Согласно законодательству, перед отправкой сотрудника в служебную командировку работодатель должен предоставить ему денежную выплату для покрытия предстоящих расходов. В отношении сроков перечисления аванса работнику до начала командировки разъяснения были даны Роструд.
В соответствии с трудовым законодательством (статья 168 Трудового кодекса РФ), работодатель обязан предоставить аванс до начала служебной командировки. При этом, конкретные сроки выплаты – за какой период времени до выезда – в самом кодексе не определены.
Роструд России в письме от 16 декабря 2025 г. № ТЗ/9787-6-1 разъяснил так.
Выданный на командировочные расходы аванс не относится к заработной плате, поэтому сроки его выплаты не привязаны к стандартным полумесячным периодам. Это единовременная выплата, осуществляемая в период между основными расчетными датами и непосредственно связанная с конкретным событием – отправкой сотрудника в поездку.
Исходя из этого, организация имеет право перечислить денежные средства в любой рабочий день, который предшествует командировке, при условии, что это произойдет до фактического начала поездки.
Сумму аванса рассчитывают по формуле:
|
Сумма аванса |
= |
|
+ |
|
+ |
Предполагаемая сумма прочих расходов |
+ |
Суточные |
С целью предотвращения разногласий и обеспечения сотрудника необходимыми средствами во время поездки, целесообразно зафиксировать процедуру предоставления аванса в локальном нормативном акте, таком как Положение о командировках.
Возможно определение четкого временного ограничения, например, «не позднее чем за 3 рабочих дня до даты начала поездки».
Следует отметить, что распорядительным документом, разрешающим выдачу аванса, может служить распоряжение или приказ руководителя. В указанном документе обязательно должны быть отражены следующие сведения:
- Ф.И.О. подотчетного лица;
- сумму и срок, на который она выдается;
- дату и регистрационный номер документа.
Оформление распорядительного документа должно производиться для каждой выдачи наличных средств в отношении каждого подотчетного лица.
Читайте по теме:
Расходы на служебные командировки в 2026 году включают оплату проезда, проживания, суточные и другие сопутствующие траты.
Определение размеров и порядок выплаты суточных во время командировок устанавливаются на 2026 год.
Каким образом можно оформить возмещение командировочных затрат, если оплату производил сам сотрудник?
Обязательно ли удерживать налог НДФЛ с суммы авансового платежа по командировке в случае, если работник не предоставил отчет о расходах?
Истечение установленного срока для предоставления авансового отчета не является основанием для отказа в компенсации расходов, связанных с командировкой.
Какие документы необходимы для подтверждения затрат на аренду жилья во время служебной поездки?
В какой ситуации возникает вопрос о налогообложении в случае, когда сотрудник использовал средства, предоставленные для служебной поездки, в целях, не связанных с работой?