Вопрос учета расходов на горюче-смазочные материалы (ГСМ) в выходные и праздничные дни требует внимательного подхода, хотя и имеет решение. Хотя налоговые органы и считают нецелесообразным учитывать затраты на ГСМ при использовании служебного транспорта в выходные и праздничные дни, судебная практика демонстрирует возможность их учета при условии надлежащего оформления документации.
В соответствии с подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации, расходы на содержание служебного транспорта отнесены к иным затратам, связанным с производством и продажей товаров и услуг. В эту категорию входят, в частности, расходы на топливно-смазочные материалы.
Налоговые органы нередко отказываются признавать эти затраты, особенно если речь идет об использовании транспорта в выходные и праздничные дни.
По мнению представителей налоговой службы, ключевым доводом служит тот факт, что значительное число государственных организаций временно приостановили свою деятельность.
Вместе с тем, суды, например, Арбитражный суд Уральского округа, не согласились с такими аргументами, подчеркнув, что налоговые органы должны представить доказательства факта нецелевого использования транспортных средств (постановление АС Уральского округа от 12.10.2010 № Ф09-8425/10-СЗ).
Чтобы командировочные расходы на топливо в выходные и праздничные дни были учтены, требуется корректное оформление всей необходимой документации.
Необходимо учитывать следующие основные моменты:
Внутренние регламенты
Внутренние нормативные акты, определяющие порядок использования служебного автотранспорта в выходные и праздничные дни, обязательны для организации. К ним могут относиться приказы, инструкции или положения, детально регламентирующие данный процесс.
Табели учета рабочего времени
Для отслеживания рабочего времени водителей требуется фиксировать данные, в том числе информацию о днях, когда они работают в выходные и праздничные дни.
Приказы на выполнение работ
В выходные и праздничные дни следует оформлять приказы, определяющие перечень работ, маршруты передвижения и список сотрудников, привлекаемых к работе.
Путевые листы
В дорожных листах необходимо фиксировать все сведения о поездках, такие как время отправления, маршрут и цели поездок.
Документы, подтверждающие расходы
Для подтверждения включения расходов на топливно-смазочные материалы в состав затрат необходимо наличие соответствующих документов:
- Авансовые отчеты.
- Кассовые и товарные чеки.
- Приходные ордера.
- Требования-накладные и товарные накладные.
- Справки о выполнении транспортных работ.
- Запросы на проведение работ в выходные и праздничные дни оформляются в виде служебных записок.
- Трудовые договоры.
Ранее Министерство финансов исходило из того, что нормирование расходов на горюче-смазочные материалы необходимо проводить в соответствии с письмом № 03-03-06/1/6 от 14 января 2009 года. При расчете налога на прибыль предлагалось руководствоваться документом «Нормы расхода топлива и смазочных материалов для автотранспорта».
В Гражданском кодексе Российской Федерации не предусмотрены ограничения на затраты, связанные с приобретением горюче-смазочных материалов. Следовательно, компании не обязаны соблюдать лимиты, которые устанавливает Министерство транспорта.
В дальнейшем должностные лица подтвердили, что нормирование расходов на топливо не является обязательным, согласно письмам Минфина № 03-03-06/1/20097 от 3 июня 2013 года, № 03-03-06/1/2875 от 27 января 2014 года и № 03-03-06/1/91832 от 24 сентября 2024 года.
Опыт разрешения судебных дел свидетельствует о том, что грамотное оформление документов способно предотвратить разногласия с налоговыми органами и гарантировать соблюдение законности в бухгалтерском учете.