С нового года 2025-го, предприятия сферы торговли алкоголем и продуктами с содержанием спирта будут обязаны применять систему электронных перевозок (ЭПЛ), начиная с первого сентября этого же года.
Другие компании имеют возможность внедрить ЭПЛ по своему усмотрению. Это может оказаться полезным для организаций, использующих грузовые автомобили или осуществляющих коммерческие перевозки, например, таксопарков и транспортных компаний.
С апреля 2025 года действует система электронной регистрации зерновых перевозок.
Основные этапы внедрения ЭПЛ в компании
- Определяемся с датой перехода.
- После этого выпускается распоряжение об актуализации методики бухгалтерского учета организации.
- Для дальнейшей работы необходимо выбрать оператора электронного документооборота, который интегрирован с Государственной информационной системой электронных путевых документов (ГИС ЭПД). Этот оператор должен быть включен в перечень, утвержденный Минтрансом (полный список операторов доступен на сайте министерства).
- После этого необходимо будет оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП) для персонала, ответственного за формирование и подписание документов. В определенных ситуациях допускается использование машинно-читаемой доверенности (МЧД) от имени организации. Для владельцев транспортных средств и лиц, отвечающих за их вывоз на линию, потребуется КЭП или комбинация мобильной электронной подписи (МЭП) с МЧД. Медицинскому персоналу необходимо только КЭП, а механикам – либо КЭП, либо сочетание МЭП+МЧД.
- Финальный этап предполагает подготовку технических средств и программного обеспечения. Всем работникам, участвующим в создании электронных путевых листов, предоставляется или конфигурируется необходимое оборудование (компьютерное устройство, планшетный компьютер или мобильное устройство) с предустановленными приложениями для работы с ЭПЛ.
Для каждого транспортного средства создается отдельный ЭПЛ. В случае аренды автомобиля с водителем, путевой лист оформляет компания-арендодатель, если аренда осуществляется без водителя – арендатор, который на время использования транспорта считается его владельцем.
Структура и правила заполнения ЭПЛ в 2025 году
Электронный путевой лист был утвержден приказом Федеральной налоговой службы России от 17 февраля 2023 года № ЕД-7-26/116@.
Обязательные титулы
Титул 1. В информации о рейсе указываются данные о транспортном средстве, маршруте и документах водителя. Заполнение этого раздела осуществляется владельцем автомобиля.
Титул 2. В разделе, посвященном предрейсовому медицинскому осмотру, фиксируются дата, время и итоги проверки состояния здоровья водителя перед рейсом. Без заполнения титульного листа электронный путевой лист не будет зарегистрирован в ГИС ЭПД.
Титул 3. Проведение технического контроля и подготовка транспортного средства к эксплуатации: удостоверяет соответствие автомобиля установленным требованиям безопасности. Документ формируется механиком либо другим уполномоченным сотрудником, отвечающим за техническое состояние техники. В графе путевого листа после завершения проверки фиксируется результат – «допущен к движению» или «запрещено дальнейшее использование».
Титул 4. Данные о пройденном расстоянии на спидометре при выезде: здесь заносятся дата, время начала движения, значения показаний измерительного устройства и имя лица, ответственного за фиксацию этих данных при вывозе автомобиля со стоянки или передаче его другому водителю.
Титул 5. Информация о показаниях спидометра по окончании маршрута: содержит сведения, схожие с теми, что указаны в документе 4, но отражают состояние прибора уже после возвращения транспортного средства на базу или передачи другому сотруднику.
Титул 6.Предрейсовый медицинский контроль: данный раздел заполняется по завершении поездки и обычно требуется при перевозке пассажиров либо опасных грузов. В нем фиксируются дата, время проведения осмотра, итоги проверки здоровья и данные о враче, осуществляющем обследование.
Внесенные в ЭПЛ исправления для документов, которые уже переданы в ГИС ЭПД, не допускаются. Если обнаружены ошибки, необходимо сформировать новый, корректирующий или заменяющий путевой лист.
Ситуационные титулы
Наряду с обязательными титульными страницами, предусмотрены ситуационные титулы. Это специализированные разделы, предназначенные для оперативного внесения информации об обстоятельствах, возникающих в процессе выполнения рейса. В отличие от обязательных титулов, которые заполняются в каждом случае, ситуационные титулы применяются лишь при необходимости.
Например:
-
Документ о дополнении запаса топлива составляется, если во время маршрута потребовалась дополнительная заправка. Фиксируется дата и время проведения процедуры, местоположение автозаправочной станции, а также объем и цена приобретенного топлива.
-
Информация о простое вносится, когда время в пути увеличивается вследствие ожидания, неблагоприятных погодных условий или других обстоятельств. В документе фиксируются причины задержки, а также время и место ее начала и окончания.
-
В качестве названия раздела указывается внеплановый ремонт, который необходим при возникновении повреждений автомобиля во время рейса. В документе фиксируются детали произошедшего инцидента, сведения о выполненных ремонтных работах, а также место и время устранения неисправности.
Специалисты, обеспечивающие сопровождение поездки – водители, механики и врачи – заполняют поля ситуационных титулов. Подтверждение корректности заполнения каждого поля осуществляется с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП).
Автор. Е. Грицак