Бывшего руководителя вновь обязали вернуть документы компании и уплатить штраф.
Кто отвечает за хранение документов организации
Согласно пунктам 1 и 3 статьи 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, а также бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение как минимум пяти лет после окончания отчетного периода. Руководитель несет ответственность за обеспечение хранения данных документов (пункт 1 статьи 7 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ).
Директор имеет право делегировать главному бухгалтеру функции ведения и хранения бухгалтерской документации. Однако, даже в этом случае, ответственность за сохранность бухгалтерских документов по-прежнему возлагается на руководителя организации. В частности, в случае утери или повреждения документов, обязанность по их восстановлению также лежит на директоре.
Наличие документов у третьих лиц требует предоставления письменных подтверждений, таких как акт передачи документов организации, выполняющей бухгалтерское обслуживание).
Передача дел при смене директора – обязательна
В случае смены генерального управляющего предприятию необходимо обеспечить процесс передачи деловой информации, порядок которого устанавливается самой организацией (пункт 4 статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 №402- ФЗ). Способ предоставления документов зависит от конкретной ситуации: количества и типа записей, правил работы с документами, принятых в фирме.
В любой ситуации остается обязательным соблюдение правила, согласно которому уходящий из должности руководитель должен передать свои обязанности преемнику. Это подразумевает не только ознакомление нового руководителя с текущим положением дел, но и необходимость возврата всех документов организации, если они оказались в распоряжении бывшего сотрудника вместо архива компании.
Передача документов от предыдущего руководителя новому директору должна быть оформлена, по возможности, в письменной форме, например, в акте или другом документе, выполняющем аналогичную функцию).
Позиция судов по этому вопросу
Нарушение правил, установленных налоговым и бухгалтерским законодательством, при передаче полномочий в связи со сменой руководителя, часто становится причиной судебных разбирательств с участием компаний и их бывших руководителей. В таких случаях действует принцип, согласно которому бывшего директора считают виновным, пока не доказана его невиновность.
В недавнем судебном разбирательстве было вынесено новое решение, зафиксированное в постановлении 15-го арбитражного апелляционного суда от 19 марта 2025 года по делу № А32-19859/2022.
После смены руководства уволенный директор был обязан передать все документы, касающиеся деятельности компании, включая договоры с контрагентами, акты приема-передачи, накладные, счета-фактуры, а также акты, подтверждающие уничтожение или потерю документов. Кроме того, ему было предложено объяснить причины отсутствия или утраты учредительных документов, хранение которых является обязательным. Директор, покинувший должность, ответил на это отказом, заявив, что указанные документы не формировались.
В подобных обстоятельствах, руководствуясь пунктом 2, подпунктом 4 Постановления Пленума ВАС РФ № 62 от 30 июля 2013 года, суды признают действия бывшего руководителя недобросовестными в случае, если он после окончания своего срока полномочий отказывается передать новому руководству необходимые документы организации.
В решении от 19 марта 2025 года по делу № А32-19859/2022 судья 15-го арбитражного апелляционного суда постановил, что бывший руководитель должен в течение 20 рабочих дней предоставить компании оригиналы требуемых документов или представить доказательства того, что они у него отсутствуют.
Обсуждались учредительные документы, а также бухгалтерские документы по ряду контрагентов, в том числе договоры и акты, счета-фактуры и накладные, оборотно-сальдовые ведомости и карточки счетов. Также была затронута полная расшифровка кредиторской задолженности, включающая информацию о контрагентах, запасах, дебиторской задолженности, основных средствах, и кассовые документы.
Если требование суда не будет выполнено в течение пяти рабочих дней после того, как решение вступило в законную силу, ранее занимавший должность директор должен будет выплатить штраф. Размер неустойки составит 300 рублей за каждый день просрочки, пока решение суда не будет исполнено.
Аналогичные решения принимались ранее: постановление АС Северо-Кавказского округа от 27.02.2024 по делу № А32-24513/2023