С целью минимизации налоговых последствий организациям следует четко разделять доплаты за неблагоприятные условия работы и возмещение фактических расходов сотрудников, а также обеспечивать сохранность всех документов, подтверждающих такие выплаты.
В соответствии с законодательством работникам, занятым в условиях, представляющих опасность для здоровья, полагается надбавка к заработной плате минимум в размере 4% от оклада. Федеральная налоговая служба и Министерство финансов неоднократно подчеркивали, что Трудовой кодекс не квалифицирует повышенную оплату труда как компенсационную выплату. Данные доплаты служат для увеличения размера вознаграждения за выполнение работы, поэтому положения пункта 1 статьи 217 Налогового кодекса РФ (предусматривающего освобождение от налогообложения определенных компенсаций) к ним не применимы. Как следствие, доплаты за вредные условия труда подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке.
Организация также имеет право установить внутренним документом дополнительную выплату работникам, работающим во вредных условиях. Важно соблюдать различие между этими категориями выплат, поскольку доплата облагается налогом, а компенсация освобождается от налогообложения при наличии документального подтверждения ее компенсационного характера.
НДФЛ при выплате дополнительной компенсации
Организация, исходя из своего финансового состояния, может предоставлять сотрудникам дополнительные выплаты в качестве компенсации за работу во вредных и опасных условиях труда.
Положения об этих выплатах могут быть закреплены коллективным договором или оформлены в виде локального нормативного акта.
В соответствии с пунктом 1 статьи 217 Налогового кодекса Российской Федерации, налог на доходы физических лиц с дополнительных выплат не взимается при соблюдении определенных условий:
-
Речь идет о конкретных затратах работников, выполняющих работу в условиях, представляющих опасность или вред для здоровья, и которые не предусмотрены Трудовым кодексом.
-
обусловлены спецификой деятельности организации-работодателя.
По информации, предоставленной Министерством финансов России в письме от 20 сентября 2024 года № 03-04-06/91100.
Кроме того, Федеральная налоговая служба России указывала на то, что подобные дополнительные выплаты освобождаются от НДФЛ при наличии документального подтверждения их компенсационного характера (письмо ФНС России от 8 февраля 2022 года № БС-19-11/26@).
Компенсации, не облагаемые налогом, должны покрывать конкретные расходы, непосредственно связанные с исполнением трудовых обязанностей и обусловленные фактическими затратами. Данная позиция была изложена Конституционным Судом Российской Федерации в Определении от 5 марта 2004 года № 76-О.
В случае отсутствия документов, подтверждающих понесенные сотрудником расходы, с дополнительных выплат необходимо удержать НДФЛ.
Подобная позиция отражена в Определении Верховного суда от 18 июня 2020 года № 308-ЭС20-9499, пункте 4 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 Налогового кодекса РФ, утвержденного Президиумом Верховного Суда РФ от 21 октября 2015 года.
При использовании данной формы компенсации следует проявлять особую осторожность. Контролирующие органы будут детально изучать представленные документы, поскольку на практике нередко фиксируются случаи замены заработной платы компенсационными выплатами за работу во вредных и (или) опасных условиях труда.
Пример из судебной практики
В письме от 8 февраля 2022 года № БС-19-11/26@ Федеральная налоговая служба России представила иллюстративный пример. В результате выездной проверки одной организации было установлено, что работодатель искусственно заменял часть заработной платы «компенсациями» за вредные условия труда. Судебные инстанции трех ступеней встали на сторону ФНС и признали законным пересчет НДФЛ.
Что стало основанием для доначислений:
- В трудовых договорах были заключены дополнительные соглашения, предусматривающие повышенную оплату труда в размере 4% от тарифной ставки за работу с вредными условиями, а также дополнительную компенсацию согласно коллективному договору;
- Анализ бухгалтерской документации выявил, что размер дополнительной компенсации не был связан с финансовым состоянием организации и определялся путем перераспределения фонда оплаты труда.
- Размер предоставляемых компенсаций варьировался в зависимости от временного периода и занимаемой должности; наиболее значительные выплаты были направлены сотрудникам управленческого звена.
- Не было представлено никаких подтверждений того, что оспариваемые выплаты связаны с фактическими расходами работников и служат компенсацией затрат, возникающих при исполнении трудовых обязанностей.
Судебные инстанции установили, что подобные «компенсации» являются частью действующей системы оплаты труда, имеют фиксированную величину, определяемую отработанным временем (4% от тарифной ставки), и, следовательно, должны быть включены в расчет налога на доходы физических лиц.