В 2026 году организации, имеющие филиальную сеть и выступающие налоговыми агентами, столкнулись с необходимостью определить способ предоставления отчетности по 6-НДФЛ: представлять отдельные расчеты по каждому обособленному подразделению или подать единую декларацию за всех.
Налоговая служба упразднит прежнюю практику с 2026 года, предложив взамен новый вариант.
Два способа сдачи 6-НДФЛ за ОП в 2026 году
В 2026 году функционируют две системы налогообложения: традиционная и режим, при котором налоговый агент выступает как отдельный филиал.
Хотя централизованная система способна облегчить работу крупных компаний, она не лишена определенных недостатков.
- Каждый филиал предоставляет отчетность самостоятельно. Установленный порядок используется в двух ситуациях:
- Объекты размещения находятся в различных муниципальных образованиях, относящихся к разным кодам ОКТМО);
- компания не подала уведомление о переходе на «централизацию».
- КПП. Указывается код конкретного обособленного подразделения.
- ОКТМО – это код, идентифицирующий муниципальное образование, в котором зарегистрирован и функционирует филиал.
- В структуру доходов входят исключительно выплаты, которые были начислены и произведены данной организацией. Доходы головного офиса или другого филиала не учитываются.
- Расчет производится централизованно через уполномоченное подразделение. Данная возможность реализована только при соблюдении обязательного условия: все объекты находятся на территории одного муниципального образования. Не имеет значения, что это различные города или поселки – ключевым является то, что коды ОКТМО (или несколько кодов, относящихся к одному муниципалитету) обеспечивают возможность объединения отчетности.
В этом режиме действуют следующие правила составления расчета:
При наличии двух объектов налогообложения, зарегистрированных в одной налоговой инспекции (хотя и в разных районах города), необходимо формировать два отдельных расчёта. Их объединение не допускается.
В отчетном периоде, если филиал не производил выплаты физическим лицам, нулевой отчетный расчет не представляется.
Для ведения расчетов по налогу на доходы физических лиц и предоставления отчетности 6-НДФЛ организация определяет ответственное подразделение. В роли такого подразделения может выступать как центральный офис, так и любой филиал.
Что меняется в заполнении:
- На титульном листе — КПП ответственного подразделения.
- ОКТМО — общий код для всех муниципальных образований, в которых расположены объекты).
- Разделы 1 и 2 — это консолидированные данные по всем.
В рамках одного расчета недопустимо объединять сотрудников, относящихся к разным КПП или ОКТМО. Наличие у филиалов разные КПП при общей принадлежности к одному муниципалитету не является препятствием. Однако, если ОКТМО отличаются, централизованное решение не представляется возможным.
Важный фактор 2026 года: оповещения и установленные временные рамки
Централизованный порядок вступает в силу с 1 января. На практике это подразумевает, что уведомление должно быть отправлено в декабре предыдущего года (до 12 января 2026 года, с учетом праздничных дней).
В случае несвоевременного уведомления или просрочки, весь 2026 год необходимо будет работать по традиционной модели, предусматривающей формирование отдельного отчета 6-НДФЛ для каждого филиала.
Сравнительная таблица: когда что выбирать
|
Критерий
|
|
|
|
Условие |
ОП в разных муниципалитетах или нет уведомления |
Все ОП в одном муниципальном образовании |
|
Количество расчетов |
По числу филиалов |
Один расчет |
|
КПП в расчете |
КПП конкретного ОП |
КПП ответственного подразделения |
|
ОКТМО |
Код муниципалитета филиала |
Общий код муниципального образования |
|
Административная нагрузка |
Высокая (много отчетов) |
Низкая (один отчет) |
|
Риск ошибок |
Выше (путаница в КПП и ОКТМО) |
|
Сроки сдачи отчетности в 2026 году
Инструкция по заполнению формы 6-НДФЛ для доходов от оперативной деятельности (применима независимо от выбранного метода)
Форма 6-НДФЛ на 2026 год была утверждена приказом ФНС от 19 сентября 2023 года № ЕД-7-11/649@. Начисление производится с 1 января нарастающим итогом.
Титульный лист
- ИНН — единый для головной компании.
