В соответствии со статьей 252 Налогового кодекса Российской Федерации, для признания расходов в качестве уменьшения налоговой базы необходимо документальное подтверждение. В случае утери оригинала чека рекомендуется обратиться к продавцу с просьбой о предоставлении дубликата или выписки из онлайн-фискального накопителя (ОФД).
В пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации закреплено требование об обоснованности и документальном подтверждении расходов.
Владелец торговой точки имеет право предоставить покупателю чек контрольно-кассового устройства одним из доступных методов:
- путем использования персонального пространства на веб-ресурсе оператора фискальных данных,
- по электронной почте;
- Это может быть оформлено в виде бумажного чека, при условии наличия у продавца возможности непосредственного контакта с покупателем.
Законно ли требовать от продавца предоставления копии кассового чека?
Считается, что продавец выполнил свою обязанность по предоставлению покупателю чека контрольно-кассового аппарата (ККТ), когда ему передан бумажный чек либо направлен электронный. Исполнение этой обязанности возможно и через предоставление клиенту возможности получить чек во время оплаты. Также допускается сканирование QR-кода с экрана мобильного телефона, смартфона или другого электронного устройства. , обеспечивающего возможность для клиента прочитать информацию и подтвердить подлинность кассового документа.
Нормативные правовые акты, регулирующие использование ККТ, не содержат требования об обязательной выдаче покупателю по его запросу дубликата кассового чека или его копии. Соответственно, отсутствие такой выдачи в данном случае не влечет ответственности. административного штрафа.
Получение дубликата кассового чека возможно только при условии добровольного согласия продавца. Продавец может извлечь данные из фискального накопителя ККТ либо предоставить доступ к личному кабинету на сайте оператора фискальных данных (ОФД).
Данные о проведенном расчете сохраняются в системе и передаются через ОФД. Многие операторы предоставляют пользователям возможность доступа к базе чеков. Если ранее клиенту был передан электронный чек, его можно повторно открыть по ссылке или найти, используя реквизиты.
В дополнение к этому, торговая организация имеет возможность передать покупателю информацию о деталях кассового чека через мобильное приложение Федеральной налоговой службы. Эта информация включает в себя дату и время совершения операции, признак расчета, сумму платежа, идентификационные номера фискального накопителя и фискального документа, а также фискальный признак документа.
При наличии реквизитов чека его электронную копию можно обнаружить на сайте ФНС в разделе Проверка чека.
Хотя первоначальный документ и является основным подтверждением, дубликат, созданный через оператора фискальных данных (ОФД), также содержит все необходимые сведения. Это позволяет считать чек полноценным документом для подтверждения произведенных расчетов. Важным условием является наличие всех обязательных атрибутов в предоставленной копии кассового чека, включая QR-код, который обеспечивает возможность его сканирования и идентификации.
Ранее Министерство финансов Российской Федерации в своем письме от 17 сентября 2008 года № 03-03-07/22 дало разъяснения о том, что для подтверждения расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль, можно использовать не оригиналы кассовых чеков, а их копии.
Чем заменить оригинал кассового чека
В случае отказа продавца в выдаче дубликата кассового чека, организация все же имеет право учесть расходы, понесенные при приобретении товаров за наличный расчет.
Подтверждением наличных денежных расчетов могут служить не только кассовые чеки, сформированные с использованием контрольно-кассовой техники, но и другие документы, удостоверяющие факт оплаты.
В частности, если товарный чек подтверждает заключение договора купли-продажи и совершение платежа, то данную покупку товаров, оплаченных наличными, авансовый отчет подотчетника можно учесть в налоговом периоде (согласно письму Минфина от 16 августа 2017 года № 03-01-15/52653).
В отсутствие кассового чека налогоплательщик имеет возможность запросить его повторную выдачу у продавца или предоставить иные документы, служащие доказательством произведенных затрат.