Единый передаточный документ представляет собой удобное решение, позволяющее одним документом подтвердить проведение хозяйственной операции для целей бухгалтерского учета и обосновать право на вычет НДС и налоговые льготы. Тем не менее, существуют ситуации, когда использование данного документа нецелесообразно.
Форма универсального передаточного документа (УПД)В письме от 21 октября 2013 года № ММВ-20-3/96@, выпущенном ФНС, была представлена определенная схема. По своей сути, это документ, напоминающий счет-фактуру, но с дополнительными полями для внесения данных, которые обычно указываются в отдельных формах, таких как ТОРГ-12, М-15 и ОС-1. Данная форма не является обязательной к применению.
Раздел Универсального передаточного документа (УПД), который функционирует как счет-фактура, заполняется в соответствии с правилами, установленными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 года № 1137.
Обновленная информация о порядке формирования УПД отражена в книге покупок и книге продаж согласно тем же принципам, что применяются к счету-фактуре (согласно письму Федеральной налоговой службы России от 21 апреля 2014 года № ГД-4-3/7593).
Но составлять УПД в те же сроки, что и счет-фактуру, нельзя.
Согласно пункту 3 статьи 168 Налогового кодекса РФ, счет-фактура должен быть сформирован в течение пяти дней после момента отгрузки. Тем не менее, УПД также выполняет функцию товарной накладной, которая, согласно постановлению АС Дальневосточного округа от 17 июня 2025 года № Ф03-1350/2025 по делу № А73-15701/2023, должна быть оформлена в дату проведения хозяйственной операции, связанной с приобретением товара, либо сразу после ее завершения. Таким образом, УПД следует оформлять на дату фактической поставки.
В случае изменения формы счета-фактуры необходимо вносить соответствующие коррективы в УПД, чтобы бланк соответствовал актуальной форме документа (согласно письму Инспекции Федеральной налоговой службы по г. Москве от 4 октября 2024 г. № 16-18/118634@).
Возможно внесение изменений в печатную версию единого передаточного документа. Электронный формат корректировке не подлежит, поскольку он утвержден Федеральной налоговой службой.
Использование единого передаточного документа необязательно для всех организаций, однако тем, кто уже применяет его или планирует начать использовать, важно знать, какие операции к нему применимы, а какие – нет.
Список операций, подходящих для использования единого передаточного документа, содержится в письме Федеральной налоговой службы № ММВ-20-3/96@, Приложение № 2.
Операции, которые можно оформлять УПД:
- Отгрузка товаров может осуществляться как без организации транспортировки (например, при передаче товара непосредственно покупателю или его представителю), так и с организацией транспортировки (когда товар передается также и транспортной компании).
- Передача имущественных прав. К примеру, правообладатель передает исключительные права на интеллектуальную собственность, лицензиар взаимодействует с лицензиатом, заключается договор коммерческой концессии или происходит уступка права требования.
- Выполнение работ. Например, подрядчик передает результат работы заказчику по договору подряда либо исполнитель осуществляет научно-исследовательскую деятельность.
- Предоставление услуг охватывает широкий спектр сценариев: оплата труда исполнителя заказчику, вознаграждение экспедитора, услуги финансового агента, хранилища, доверительного управляющего, представителя, комиссионера или агента.
- Транзакции, осуществляемые в рамках посреднических структур. К примеру, когда комиссионер (агент), приобретший товары (работы, услуги) от своего имени, но действующий в интересах комитента (принципала), оформляет передачу этих товаров комитенту. Также универсальный электронный документ можно сформировать для выплаты вознаграждения самому посреднику (поверенному, комиссионеру, агенту).
Более того, один универсальный электронный документ может включать несколько взаимосвязанных действий. Например, если компания осуществляет продажу товара и одновременно предоставляет сопутствующую услугу – монтаж, в документе отдельными строками можно указать как сам товар, так и сопутствующие услуги.
Ситуации, где УПД не подойдет:
- Получение предварительной оплаты или аванса. Для учета НДС с полученного аванса требуется отдельный счет-фактура, оформленный на основании авансового платежа.
- Действия, связанные с алкогольной и спиртосодержащей продукцией, регулируются особыми требованиями к оформлению документов.
- Операции с недвижимостью.
- В случае, если договор содержит прямое указание на использование определенного документа (например, формы ТОРГ-12), применение универсального передаточного документа может вызвать вопросы. Для беспрепятственного использования УПД рекомендуется заранее включить соответствующее условие в договор с контрагентом или зафиксировать его в учетной политике организации.
Универсальный передаточный документ позволяет заказчику получить готовую продукцию, однако он не служит подтверждением понесенных материальных затрат (согласно Постановлению АС Уральского округа от 14 апреля 2026 г. № Ф09-848/26 по делу № А60-9500/2025).