В соответствии со статьей 115 Трудового кодекса Российской Федерации, каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. После приема на работу возможность использования этого отпуска возникает по истечении шести месяцев работы. При этом, положение, закрепленное в статье 122 ТК РФ, предусматривает возможность досрочного предоставления отпуска при наличии согласия работодателя.
В ситуации, когда работник покидает организацию, не отработав период времени, за который ему были выплачены авансом отпускные средства, перед компанией возникает финансовая задолженность. Сотрудник имеет право отказаться от возврата полученных средств за неотработанное время, однако он может добровольно вернуть переплату или дать согласие на удержание соответствующей суммы из будущих выплат заработной платы. Правомерность такого удержания подтверждается статьей 137 Трудового кодекса Российской Федерации.
В любом случае, при окончании трудовых отношений и перерасчете отпускных, полученных авансом, сумма подлежащая выплате уменьшается. Соответственно, необходимо также произвести пересчет суммы удержанного налога НДФЛ и снизить ее размер.
Для оформления добровольного возврата излишне полученных отпускных средств, работник должен подать письменное заявление.
Работник возвращает отпускные, полученные «авансом»
При оформлении возврата отпускных бухгалтер обязан отменить проводку, связанную с их начислением, и исключить расходы в части уплаченных отпускных из налогового учета.
Операция по учету НДФЛ, начисленного с отпускных, также аннулируется. Возникшую избыточную выплату по налогу можно либо вернуть на расчетный счет организации, либо использовать для погашения будущих платежей в бюджет.
Как заполнять 6-НДФЛ
Сотрудник имеет право вернуть переплаченные отпускные после вычета подоходного налога, то есть суммы, которые он фактически получил.
В случае возврата ранее выплаченных отпускных работодателю, эти средства не рассматриваются как доход работника. В связи с этим, сумма НДФЛ, которая была удержана и перечислена в бюджет, признается излишне уплаченной (согласно письму Минфина России от 30 октября 2015 года № 03-04-07/62635). Возникшая задолженность может быть возвращена или компенсирована согласно статье 78 Налогового кодекса Российской Федерации.
В данной ситуации бухгалтерии требуется скорректировать отчетность по налогу на доходы физических лиц и представить уточненный расчет 6-НДФЛ.
В Расчете 6-НДФЛ в разделе 2:
- Значение поля 120 сокращается на сумму возвращенных отпускных.
- В поле 131 уменьшается налоговая база.
- Сумма налога, подлежащая уплате с данного дохода, уменьшает значение поля 140.
- В поле 160 (а также в соответствующих полях 161-166) снижается сумма фактически произведенного удержания налога на соответствующую величину.
В Расчете 6-НДФЛ в разделе 1:
- В графе 020 происходит снижение общей суммы налога, который необходимо перечислить. Одновременно вносится корректировка в поле, определяющее дату уплаты данного налога.
Справка о доходах (Приложение № 1):
- Сумма дохода за месяц, в котором были произведены выплаты отпускных, уменьшается.
- В конечном итоге, в разделе 2 справки должны быть идентичными общая сумма полученного дохода, налогооблагаемая база и суммы как исчисленного, так и удержанного налога.
- Поле «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» не заполняется (остается равной нулю, если отсутствуют другие основания для внесения данных).
Тот факт, что работник вернулся на рабочее место после отпуска, не оказывает влияния на формирование Расчета 6-НДФЛ за период возврата. Внесение изменений производится в уточненный расчет.
В случае отсутствия излишне удержанного налога, соответствующие показатели, отражающие его возврат (например, поле 190 в разделе 2 или блок полей 030-036 в разделе 1), не заполняются.