С первого сентября 2026 года введение электронных перевозочных документов (ЭПД) стало обязательным условием для значительной части участников рынка грузоперевозок. В силу вступили поправки, заложенные Федеральным законом от седьмого июня 2025 года № 140-ФЗ в закон «О транспортно-экспедиционной деятельности». Согласно этим изменениям, такие документы, как транспортные накладные, заказы на перевозку, заявки и их аналогичные формы, должны быть оформлены в цифровом формате. Перечень ситуаций, когда допускается использование бумажных документов, был установлен Минтрансом, и он весьма ограничен.
В действующем законодательстве не предусмотрены штрафные санкции за отказ от внедрения электронных перевозочных документов (ЭПД) или за применение бумажных документов вместо цифровых. Однако невнимание к требованиям по переходу на электронный документооборот может повлечь за собой значительные финансовые и юридические риски.
Наиболее серьезным из этих рисков является вопрос налогообложения. Если организация продолжит использовать бумажные транспортные накладные в тех случаях, когда требуется электронная форма, то налоговая инспекция может не учесть эти затраты при определении суммы налога на прибыль.
Возможны затруднения с учетом вычетов по НДС. Причина заключается в том, что транспортная накладная служит первичным подтверждением оказания услуг транспортировки. Недостаточно правильно оформленной (в частности, электронной) документации может вызвать сомнения в подлинности хозяйственной операции.
До первого марта 2027 года Минтранс установил переходный период. В этот период МВД и Ространснадзор будут ограничиваться устными предупреждениями вместо применения штрафных мер за отсутствие электронного документа. Это предоставляет время для адаптации к новым условиям, но не освобождает от необходимости перехода на электронные перевозочные документы.
Транспортная накладная является документом, служащим основанием для отнесения затрат организации на перевозку груза к расходам.
В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации, расходами признаются обоснованные и имеющие документальное подтверждение затраты. Данное условие считается выполненным при наличии документов, оформленных в соответствии с законодательством РФ, либо бумаг, которые опосредованно подтверждают понесенные расходы.
При отсутствии электронного транспортного накладного листа возникают потенциальные риски, связанные как с налогом на прибыль, так и с НДС.
Налоговый орган может не учесть указанные затраты при расчете налога на прибыль, рассматривая их как неподтвержденные.
Одной из обязательных составляющих для применения вычета по НДС является отражение оказанных услуг в бухгалтерском учете на основании первичных документов. В случае отсутствия электронного транспортного накладного листа это может рассматриваться как отсутствие необходимой первичной документации.
Министерство финансов России неоднократно указывало в своих разъяснениях, что при наличии факта перевозки без использования электронного транспортного накладного листа это может послужить основанием для претензий со стороны контролирующих органов (письма Минфина России от 28.08.2018 № 03-03-06/1/61110).
Какие документы могут служить подтверждением осуществления транспортировки в ситуации, когда отсутствует электронный транспортный накладной лист?
Отсутствие транспортной накладной, даже в электронной форме, само по себе не считается существенным нарушением.
ФНС в письме от 20.02.2021 № СД-3-3/1280@ Она отметила, что Налоговый кодекс Российской Федерации не содержит исчерпывающего списка документов, служащих основанием для подтверждения понесенных расходов согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ. Следовательно, организация обладает свободой в вопросе обоснования законности включения затрат в учет. Аналогичную позицию налоговые органы выразили в письме от 19 апреля 2021 года № СД-4-2/5238@. Это поддержано в письмах Минфина РФ от 21.03.2023 №03-07-11/23920, от 02.10.2023 № 03-03-06/1/93352, от 21.06.2023 № 03-03-06/1/57546, от 09.06.2026 №03-03-06/1/48969.
Подтверждение расходов возможно с использованием иных документов, которые служат доказательством совершения хозяйственной операции. Важно, чтобы эти документы соответствовали требованиям статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» относительно наличия всех необходимых реквизитов.
В частности, стороны могут заключить отдельный договор на перевозку грузов, а факт оказания услуг по транспортировке подтвердить актом выполненных работ.
Анализ судебной практики демонстрирует тенденцию: в конфликтных ситуациях арбитражные органы нередко принимают сторону налогообязанного лица при условии предоставления им комплекса документов:
- Договоры и акты выполненных работ (являются ключевым подтверждающим документом для завершения сделки).
- Свидетельства о прохождении пути (с указанием маршрута и пройденного расстояния).
- Журналы регистрации путевых листов.
- Корреспонденцию и другие материалы, служащие доказательством осуществления взаимодействия с транспортной компанией.
В постановлении №А65-36195/2023 от 29 июля 2024 года, принятом 11-м арбитражным апелляционным судом, было указано, что при осуществлении грузоперевозок не всегда требуется оформление транспортной накладной (со ссылкой на пункт 20 постановления ВС РФ от 26 июня 2018 года №26). Подтверждением заключения договора перевозки могут служить и другие документы, такие как договор или акт выполненных работ.
Согласно постановлению №А56-46112/2020 от 6 июля 2023 года, вынесенному 13-м арбитражным апелляционным судом, наличие договорных отношений может быть доказано иными документами (в соответствии с пунктом 20 Постановления Пленума ВС РФ №26 от 26 июня 2018 года). В качестве таких документов могут выступать акты об оказанных услугах или выполненных работах.
Хотя законодательство предусматривает возможность подтверждения понесенных расходов различными документами, определенные риски сохраняются. Налоговые органы не рекомендуют отсутствие транспортной накладной. Во время проверок инспекторы нередко используют этот момент как сигнал о потенциальных нарушениях, утверждая, что перевозка фактически не осуществлялась, а сделка является фиктивной.
Кому может быть вынесено административное наказание по КоАП в связи с отсутствием электронной товарной накладной
Вплоть до 1 марта 2027 года Министерство транспорта установило переходный этап, подразумевающий, что инспекторы будут ограничиваться устными рекомендациями вместо применения штрафных санкций за неиспользование электронной транспортной накладной (ЭТрН).
Однако с наступлением весеннего периода 2027 года действие переходного этапа прекращается, и в отношении участников грузоперевозок может быть составлена административная квитанция по статье 12.21 КоАП РФ за несоблюдение правил транспортировки грузов или по статье 11.14.3 КоАП РФ за неисполнение обязанностей, определенных законодательством о транспортно-экспедиционной деятельности. Данная последняя норма затрагивает транспортных экспедиторов.
Согласно статье 12.21 КоАП РФ, нарушение правил перевозки грузов влечет за собой штраф в размере пятисот рублей или предупреждение.