Включение затрат на содержание служебного транспорта, таких как расходы на горюче-смазочные материалы и топливо, в состав других расходов, связанных с производством и продажей товаров, позволяет организациям уменьшить налогооблагаемую прибыль.
В соответствии с подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации, затраты на эксплуатацию служебного транспорта, включая автомобильный, железнодорожный, воздушный и другие виды, относятся к прочим расходам, возникающим в процессе производства и продажи товаров).
Налоговый кодекс Российской Федерации не содержит фиксированного списка документов, необходимых для подтверждения затрат на топливо. Рекомендуется обратиться к технической документации и сведениям от производителя транспортного средства. Важно, чтобы данные расходы были экономически обоснованы и имели документальное подтверждение.
В отношении отдельных видов деятельности существуют специализированные отраслевые нормы и правила. В случае их наличия для вашей сферы деятельности, необходимо руководствоваться именно ими (согласно письму Минфина от 24 ноября 2025 года № 03-03-06/1/113477).
Нормирование ГСМ расходов
Затраты, связанные с приобретением горюче-смазочных материалов и топлива для автомобилей, используемых в служебных целях не подлежат нормированию по НК РФ. Это подразумевает возможность включения в налоговую базу фактически произведенных затрат (подпункт 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации, разъяснение Минфина России от 26.09.2019 № 03-03-07/74189 и от 22.03.2019 № 03-03-07/19283).
Компания вправе на собственную инициативу создать и закрепить внутренние регламенты потребления топлива. Для этого можно использовать «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утвержденные Минтрансом России (распоряжение от 14.03.2008 № АМ-23-р), либо произвести расчеты самостоятельно, принимая во внимание особенности использования и технические параметры имеющихся транспортных средств. Данные нормы необходимо включить в учетную политику предприятия.
Расходы подтверждает путевой лист
Путевые листы имеют важное значение для подтверждения затрат на топливо. Они дают возможность зафиксировать пройденное транспортным средством расстояние и определить реальный расход топлива, что соответствует положениям статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации.
Бухгалтерия принимает путевой лист в качестве первичного документа при условии, что он содержит все необходимые реквизиты, определенные приказом Минтранса России № 390. В их число входят:
- Срок действия путевого листа.
- Информация о человеке, заполнившем путевой лист.
- Транспортное средство: указание марки и модели согласно данным паспорта транспортного средства (ПТС).
- Данные водителя (Ф. И. О.).
- Вид перевозки.
- Вид сообщения.
В связи с тем, что поездка является служебной, необходимо подтвердить обоснованность и экономическую целесообразность затрат на топливо. Для этого в путевом листе указываются сведения о запланированном маршруте. Оформление путевого листа требуется перед каждым выездом транспортного средства с места его постоянной стоянки. Если водитель выполняет несколько рейсов в течение суток (смены), путевой лист должен быть оформлен до начала первой поездки. Выдача путевого листа возможна на любой период, но только при длительных рейсах, когда ежедневное возвращение водителя на парковку затруднено.
Приобретение ГСМ
Топливо для корпоративного транспортного средства может заправлять:
- на своей территории;
- на территории автозаправочной станции (АЗС).
В начальной ситуации организация обязана располагать резервуарами, предназначенными для складирования горюче-смазочных материалов. Поставщик, в соответствии с условиями договора, доставляет топливо и осуществляет его заправку в эти резервуары. Подтверждением факта приобретения ГСМ служат накладные, счета-фактуры от поставщика и документы, подтверждающие оплату топлива. При закупке топлива через автозаправочную станцию, компания может производить оплату как наличными, так и посредством безналичного расчета.
В качестве подтверждающего документа при оплате наличными выступает кассовый чек АЗС, который подотчетное лицо прикладывает к авансовому отчету, представляя его после получения денег из кассы на закупку бензина.
При осуществлении безналичных платежей компания заключает с автозаправочной станцией соглашение об обслуживании автомобилей посредством топливных карт или талонов, предоставляемых сотрудникам, ответственным за эксплуатацию транспорта. Автозаправочная станция регулярно предоставляет организации отчет о заправленном объеме топлива. В качестве подтверждающих документов выступают данный отчет и платежные распоряжения, подтверждающие оплату бензина.