- В обычном режиме контрольно-пропускной пункт филиала функционирует согласно установленным правилам, а в централизованном — контрольно-пропускной пункт находится в ведении ответственного подразделения.
- Номер корректировки: «0—» — первичный, «1—», «2—» — уточненки.
- Отчетный период охватывает: первый квартал (21), полугодие (31), девять месяцев (33) и год (34.
- Код по месту нахождения: 220 — для обособленного подразделения.
- ОКТМО — ключевой идентификатор. Даже незначительная ошибка в его указании может привести к тому, что налог на доходы физических лиц будет направлен в статус «невыясненных».
Раздел 1: обязательства перед бюджетом
Заполняется отдельно под каждый КБК.
Строка 010 — Коды бюджетного классификатора НДФЛ варьируются в зависимости от размера дохода и применяемой ставки. Например,
- 182 1 01 02010 01 1000 110 — для доходов до 5 млн руб. (кроме дивидендов);
- 182 1 01 02080 01 1000 110 — для доходов от 2,4 до 5 млн руб.;
- 182 1 01 02150 01 1000 110 — для доходов от 5 до 20 млн руб.
Строка 020 — размер начисленного НДФЛ за отчетный период.
Строки 021–026 — шестиэтапная система погашения. При этом необходимо учитывать перенос выходных дней в 2026 году. Дата погашения определяется датой удержания средств:
доходы за 1–22 число месяца — один срок;- за 23–последнее число — другой срок.
Строка 030 и 031–036 — сумма возвращенного НДФЛ. Если возвраты не производились, соответствующие поля остаются незаполненными (без указания нулевых значений или прочерков).
Раздел 2: расчет исчисленного и удержанного
Здесь представлены сведения о доходах, вычетах, налоговой базе и сумме налога.
Строка 100 — тариф (13%, 15% и т.д.). При превышении сотрудником суммы в 5 миллионов рублей оформляется отдельный документ с тарифом 15% исключительно на сумму превышения.
Строка 105 — КБК (аналогично разделу 1).
Строка 110 — число бенефициаров. В традиционной модели — исключительно сотрудники конкретного ОП. В централизованной — все работники всех ОП в муниципалитете.
Строка 120 — совокупный доход, рассчитанный по методу нарастающего итогов.
Строка 130 — налоговые вычеты (нарастающим итогом).
Строка 131 — налоговая база (120 – 130).
Строка 140 — исчисленный НДФЛ: (131 × Ставка) / 100.
Строка 160 — удержанный НДФЛ фиксируется на дату выплаты. Важно отметить, что это отличается от даты исчисления налога: налог может быть исчислен, например, 31 января, а удержан — 5 февраля. Такая разница в датах может вызывать вопросы у налоговой службы, но это не является ошибкой.
Строки 161–166 — предоставление подробной информации об удержанном налоге за прошедший квартал.
Строка 170 — невыплаченный налог на доходы физических лиц, например, при предоставлении дохода в натуральной форме).
Строки 180 и 190 — излишне удержанный и возвращенный налог.
В случае использования различных ставок, необходимо заполнить несколько разделов 2, каждый из которых будет иметь свой собственный код бюджетной классификации.
«Типичные ошибки 2026 года: «красные флаги
В новом сезоне налоговые органы уделят особое внимание проверке трех аспектов.
- При использовании стороннего КПП в расчете по форме “Объектный расчет” указание кода головной организации приведет к получению требования. Налоговая инспекция не сможет отследить раздельный учет. Для исправления необходимо подать корректирующий расчет с ошибочным КПП и нулевыми значениями, а затем – расчет с корректными данными.
- Некорректный код ОКТМО может привести к тому, что средства будут направлены в неопределенные платежи. Для исправления ситуации необходимо подать уточненную декларацию, используя стандартную процедуру: сначала нужно сформировать нулевой расчет с ошибочным кодом, а затем – первичный с правильным.
- Несвоевременное предоставление информации о централизации. Если уведомление не было подано в январе 2026 года, деятельность будет вестись по прежним правилам в течение всего года. Возможность внесения корректировок в процессе года не предусмотрена.