Бухгалтерская фиксация сделок не является гарантией их фактического существования, поскольку отражает лишь выполнение компанией обязательств по учету хозяйственных операций. Достоверность сделки подтверждают первичные документы, содержащие сведения о фактических характеристиках операции и субъекте, ответственном за ее исполнение.
Судьи АС Северо-Западного округа в постановлении от 7 октября 2025 г. № Ф07-8010/2025 по делу № А56-110556/2024 обратили внимание на то, что документальное подтверждение расходов на оплату услуг сторонних перевозчиков является обязательным.
Одним из ключевых условий является наличие документального подтверждения затрат на оплату услуг сторонних транспортных компаний требований статьи 252 НК РФ об условиях признания расходов в базе по налогу на прибыль. В частности, такими документами могут быть договоры, счета-фактуры, УПД, акты и другие первичные документы.
В них должна быть указана не только информация о перевозимом грузе, но и сведения об условиях, сроках и маршруте транспортировки, включая пункты отправления и назначения. Также необходимо содержать данные о транспортном средстве (марка, номерной знак автомобиля) и информацию о водителе.
В решении арбитражного суда Дальневосточного округа от 27 июня 2025 года, № Ф03-1297/2025 по делу № А59-8157/2023, указаны документы, служащие подтверждением понесенных расходов на транспортировку грузов.
При оформлении договора на перевозку груза в первую очередь составляется транспортная накладная. Этот документ служит подтверждением заключения договора и является обязательным, вне зависимости от оформления иных бумаг.
С 2025 года при обмене электронными документами (ЭДО) с контрагентами допускается оформление транспортной накладной как на бумаге, так и в электронном виде, однако при взаимодействии с налоговыми органами – исключительно в электронной форме.
Согласно Уставу автомобильного транспорта (Федеральный закон от 8 ноября 2007 г. № 259), правила, определяющие форму транспортной накладной, а также процедуру ее оформления и создания, устанавливаются перевозок грузов.
Порядок автомобильной перевозки грузов регламентируется постановлением Правительства от 21 декабря 2020 года № 2200, в соответствии с пунктом 10 которого, транспортная накладная:
- составляется на бумажном носителе в 3 или 4 экземплярах (для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика)
- либо формируется в виде электронной транспортной накладной по договоренности всех участников грузоперевозки (грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя).
Для оформления электронных транспортных накладных через ГИС ЭПД (Государственную информационную систему электронных перевозочных документов) необходимо заключить соглашение с оператором.
Минтранс разъяснил, что оформление электронной транспортной накладной в ЭДО между контрагентами в обязательном порядке не предусмотрено.
Федеральная налоговая служба утвердила электронные форматы первичных документов, применяемых в обязательном порядке между фирмой и налоговой инспекцией. Среди них – транспортная накладная.
Итак, наряду с транспортной накладной для подтверждения факта грузоперевозок и их количества (в том числе в спорах между перевозчиком и заказчиком об оплате услуг грузоперевозки) нужны следующие документы, подтверждающие факт осуществления затрат на перевозку грузов:
- коносаменты;
- путевые листы;
- справки по форме № ЭСМ-7;
- заявки на оказание транспортной услуги с указанием места, даты, времени подачи транспорта, наименования перевозимого груза и маршрута движения.