В некоторых случаях нет необходимости предоставлять в Социальный фонд России (СФР) подраздел 1.1 единой формы ЕФС-1 при изменении наименования должности, если трудовые обязанности остались прежними и штатное расписание не подвергалось изменениям. При этом следует принимать во внимание определенные особенности.
Сведения о трудовой деятельности представляют в составе единой формы ЕФС-1. Это подраздел 1.1 раздела 1 формы. При заполнении графы 6 подраздела 1.1 ЕФС-1 следует ориентироваться именно на фактическую работу (трудовую функцию), которую выполняет работник, а не наименование должности работника.
В случае изменения должностных обязанностей и внесения соответствующих изменений в штатное расписание, при переименовании должности сотрудника необходимо подать раздел 1.1 формы ЕФС-1 с указанием события «ПЕРЕВОД».
При изменении наименования должности сотрудника или структурного подразделения необходимо оформить кадровое мероприятие «Перевод», указав соответствующую информацию в графе 5 « Рабочая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид выполняемых обязанностей), структурное подразделение » в разделе, посвященном наименованию новой должности или структурного подразделения, следует указать соответствующие реквизиты дополнительного соглашения к трудовому договору, а также реквизиты документа, на основании которого оно составлено (раздел «Основание» может содержать несколько записей).
В частности, данный отчет включает в себя кадровое мероприятие под названием «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ», которое требуется оформлять при реорганизации.
Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 при реорганизации
В случае слияния компаний, когда происходит их реорганизация, в Социальный фонд России (СФР) представляется подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с кадровым мероприятием (КМ) под названием «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ».
В графе 2, обозначенной как «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ», следует фиксировать даты начала трудовой деятельности застрахованного лица в организации-правопреемнике, подтвержденные соответствующим документом, например, приказом или распоряжением).
По информации социального фонда, данные, касающиеся КМ «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ», могут быть предоставлены в Социальный фонд России как организацией, которая существовала ранее, так и организацией, которая унаследовала ее права. В последнем случае необходимо указать прежний и текущий регистрационные номера страхователя в СФР. При этом предпочтительным вариантом является предоставление этих сведений организацией-правопреемником, то есть новым работодателем.
Информация о трудовом стаже с КМ «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ» должна быть предоставлена по всем застрахованным лицам, которые выбрали продолжение работы у нового страхователя, выступающего в роли правопреемника).
В случае, если сотрудник не согласен на дальнейшую работу в связи с реорганизацией организации, до момента окончания процедуры реорганизации следует предоставить сведения о нем в ЕФС-1 с кодом «УВОЛЬНЕНИЕ».
В письме от 25 июня 2024 года № 19-20/28627 Социальный фонд разъяснил данный вопрос.
Как поступить, если в процессе объединения изменились наименования должностей сотрудников
При реорганизации юридического лица и изменении наименования должности сотрудника, помимо кадрового мероприятия «Переименование», требуется оформить кадровое мероприятие «Перевод».
Предоставление отчета возможно исключительно от организации-правопреемницы.
В случае изменения наименований должностей при реорганизации, необходимо также предоставить раздел 1.1 формы ЕФС-1 с кодом причины “ПЕРЕВОД” для указанных сотрудников.
В поле 5, предназначенном для указания трудовой функции (должности, профессии, специальности, квалификации, конкретного вида поручаемой работы), а также наименования структурного подразделения, следует внести сведения о новой должности или структурного подразделения.
Социальный фонд разъяснил это в письме от 3 июня 2025 года, № 19-20/29043.