоративной карты отсутствует необходимость составления авансовых отчетов и отчетов о суммах, выданных в подотчет. Все расходы, оплаченные с корпоративной карты, должны быть экономически обоснованы и осуществлены в интересах организации.
В случае оформления аванса под отчет необходимо, чтобы сотрудник, отвечающий за приобретения по корпоративной карте, предоставил бухгалтерии всю информацию для составления авансового отчета. К этому документу следует приложить подтверждающие документы, отражающие произведенные расходы.
Бухгалтерский учет потребует большего количества записей. Необходимо будет использовать счет 55 «Специальные счета в банках», на котором целесообразно открыть субсчет под наименованием «Корпоративная карта».
- ДЕБЕТ 55 субсчет «Корпоративная карта» КРЕДИТ 51 – денежные средства перечислены с расчетного счета на корпоративную карту.
- ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Корпоративная карта» – выдача подотчетных сумм с корпоративной карты. В случае, если карта выпущена к расчетному счету, проводка будет оформлена следующим образом: Дебет 71 Кредит 51 – выдача подотчетных сумм с расчетного счета.
- ДЕБЕТ 60 (76) КРЕДИТ 71 – отражение оплаты корпоративной банковской картой поставщику товаров (информация о сумме и дате снятия средств с карты доступна в банковской выписке).
Бухгалтерская нестыковка
Сотрудник осуществляет снятие денежных средств с корпоративной карты и получает соответствующую квитанцию от банкомата. Однако, согласно банковской выписке, данная операция зафиксирована на следующий день, что приводит к расхождению в датах между этими документами.
Решением данной проблемы является использование счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Для упрощения учета рекомендуется создать отдельные субсчета для каждой корпоративной карты. В данном случае потребуется две бухгалтерские проводки: первая – на дату получения наличных сотрудником (Дебет 71 Кредит 76), а вторая – на дату, указанную в банковской выписке (Дебет 76 Кредит 51 (55)).
В ситуациях, когда расчетный и «карточный» счета организации находятся в разных банках, перечисление средств на корпоративную карту может занять больше суток. В бухгалтерском учете для таких операций следует применять счет 57 «Переводы в пути».
Контроль со стороны Центробанка
Некоторые организации недостаточно внимания уделяют потенциальным опасностям, которые могут возникнуть в результате вывода денежных средств с корпоративных карт.
Методические рекомендации, одобренные Банком России 21 июля 2017 года под номером 19-МР, содержат детальный список индикаторов, сигнализирующих банкам о потенциально подозрительных операциях. К ним относятся, в частности, регулярные снятия наличных с корпоративной карты (ежедневно или с интервалом до 3–5 дней после зачисления средств) и наличие у клиента нескольких карт, используемых преимущественно для обналичивания денежных средств. Другой интересный момент – компания существует менее двух лет.
Для отнесения компании к категории подозрительных достаточно выявления как минимум двух указанных признаков.
Ключевое заключение для бизнеса заключается в том, что не следует злоупотреблять снятием наличных с корпоративных карт. В случае обнаружения сомнительных операций банк имеет право запросить документы, подтверждающие законность транзакции, и временно приостановить операции по счету компании (пункт 11 статьи 7 Федерального закона от 7 августа 2001 года № 115-ФЗ). Более того, организация может быть внесена в список недобросовестных участников рынка, формируемый на основании Положения № 639-П (утвержденного Банком России 30 марта 2018 года), что может привести к отказу банков в обслуживании такой организации, например, в открытии счетов (пункт 5.2 статьи 7 Закона № 115-ФЗ).