Как правильно оформлять нумерацию счетов-фактур согласно УПД

Порядок и структура счета-фактуры определены постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 года № 1137. Этот документ изначально разработан с учетом требований пункта 5 статьи 169 Налогового кодекса РФ, согласно которым в счете-фактуре обязательно указываются порядковый номер и дата его составления.

В соответствии с формой, утвержденной постановлением № 1137, строка 1 предназначена для указания порядкового номера и даты составления счета-фактуры.

Налоговый кодекс РФ и упомянутое постановление не содержат конкретных правил, определяющих последовательность нумерации счетов-фактур.

Согласно установленным Правилам оформления счетов-фактуры, учет таких документов осуществляется в хронологическом порядке в течение отчетного налогового периода (пункт 10 Правил, закрепленных в постановлении № 1137). Внесение данных из счетов-фактур в книгу продаж также должно производиться последовательно за каждый отчетный период (пункт 2 Правил ведения книги продаж).

Ключевым фактором является налоговый период. Пересчет нумерации можно производить ежегодно, поквартально или помесячно. При этом необходимо учитывать позицию Министерства финансов, которое в своих разъяснениях прямо заявляет об отсутствии необходимости ежедневной нумерации счетов-фактур начиная с первого порядкового номера (письмо от 11 октября 2013 года № 03-07-09/42466).

Счета-фактуры Последовательные номера присваиваются в порядке увеличения значений по всей организации, охватывая единый год или один налоговый период. :

• Счета-фактуры следует оформлять последовательно, в соответствии с датой их составления;
• Нумерация осуществляется централизованно для всей организации, включая все ее обособленные подразделения.
• Присвоение номеров счетам-фактурам допустимо как внутри календарного года, так и в течение налогового периода.

Идентификационные номера могут содержать не только числовые значения. В их состав допускается включение буквенных обозначений, дефисов, дробных чисел или иных символов.

Организация обязана закрепить установленный порядок нумерации счетов-фактур в своей учетной политике

Предприятие само устанавливает продолжительность номерного периода, сроки обнуления проставленных номеров и возможность применения дополнительных символов. Все эти аспекты должны быть отражены в учетной политике. К примеру, нумерация счетов-фактур может возобновляться ежегодно, начиная с 1 января, или с первого числа каждого квартала или месяца, при этом предусматривается резервирование номеров.

Пример формулировки

В соответствии с установленным порядком, нумерация выставленных счетов-фактур осуществляется последовательно во времени для всей организации.

Ежегодно нумерация перезапускается 1 января календарного года и начинается с номера «1».

Номера авансовых счетов-фактур

Авансовые Счета-фактуры формируются и нумеруются в едином хронологическом ряду наряду с обычными счетами-фактурами, без применения каких-либо специальных правил (подтверждается письмом Минфина от 10 августа 2012 г. № 03-07-11/284).

Номера корректировочных счетов-фактур

В исправленном счете-фактуре сохраняется номер исходного документа, который он корректирует. При этом в последующей строке (обозначаемой как строка 1а) фиксируются номер и дата внесения изменений.

Корректировочные счета-фактуры нумеруются последовательно, аналогично всем остальным счетам-фактурам. Разрешено использовать префикс, например «К», или другой идентификатор для таких документов, как, к примеру, К-001.

Составные номера счетов-фактур

Допускается применение составных номеров, включающих разделительную черту и цифровой индекс.

• В случае выставления документа обособленным подразделением, его цифровой индекс указывается через дробную черту.
• В случае, если сделка совершается в контексте договора простого товарищества или доверительного управления.

Данный момент продиктован подпунктом «а» пункта 1 правил оформления счета-фактуры и подтверждается разъяснениями Минфина России, содержащимися в письмах от 15 мая 2012 г. № 03-07-09/52 и от 27 марта 2012 г. № 03-07-09/30.

Номера не подряд

В определенных ситуациях последовательность нумерации счетов-фактур может быть нарушена ввиду технических недочетов, специфики используемого бухгалтерского программного обеспечения или применения серийных номеров для различных видов операций.

Налоговый кодекс Российской Федерации не содержит прямого ограничения на применение прерывистой нумерации счетов-фактур.

Ошибка в номере критической не считается

В случае допущения ошибки при указании номера документа, это не повлечет за собой отказ в предоставлении налогового вычета. В соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации, незначительные погрешности, которые не затрудняют определение продавца, покупателя, приобретаемых товаров или их стоимости, не являются основанием для отказа в вычете.

Министерство финансов также последовательно придерживается позиции о том, что исправление ошибки в нумерации счетов-фактур не требуется. Такая ошибка не считается существенной и не препятствует заявлению налогового вычета (подтверждено письмом от 11 октября 2013 г. № 03-07-09/42466).