Организация деятельности по упрощенной системе налогообложения не означает отсутствие необходимости в покрытии текущих издержек. Затраты на топливо для транспорта предприятия, офисные принадлежности или отправка корреспонденции – все это относится к хозяйственным расходам.
Когда компания применяет УСН с объектом налогообложения «Доходы минус расходы», значительная часть ее операционных затрат может быть учтена при определении налоговой базы. Для этого необходимо выполнить два основных требования:
- Реальная выплата. Затраты принимаются к учету только после их фактической оплаты. Исключение составляют товары, предназначенные для последующей продажи, или предоплаченные услуги.
- Обоснованность и подтверждение документами. Каждая статья расходов должна иметь экономическое обоснование и быть зафиксирована в соответствующих бумагах (квитанциях, счетах-фактурах, актах приема-передачи).
Налоговая база для компаний, применяющих упрощенную систему налогообложения (УСН) и выбравших метод «Доходы», не включает в себя хозяйственные расходы.
Расходы УСН на ГСМ
Организации и индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения «Доходы минус расходы», имеют право относить расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ) к своим затратам (пункт 1 статьи 252, пункт 2 статьи 346.16 и пункт 2 статьи 346.18 Налогового кодекса). Существует два варианта реализации данной возможности:
- В случае использования топлива для производственных целей, таких как транспортировка товаров, материалов или сырья, это относится к материальным расходам (согласно письму Минфина от 23.12.2009 № 03-11-09/413).
- В случае использования топлива для служебных нужд, необходимо учитывать разъяснения Минфина, изложенные в письме от 27.09.2018 № 03-11-11/69335).
Для подтверждения затрат на топливо потребуется предоставить путевые листы, кассовые чеки и иные подтверждающие документы.
Следует учитывать установленные ограничения: норматив в размере 2400 рублей применяется к автомобилям с объемом двигателя до двух литров, а для более мощных – 3000 рублей (согласно письму Минфина от 2 августа 2019 года № 03-11-11/58296).
Почтовые расходы на УСН
При УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы» затраты на пересылку корреспонденции включаются в состав расходов либо как оплата услуг связи, либо как расходы по реализации.
К таким расходам относятся:
- Компенсация стоимости доставки писем, посылок и других отправлений.
- Затраты на покупку конвертов.
- Затраты на покупку почтовых марок.
- Оплата за пользование персональным почтовым ящиком.
Классификация затрат определяется видами пересылаемых материалов. Эти издержки могут быть включены в налогооблагаемую базу как:
- Почтовые, телефонные, телеграфные и сопутствующие услуги, расходы на оплату услуг связи по пп.18 п.1 ст. 34.16 НК РФ. В данном случае речь идет об отправке деловой корреспонденции. Расходы принимаются к учету после фактической оплаты (пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК).
- Затраты, возникающие при покупке и продаже товаров (пункт 23 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса). В случае отказа покупателя от получения товара или его возврата, затраты на доставку и обратную пересылку не включаются в вычеты (согласно письму Минфина России от 01 сентября 2016 года № 03-11-06/2/51055).
В соответствии с пунктом 1 пункта 2 статьи 346.17 Налогового кодекса, датой внесения предоплаты за почтовые услуги считается дата их оказания).
Услуги связи на УСН
«Упрощенцы» могут включать в расходы затраты на оплату услуг связи. Это услуги из перечня пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ. В письме №03-11-11/55368 от 17 июня 2024 Министерство финансов разъяснило, что в состав затрат на оплату телефонной связи можно включить:
- оплату услуг видео-конференц-связи;
- приобретение радиостанций (в случае транспортировки грузов, чтобы обеспечить связь между водителями).
Расходы на канцтовары
Покупка офисных принадлежностей также может быть включена в налоговые издержки для УСН «Доходы минус расходы» (пп. 17 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.18 НК). Расходы на офисные принадлежности учитываются после фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК).
Если офисные принадлежности закупаются для дальнейшей продажи, то они включаются в себестоимость приобретаемых товаров и принимаются к учету только после осуществления реализации.
Для подтверждения понесенных затрат на приобретение канцелярских товаров потребуются кассовые чеки, товарные накладные формы ТОРГ-12 и иные документы, служащие подтверждением.
Расходы на заправку картриджей
Возможность включения в налогооблагаемые расходы затрат по заправке картриджей для оргтехники доступна только при использовании системы УСН «Доходы минус расходы».
Расходы на заправку картриджей для принтеров и другой офисной техники также следует учитывать при определении общей суммы затрат. Данные расходы классифицируются как материальные и отражаются в учетных документах в момент фактической оплаты.
Для правильного отражения в учете расходов на заправку картриджей требуется наличие соответствующих подтверждающих документов:
- Официальный документ, удостоверяющий завершение работ по заполнению картриджей.
- Бумаги, служащие доказательством оплаты предоставленных сервисов (например, банковский платеж, чек с кассы или выписка из финансового учреждения).
- Любые иные материалы, способные подтвердить оказание услуги и ее цену.
Расходы на питьевую воду
Расходы, связанные с закупкой питьевой воды для сотрудников, можно отнести к вычитаемым. Это связано с тем, что предоставление работникам доступа к воде является элементом формирования комфортных условий труда, что, в свою очередь, положительно влияет на эффективность работы. (письмо Минфина России от 23.03.2020 № 03-03-07/22134).
Закупка бахилл и одноразовых стаканчиков
«Упрощенцы» применяют упрощенный расчет налога, исходя из объекта «доходы минус расходы» могут учесть затраты на покупку бахилл а также одноразовой посуды (согласно разъяснениям, представленным в письме Министерства финансов Российской Федерации от 13 июля 2017 года № 03-11-06/2/44773).
Расходы на аптечки первой медицинской помощи при УСН можно относить к
До 2026 года российские налоговые органы не позволяли индивидуальным предпринимателям и малому бизнесу, применяющим упрощенную систему налогообложения, включать расходы на комплектацию аптечек с медикаментами для оказания первой помощи в перечень вычитаемых затрат ( Письмо Минфина РФ от 16 апреля 2024 года №03-11-06/2/38508).
Теперь, при списании расходов в налоговую базу применяется ст. 346.16, нормы главы 25 НК РФ об учете расходов по налогу на прибыль, требования статьи 252 НК РФ.
Моющие и чистящие средства для офиса
На В рамках УСН допустимо включение в состав затрат приобретение средств для уборки помещений, включая чистящие, моющие и дезинфицирующие вещества, что основывается на подпункте 2 пункта 1 статьи 254 НК РФ. При этом необходимо учитывать требования статьи 252 НК РФ – расходы должны быть документально подтверждены и иметь экономическое обоснование.
Расходы на подписку
Расходы на подпискуЗатраты на специализированную литературу, представленную как в бумажном, так и в цифровом формате, могут быть включены при определении суммы для расчета налогов. При этом необходимо, чтобы приобретаемые публикации были непосредственно связаны с операционной или другой деятельностью организации.
Расходы на УСН за обслуживание ККТ
Фирмы и предприниматели на УСН имеют возможность учитывать расходы на обслуживание ККТ как отдельный вид расходов (пп. 35 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).